На сучасному висококонкурентному ринку важливо мінімізувати затрати коштів і часу на керування, забезпечення робочих процесів і внутрішню комунікацію. Крім того, важливо мати миттєвий доступ до будь-якої інформації, що стосується життєдіяльності компанії.
Цього вкрай складно досягти без спеціальних програм, що дають змогу вести бази даних клієнтів і виконавців, координувати проекти й контролювати терміни їх виконання, впорядковувати файли, створювати рахунки клієнтам і фіксувати платежі від них, генерувати фінансові звіти та виконувати безліч інших функцій.
Сучасне підприємство має лише три сценарії еволюції:
1) безконтрольне занурення в організаційний хаос за відсутності грамотного керування;
2) упорядкування процесів через бюрократію;
3) автоматизація процесів за допомогою програмного забезпечення для керування.
Перші два варіанти ведуть у безвихідь: жодна компанія не стане ефективною, пустивши свою діяльність самопливом або використовуючи застарілі інструменти. Залишається тільки третій варіант.
Сьогодні існують різноманітні системи керування будь-якими організаціями, від агроферм і косметичних салонів до холдингів і урядових установ. Галузь перекладів і локалізації не є винятком. Будь-яке бюро перекладів може підвищити ефективність своєї роботи, вибравши систему керування бізнесом відповідно до своїх потреб.
Однак наше дослідження виявило, що понад половина перекладацьких компаній не застосовує у своїй практиці таких систем. Далі ми розглянемо, чому так відбувається.
Ви не знаєте, що це таке
Як виявилося, деякі невеликі компанії-початківці просто не підозрюють, що існують спеціалізовані системи керування перекладацьким бізнесом. Їхні менеджери фіксують свої замовлення у файлах Excel, рахунки-фактури створюють у Word, оплати фіксують в окремій Google-таблиці, роботи перекладачам надсилають електронною поштою, а щомісячні й річні фінансові звіти взагалі не складають, оскільки це займає забагато часу. І якщо в бюро є кілька менеджерів, кожен веде проекти по-своєму. Якщо керівнику раптом потрібно втрутитися, доводиться довго з’ясовувати обставини замовлення.
Найчастіше причина такого незнання — недосвідченість керівника, який заснував бюро перекладів, не вміючи ефективно керувати ним, і сам придумав робочі процеси, не підозрюючи, що винайшов велосипед. У «великому світі» всі ці методики давно опрацьовані.
Ви думаєте, що все вже впровадили
У перекладацькому бюро виконується чимало процесів, і для кожного з них існують свої інструменти автоматизації. CAT-інструменти допомагають прискорити переклад і дають змогу кільком перекладачам і редакторам працювати над одним текстом одночасно. Краудсорсингові платформи та біржі замовлень дають можливість швидко знайти виконавців і призначити їм роботу. Спеціальні парсери спрощують локалізацію веб-сайтів і програм. Іноді процес прискорюють системи машинного перекладу.
Усі ці інструменти в тому чи іншому вигляді щось автоматизують, спрощуючи керування будь-яким аспектом життєдіяльності бюро. Тому будь-який із них можна назвати системою керування перекладами (TMS — Translation Management System). Через це виникає плутанина, оскільки під терміном «TMS» розуміють зовсім різні системи.
Керівники й менеджери різних бюро, говорячи про системи керування перекладами, мають на увазі різне. Якщо запитати їх, чи використовують вони систему керування перекладацьким бізнесом (навіть наголошуючи на слові «бізнес»), вони можуть відповісти: «Так, ми працюємо в memoQ, Trados і Memsource!», тобто назвати програму з абсолютно іншим функціоналом. У нашому дослідженні приблизно 13 % респондентів відповіли в такий спосіб. Тобто вони не просто не зрозуміли, про які системи йдеться.
Ви не маєте часу
Будь-який керівник має чимало обов’язків. Щодня йому доводиться приймати безліч рішень: узгоджувати умови контрактів із клієнтами, усувати непередбачені проблеми з фінансами, мотивувати співробітників, реагувати на зміни кон’юнктури ринку тощо. Часто керівник опиняється в ситуації «білка в колесі»: у нього не вистачає часу на міркування.
Звісно, у такій ситуації він не має часу на те, щоб протестувати кілька систем керування перекладацькими проектами, вибрати відповідну, розробити процес її впровадження тощо. Він усвідомлює, що це важливо, але завжди виникають нагальніші справи. А якщо часу бракує навіть на них, що вже говорити про таку радикальну реформу, як впровадження TMS...
Проте якщо замислитись, у такій логіці переплутані причина й наслідок. Невідкладні справи, які постійно висять дамокловим мечем, — це наслідок того, що в компанії не впроваджена система, яка дає змогу їх впорядкувати. Адже головне завдання подібних систем — прискорення й спрощення роботи менеджерів і керівника.
Впровадження системи керування дає чимало переваг:
— співробітники звільнені від виконання безлічі механічних дій: це робить програма;
— кількість випадкових помилок мінімізована: програма чітко виконує прописані правила й не помиляється через втому та стрес;
— керівник будь-коли може дізнатися, на якому етапі перебуває конкретний проект, над чим працює певний співробітник, чи виписано будь-який рахунок, — достатньо лише поглянути на актуальний запис у загальній базі компанії.
У бізнесі ніколи не буває достатньо часу. Але він завжди знайдеться для того, що ви вважаєте важливим. Справа не в нестачі часу, а в умінні розставити пріоритети.
Уявіть абстрактну ситуацію: групі людей видали візки з квадратними колесами та попросили якнайшвидше перемістити за їх допомогою вантаж на відстань 10 км. Більшість стане тяжко волочити свій візок, прагнучи не відстати від інших. А деякі, ненадовго пропустивши своїх товаришів по нещастю вперед, затратять 15 хвилин, щоб замінити квадратні колеса на звичайні. Кожна хвилина цієї паузи окупиться сторицею та заощадить сили й час.
Так само із системою керування: через кілька місяців після її впровадження ви не зможете уявити собі, як взагалі можна було без неї працювати. Це підтвердить вам будь-хто, хто нею користується. Ідею відмовитися від неї зустрінуть у штики. Волочити візок із квадратними колесами не подобається нікому.
Вам здається, що це дорого
Це питання арифметики.
Візьміть вартість місячного використання системи на співробітника й поділіть на годинну ставку цього співробітника. Припустимо для прикладу, що місячна ліцензія на співробітника коштує 40 євро, а ви платите йому 10 євро на годину. Виходить, що система окупається, якщо зберігає чотири години роботи працівника щомісяця.
Фактично ж економія часу значно більша й обчислюється десятками годин. І якщо кожен ваш менеджер зможе вести більше проектів, вам не доведеться наймати додаткових співробітників, якщо кількість замовлень раптового збільшиться. Час, що звільнився варто витратити на навчання співробітників або виконання завдань, до яких раніше не доходили руки.
Відмова від системи керування бізнесом обходиться значно дорожче, ніж її використання. Через відмову зростає плата співробітникам: вони витрачатимуть дорогоцінні години на рутинну роботу, яку комп’ютер виконає за секунди.
Ви не можете знайти систему, що вам підходить
У світі немає двох однакових бюро. Усі вони надають різні послуги, працюють із різними клієнтами, у них різна корпоративна культура та методи керування. В одних суворий дрес-код, в інших співробітники ходять у рваних джинсах. Одні виконують замовлення тільки після попередньої оплати, а іншим платять через місяць. В одних менеджери просто передають файли та, фактично, грають роль диспетчерів, в інших — самі ведуть переговори з клієнтами про ціни.
Неможливо створити систему, яка б однаково догодила всім. Одні скажуть: «Тут відсутні важливі функції!», інші — «Як багато тут непотрібного!».
Більшість систем керування перекладацькими проектами спочатку розроблялися для конкретних бюро, а згодом випускалися як комерційні продукти. Одразу ж після релізу розробники виявляли, що програма, практично ідеальна для вихідного замовника, не влаштовує багатьох інших.
Розробники збирали відгуки від наявних і потенційних користувачів і поступово додавали у свої продукти нові функції, прагнучи зробити їх універсальнішими. Проте виник побічний ефект: деякі системи через величезну кількість функцій стали надто громіздкими та складними, особливо для користувачів-початківців. Зрештою системи розділилися на два типи: «космічні кораблі», які надають масу можливостей, але потребують спеціального навчання, і «велосипеди» — вони не настільки потужні, але прості в опануванні та роботі.
У будь-якій системі ви знайдете будь-які недоліки — з вашої точки зору. Проте для іншого бюро вони будуть перевагами. Яким би не було бюро, на ринку знайдеться система керування, здатна вирішити 80 % його завдань. Залишається знайти рішення для решти 20 %. Тобто кількість невирішених питань знизиться в п’ять разів, а це вже немало.
Важливо не вдаватися до крайнощів і не шукати ідеальне рішення: виберіть найоптимальніше — і впроваджуйте. Можливо, розробники додадуть відсутні функції на ваше прохання.
Разом із системою ви купуєте ще й бізнес-процеси інших перекладацьких компаній, за запитами яких був розроблений її функціонал. Можливо, ви зможете щось перейняти й адаптувати у своєму бюро.
Ви плануєте розробити свою систему
Це варіант для перфекціоністів, не готових йти на компроміси та впроваджувати вже наявні рішення. У власноруч розробленій програмі дійсно можна врахувати всі нюанси роботи своєї організації, не навішуючи на неї непотрібних функцій.
Але такий спосіб має істотний недолік — дорожнеча. Вам доведеться найняти програмістів, скласти для них технічне завдання та дочекатися результатів їхньої роботи. Щоб створити не найскладнішу систему керування знадобиться приблизно два роки. Помножте місячну зарплату програміста на кількість залучених для розробки, отримане число помножте на 24 — стільки коштуватимуть два роки їхньої роботи. А коли система буде готова, вам потрібно буде забезпечувати її технічну підтримку та постійно її вдосконалювати, щоб вона морально не застаріла. Інакше кажучи, розробка системи керування — це постійні витрати, які в десятки разів перевищують вартість плати за використання вже готової системи.
Створення власної системи з нуля — варіант для великих бюро перекладів. Бюро з невеликим оборотом варто вибрати будь-яку з уже наявних систем керування.
Висновок
Яку б систему керування перекладацьким бізнесом ви не вибрали, з її впровадженням ваша організація вийде на новий рівень, а у вас вивільниться час і з’являться можливості для вдосконалення робочих процесів у компанії. Головне — зробіть перший крок у цьому напрямку, не відкладаючи його на потім.
