— Миші плакали, кололися,
але продовжували їсти кактус.
Народний фольклор
Ця стаття опише досвід людини, яка керувала двома перекладацькими компаніями, що стали лідерами у її країні. І в обох випадках система керування проектами була одним із ключових чинників розвитку.
Спойлер:
якщо ваша компанія у своєму розвитку вже вийшла з ясельного віку,
впроваджувати TMS-систему потрібно обов’язково та негайно.
Пастка-22
У відповідь на запитання «Який інструмент ви використовуєте для керування своєю компанією?» власники й керівники LSP-компаній досить часто відповідають: «Ми нічого не використовуємо» або «Ми все зберігаємо в Excel». На запитання «Чому?» відповідають: «Ми так звикли», «Нам вистачає Excel або Google Таблиць», «Не хочемо морочитися», «У нас НЕМАЄ ЧАСУ, і так справ по горло».
Для такої компанії характерні особливості:
— відсутня єдина база даних клієнтів і перекладачів;
— менеджери розсилають завдання вручну електронною поштою;
— бухгалтер створює рахунки-фактури у Word;
— файли проектів зберігаються в локальних папках комп’ютерів і доступні тільки тим, хто на цих комп’ютерах працює;
— кожен менеджер працює за своєю, зрозумілою тільки йому схемою, і якщо він йде у відпустку або хворіє, інші менеджери не можуть розібратися в його проектах.
Але при цьому керівництво компанії впевнене, що для її роботи система керування — елемент необов’язковий. Тож співробітники й далі марнують час на механічні дії, які сучасний софт виконує за секунди.
Для справедливості зазначимо, що маленька компанія дійсно здатна вести діяльність без TMS-системи. Однак її розвиток можливий, лише доки керівник здатний утримувати в голові все, що відбувається в компанії. З розвитком компанії зростає й кількість подій у ній. Настає час, коли їх кількість перевищує певну критичну межу — і ситуація виходить з-під контролю.
Оскільки обсяг щоденних операцій зростає, керівнику доводиться витрачати свій час на термінову рутину. А оскільки він витрачає час на неї, її обсяг дедалі збільшується. Образно кажучи: корабель тоне, у нього стрімко затікає вода, але замість того, щоб заткнути пробоїну, уся команда — включно з капітаном — зайнята вичерпуванням води.
Без єдиної системи керування не можна побачити загальну картину. Що більше ви відкладаєте її впровадження, то більше грошей втратите в майбутньому. А воно неминуче настане.
Складіть список потрібних функцій
Якщо ви подолали власну інерцію та замислилися про впровадження системи керування перекладацьким бізнесом, насамперед потрібно скласти список функцій, які вона має виконувати. Наприклад:
— зберігання даних про клієнтів, їхніх контактів, цін;
— ведення бази виконавців: з якими мовними парами вони працюють, які послуги за якими цінами надають тощо;
— ведення проектів, автоматичне видавання робіт перекладачам безпосередньо із системи;
— створення рахунків-фактур для клієнтів і виконавців, контроль платежів;
— фінансова звітність по компанії, клієнтах, послугах тощо.
Ваш список може бути іншим, проте важливо, щоб він був. TMS-система має вирішувати конкретні завдання. Якщо ви не знаєте, що вам потрібно, ви ризикуєте придбати дорогий авіалайнер, коли вам достатньо можливостей вантажівки.
Комп’ютер або хмара?
Передусім визначте, система керування якого типу вам потрібна:
— комп’ютерна («десктопна») програма, яку потрібно встановити на комп’ютер;
— онлайн-сервіс («SaaS»), у якому потрібно створити обліковий запис.
Переваги й недоліки цих двох технологій ми описали в окремій статті.
До складу деяких хмарних TMS-систем входять також окремі програми для різних операційних систем — отже, їх можна віднести відразу до обох типів.
Усебічне тестування
Не приймайте рішення про вибір системи керування відразу після презентації: спершу ознайомтеся з її конкурентами, зокрема тими, які спочатку вас не вразили.
Не вибирайте TMS-систему на основі списку функцій, що підтримуються. Одна й та сама функція, номінально наявна в кількох системах, може бути реалізована зовсім по-різному. Крім того, за однаковою назвою в різних системах може ховатися зовсім інша функція.
Ознайомтеся з пробними версіями систем. Створюйте тестові записи, вивчайте логіку меню, перевіряйте права доступу. Тестуйте не лише функції, а й зручність їх використання, а також оперативність роботи служби підтримки. Остання річ дуже важлива: на початку роботи із системою у вас неодмінно виникне безліч питань, і якісна техпідтримка заощадить вам чимало часу.
Не шукайте ідеал
Ваша компанія унікальна (це не комплімент). У ній гарантовано застосовуються процеси, які не використовуються іншими. В ідеалі всі вони мають бути передбачені в системі керування перекладацьким бізнесом.
Однак якщо розробники TMS-системи не створювали її, спираючись на ваші вимоги, навряд чи вони консультувалися з вами: вони сформулювали певні усереднені вимоги та прагнули привести свою систему у відповідність із ними. Тому, ймовірніше, жодна з доступних на ринку систем керування не відповідатиме вашим потребам на 100 %. З вашої точки зору, будь-яка система не матиме необхідного, але пропонуватиме зайве.
Висновок: виберіть систему, яка підходить вам найбільше. Якщо вона влаштує вас на 80 %, у вас залишиться лише 20 % невирішених питань — тобто кількість проблем зменшиться вчетверо. Для їх вирішення ви напрацюєте інші методи — час на це у вас з’явиться.
Є ще один варіант — розробити власну систему керування проектами. Ця тема настільки велика, що ми присвятили їй окрему статтю.
Переконайтеся, що розробники ще «живі»
Загальна проблема стартапів і невеликих компаній — недовговічність. Невдовзі після вдалого старту більшість із них розпадаються або поглинаються сильнішими конкурентами.
Система керування, розвитком і підтримкою якої вже ніхто не займається, — це джерело технічних мук. Щоб уникнути їх, зайдіть на сайт розробника, вивчіть його сторінки в соцмережах і перевірте, чи публікуються на них будь-які новини — зокрема, про релізи нової версії. Зверніться з питаннями до техпідтримки, перевірте швидкість реакції й готовність допомогти.
Якщо стає зрозуміло, що кращі часи системи в минулому, краще не зв’язуйтеся з нею. Будь-яка система живе, доки вона розвивається; систему, яка не розвивається, з часом спіткає доля динозаврів.
Просіть впровадити нові функції
Як ми вже казали, розробники не знають, які функції важливі саме для вас. Розкажіть їм, чого вам бракує в системі, і дізнайтеся, чи візьмуться вони їх реалізувати. Ймовірно, що саме ваш запит зумовить напрямок розвитку системи, особливо якщо аналогічні запити надходили й від інших компаній.
Якщо ж ви просите про реалізацію будь-яких унікальних, тільки вам потрібних функцій, ви можете домовитися з розробниками про платне доопрацювання системи на вашу вимогу. Це буде коштувати недешево, але значно дешевше розробки власної системи.
Перевірте інтеграцію
Сучасні веб-системи працюють не ізольовано: зазвичай вони вміють «спілкуватись» із системами інших розробників. Завдяки цьому не потрібно вручну переносити дані з однієї системи в іншу.
Наприклад, створивши проект у системі керування бізнесом, ви можете автоматично створити «симетричний» перекладацький проект у хмарній CAT-системі другого розробника, а в ній — підключити сервіс машинного перекладу третього. Завдяки такій можливості дані можуть переміщатися між різними сервісами без вашої участі.
Якщо ви вже користуєтеся певними веб-програмами, дізнайтеся, чи система керування перекладацькими проектами, яка вас зацікавила, інтегрована з ними.
Вибрали? — Впроваджуйте!
Є дитяча загадка: на дереві сиділи три пташки, дві з них вирішили полетіти — скільки пташок залишилося? Відповідь неочікувана: три! Оскільки «вирішити» — ще не означає «зробити».
У керівника компанії завжди є нагальні справи (ми присвятили цьому окрему статтю). Однак часу ніколи не стане більше: завтра у вас теж будуть не менш термінові справи. «У мене немає часу» — це не причина відкладати впровадження TMS-системи, а наслідок того, що ви її досі не впровадили.
