У попередній статті ми говорили про те, що вмінню керувати неминуче потрібно навчатися. Інакше кажучи, такому навчанню потрібно приділяти час. Проте зазвичай час керівника — вкрай дефіцитний ресурс, і взяти його просто нізвідки.

Виникає «пастка-22»: щоб знайти вільний час, потрібно знайти вільний час, проте знайти вільний час неможливо, тому що немає вільного часу.

То як же викроїти час?

Куди йде час

Поставимо собі спочатку інше питання: на що витрачається час керівника? Невже він цілком іде на виконання управлінських обов’язків — стратегічне планування, розробку процесів, впровадження стратегії, прийняття рішень, налагодження механізмів роботи?

Якщо відповідати чесно — ні. Майже кожен керівник більшу частину часу займається не своєю роботою, а виконує роботу замість підлеглих. Наприклад, керівник у невеликому бюро іноді сам перекладає або редагує тексти, у бюро трохи більше — сам займається перекладацькими проектами, продажем, кадрами та фінансовим менеджментом.

Але все це не його функції! Такий керівник — «неправильний»: він подібний до пожежника, який у паніці носиться з вогнегасником від одного осередку загоряння до іншого та не знаходить часу на встановлення системи пожежогасіння.

«Правильний» керівник має думати про розвиток компанії та постійно ставити собі питання: що в нас можна покращити? куди ми рухаємося? як підвищити ефективність? — а потім знаходити відповіді на них і приймати рішення, які покращують процеси в компанії. Такий керівник грає роль не пожежника, а радше інженера: його мета — відрегулювати механізм і стежити за його справністю.

Які бувають завдання

Мистецтво вивільняти час — це мистецтво правильно розставляти пріоритети, визначати послідовність рішення завдань. Зробимо перший крок до оволодіння ним.

Розіб’ємо завдання на категорії за їх терміновістю й важливістю. Утвориться чотири типи завдань:

Спробуйте заради інтересу запропонувати різним людям розташувати ці чотири категорії за спаданням їх пріоритету — запитайте, які завдання потрібно вирішувати першими, які другими тощо. Найчастіше їх порядок буде таким:

1. Термінові й важливі
2. Термінові, але не важливі
3. Не термінові, але важливі
4. Не термінові й не важливі

Щоб відійти від теорії, розглянемо практичні варіанти ситуацій, у яких виникають такі завдання.

Перша ситуація: у вас розболівся зуб. Біль сильний, і всі ваші думки лише про одне: якомога скоріше вгамувати його. Усі ваші плани на сьогодні зірвані. Ви стрімголов мчитеся до стоматолога й готові заплатити йому будь-які гроші, лише б він скоріше зробив вам анестезію та запломбував злощасний зуб.

Забезпечити здоров’я зубів — завдання важливе. Сильний біль перетворює його на термінове. Зуб, який розболівся, — це завдання типу 1: термінове й важливе.

Друга ситуація: у вас уже давно болить зуб. Біль слабкий, виникає рідко, він вам практично не заважає. Варто було б з’ясувати, що його викликає. Ви приїхали в стоматологічний кабінет, де раптом виявляється, що сьогодні знижка 50 % на недешеву процедуру відбілювання зубів. Грошей на обидві процедури вам не вистачає. Оскільки знижку на відбілювання дають тільки сьогодні, ви замовляєте його, вирішивши зайнятися хворим зубом пізніше.

Зуби після відбілювання виглядають гарно, проте ця процедура не зміцнює їх здоров’я. Тобто це завдання типу 2: термінове (оскільки завтра знижки не буде), проте не таке вже й важливе.

Третя ситуація: раз на рік ви в зручний для вас час відвідуєте стоматолога, навіть якщо у вас нічого не болить. Він вас оглядає, повідомляє, що жодних процедур не потрібно робити, і радить змінити марку зубної пасти.

Забезпечити здоров’я зубів, як уже говорилося, — завдання важливе. Але оскільки болю у вас немає, воно не термінове. Отже, це завдання типу 3: важливе, але не термінове.

Четверта ситуація: у вас виникло різке бажання — з’їсти яблуко. Ви його купили й з’їли.

Загалом для вас не мало значення, з’їсте ви яблуко чи ні, зараз чи пізніше. Отже, з’їсти яблуко — це завдання типу 4: не важливе й не термінове.

Важливість проти терміновості

У списку пріоритетності завдань, який дадуть вам ваші респонденти, перший і останній пункт будуть очевидні: термінові й важливі завдання (тип 1) потрібно вирішувати насамперед, а не термінові й не важливі (тип 4) — насамкінець. Це логічно й питань не викликає. А ось із другим і третім пунктами складніше.

Більшість «звичайних» людей, коли визначають послідовність вирішення завдань, роблять акцент на терміновості: для них термінові, але не важливі завдання пріоритетніші за важливі, але не термінові. Для них характерна друга з описаних вище ситуацій і нехарактерна третя: вони з легкістю «ведуться» на раптову знижку на відбілювання зубів, проте не схильні щороку відвідувати стоматолога за відсутності конкретних скарг.

Але якщо екстраполювати таку логіку на керування компанією, стає зрозуміло: це і є та пастка, через яку виникає хронічна нестача часу, — та сама «пастка-22». Через те, що час і сили витрачаються на вирішення термінових (а часто, будемо відвертими, — тих, які здаються терміновими), але не таких уже й важливих завдань, справжні важливі завдання залишаються невирішеними.

У «правильного» керівника пріоритетність завдань інакша:

1. Важливі й термінові
2. Важливі, але не термінові
3. Не важливі, але термінові
4. Не важливі й не термінові

Тобто в його світогляді 2-й і 3-й пункти розташовані навпаки. Для нього в будь-якому завданні головне значення має його важливість, а терміновість — другорядна.

Зміщення акценту з терміновості на важливість не є інтуїтивним і потребує цілеспрямованих зусиль. Проте в цьому й полягає одна з відмінностей керівника від «звичайних» людей: він уміє визначати корінь проблем і займається насамперед важливими завданнями.

Рутина проти оптимізації

Здоров’я зубів пріоритетніше за знижку на відбілювання, яку пропонують зараз. Аналогічно, підвищення ефективності процесів у бюро пріоритетніше за миттєву вигоду від термінових рутинних проектів.

Якщо рутина заважає покращенню, позбувайтеся її безжально. Делегуйте її підлеглим, усувайте зайві етапи, автоматизуйте дії, що повторюються, за допомогою різних систем керування.

Делегування саме собою потребує часу. Вам доведеться навчити помічника тим операціям, які ви чомусь звалили на себе. Кожному підлеглому, якому ви щось делегуєте, потрібно буде дати детальні інструкції, а потім переконатися, що він їх зрозумів і виконує. Вам потрібно буде освоїти ПЗ, яке прискорює процеси у вашому бюро (наприклад, систему керування перекладацьким бізнесом), і в такий спосіб доручити комп’ютеру нудні операції, що повторюються. Проте тут знову виникає спокуса: не витрачати цей час, а швидко вирішити нагальну проблему.

«Зараз швиденько зроблю сам, довго пояснювати» — це класична ситуація номер два. Це той самий глухий кут, у якому вас заманюють скористатися неочікуваною знижкою, замість того щоб вилікувати хворий зуб. Вибрати цей шлях означає й надалі звалювати на себе ту роботу, яку можна (і потрібно!) автоматизувати або передоручити.

«Потрібно би впровадити систему керування, проте освоювати її часу поки немає, тому посидимо ще місяць в Excel» — це ще один глухий кут. Порівняйте: «Потрібно би вилікувати зуб, але це пізніше, а зараз скористаюся знижкою».

Повернемося до питання про те, як викроїти час. Це важливе, але не термінове завдання. Проте якщо у вас зараз немає часу й ви нічого не робите, щоб він з’явився, звідки він з’явиться через місяць? Знову віддаєте перевагу терміновому, а не важливому?

Що пріоритетніше

Якщо біляче колесо рутини закрутило вас настільки, що вихід із нього здатний призвести до деяких жертв, то краще піти на ці жертви, аніж і далі в ньому крутитися.

Наприклад, якщо у вас невелике бюро й через нестачу редакторів ви займаєтеся редагуванням самі, то варто тимчасово знизити обороти — і витратити час, який звільниться, на навчання нового редактора.

Виконати проект, дедлайн якого наближається, — завдання термінове. Проте його важливість не першорядна: проектів багато, і від цього конкретного проекту ви могли б відмовитися, аби вивільнити час для вирішення важливішого завдання. З іншого боку, пошук редактора — завдання важливе, проте не таке вже й термінове: адже ви встигаєте виконати редагування самостійно, не витрачаючи час на пошуки нового редактора.

І от ви в пастці: ви й далі редагуєте самі, відкладаючи пошук редактора на «потім», яке не наступає ніколи. Замість того щоб вирішити важливе завдання, ви вирішили термінове.

Якщо у вас велике бюро й через більшу кількість замовлень ви вимушені самі приймати проекти, роздавати їх перекладачам і контролювати терміни здачі, варто відмовитися від деяких із них — і витратити час, який звільниться, на навчання менеджера проектів. Ви в тій самій пастці: ви займаєтеся вирішенням термінового завдання (менеджментом проектів), замість того щоб зайнятися вирішенням важливого (пошуком менеджера).

Звісно, якщо ви змістите акцент із терміновості на важливість, прибуток бюро спочатку скоротиться. Проте вирішивши важливі завдання, ви виведете його на якісно новий рівень.

Якщо ваш час витрачається на рутину, а на важливі завдання його не вистачає — це означає, що ви або не розумієте, що таке керувати, або уникаєте відповідальності за прийняття серйозних рішень.

Така ситуація комфортна для нашого мозку: вона дає йому можливість «законно» ухилятися від дій. Доведеться докласти зусиль і поставити його в умови, у яких він буде вимушений напружитися. Тут діє тактика спалювання мостів — здійснити будь-яку необоротну дію. Наприклад, дати публічну обіцянку або зробити інвестицію в яку-небудь інноваційну розробку.

* * *

Як ми бачимо, нестача часу — явище радше психологічне, ніж об’єктивне.

У добі 24 години у всіх, не тільки у вас. Жоден ефективний керівник не вміє сповільнювати час. Він ефективний не тому, що в нього багато часу, а тому, що він витрачає свій час ефективно, — на дії, які потребують затрат зараз, проте в перспективі окупляться сторицею.