На современном высококонкурентном рынке важно минимизировать затраты денег и времени на управление, обеспечение рабочих процессов и внутреннюю коммуникацию. Кроме того, важно иметь возможность мгновенно получать доступ к любой информации, касающейся жизнедеятельности компании.
Этого крайне сложно достичь без специальных программ, позволяющих вести базы данных клиентов и исполнителей, координировать проекты и контролировать сроки их выполнения, упорядочивать файлы, создавать счета клиентам и фиксировать платежи от них, генерировать финансовые отчеты и выполнять множество других функций.
У современного предприятия есть всего три сценария эволюции:
1) бесконтрольное погружение в организационный хаос в отсутствие грамотного управления;
2) упорядочивание процессов через бюрократию;
3) автоматизация процессов с помощью управленческого программного обеспечения.
Первые два варианта ведут в тупик: ни одна компания не станет эффективной, пустив свою деятельность на самотек или используя устаревшие инструменты. Остается только третий вариант.
Сегодня существуют разнообразные системы управления любыми организациями, от агроферм и косметических салонов до холдингов и правительственных учреждений. Отрасль переводов и локализации — не исключение. Любое бюро переводов может повысить эффективность своей работы, подобрав систему управления бизнесом в зависимости от своих потребностей.
Однако наше исследование выявило, что более половины переводческих компаний не пользуется в своей практике такими системами. Ниже мы рассмотрим, почему так происходит.
Вы не знаете, что это такое
Как оказалось, некоторые начинающие небольшие компании просто не подозревают, что существуют специализированные системы управления переводческим бизнесом. Их менеджеры фиксируют свои заказы в файлах Excel, создают счета-фактуры в Word, оплаты фиксируют в отдельной Google-таблице, работы переводчикам отправляют по электронной почте, а ежемесячные и годовые финансовые отчеты вообще не составляют, поскольку это занимает непозволительно много времени. И если в бюро несколько менеджеров, каждый ведет проекты по-своему. Если руководителю вдруг требуется вмешаться, приходится долго выяснять обстоятельства заказа.
Чаще всего причина такого незнания — неопытность руководителя, который основал бюро переводов, не умея эффективно им управлять, и сам придумал рабочие процессы, не ведая, что изобрел велосипед. В «большом мире» все эти методики давно проработаны.
Вы думаете, что всё уже внедрили
В переводческом бюро выполняется масса процессов, и для каждого из них существуют свои инструменты автоматизации. CAT-инструменты помогают ускорить перевод и позволяют нескольким переводчикам и редакторам работать над одним текстом одновременно. Краудсорсинговые платформы и биржи заказов дают возможность быстро найти исполнителей и назначить им работу. Специальные парсеры упрощают локализацию веб-сайтов и приложений. Иногда процесс ускоряют системы машинного перевода.
Все эти инструменты в том или ином виде что-то автоматизируют, упрощая управление каким-то аспектом жизнедеятельности бюро. Поэтому любой из них можно назвать системой управления переводами (TMS — Translation Management System). Из-за этого возникает путаница, т. к. под термином «TMS» понимают совершенно разные системы.
Руководители и менеджеры разных бюро, говоря о системах управления переводами, имеют в виду разные вещи. Если спросить их, используют ли они систему управления переводческим бизнесом (даже с ударением на слове «бизнес»), они могут ответить: «Да, мы работаем в memoQ/Trados/Memsource!», т. е. назвать программу с совершенно другим функционалом. В нашем исследовании около 13 % респондентов ответили похожим образом. Т. е. они не просто не поняли, о каких системах идет речь.
У вас нет времени
У любого руководителя масса обязанностей. Ему ежедневно приходится принимать множество решений: согласовывать условия контрактов с клиентами, устранять неожиданно возникшие проблемы с финансами, мотивировать сотрудников, реагировать на изменения конъюнктуры рынка и т. д. Часто руководитель оказывается в состоянии «белки в колесе»: ему не хватает времени на раздумья.
Естественно, в такой ситуации у него нет времени на то, чтобы протестировать несколько систем управления переводческими проектами, выбрать подходящую, разработать процесс ее внедрения и т. д. Он осознаёт, что это важно, но всегда находятся неотложные дела, не терпящие отлагательства. А если времени не хватает даже на них, что уж говорить о такой радикальной реформе, как внедрение TMS...
Но если вдуматься, в такой логике перепутаны причина и следствие. Постоянно висящие дамокловым мечом неотложные дела — это следствие того, что в компании не внедрена система, которая позволяет эти дела упорядочить. Ведь главная задача подобных систем — ускорение и упрощение работы менеджеров и руководителя.
Внедрение системы управления дает множество преимуществ:
— сотрудники избавлены от массы механических действий: их выполняет программа;
— количество случайных ошибок минимизировано: программа четко следует прописанным правилам и не ошибается из-за усталости и стресса;
— руководитель в любой момент может узнать, на каком этапе находится конкретный проект, над чем работает конкретный сотрудник, выписан ли какой-либо счет, — достаточно лишь взглянуть на актуальную запись в общей базе компании.
В бизнесе времени никогда не бывает достаточно. Но оно всегда найдется для того, что вы считаете важным. Дело не в нехватке времени, а в расстановке приоритетов.
Представьте абстрактную ситуацию: группе людей выдали тележки с квадратными колесами и попросили максимально быстро переместить с их помощью груз на расстояние 10 км. Большинство станет мучительно волочить свою тележку, стремясь не отстать от остальных. А некоторые, ненадолго пропустив своих товарищей по несчастью вперед, потратят 15 минут, чтобы заменить квадратные колеса на обычные. Каждая минута этой паузы окупится сторицей и сэкономит силы и время.
Так и с системой управления: через несколько месяцев после ее внедрения вы не сможете представить себе, как вообще можно было без нее работать. Это подтвердит вам любой, кто ею пользуется. Идея отказаться от нее будет встречена в штыки. Волочить тележку с квадратными колесами не нравится никому.
Вам кажется, что это дорого
Это вопрос арифметики.
Возьмите стоимость месячного использования системы на сотрудника и поделите на часовую ставку этого сотрудника. Допустим для примера, что месячная лицензия на сотрудника стоит 40 евро, а вы платите ему 10 евро в час. Выходит, что система окупается, если экономит четыре часа работы сотрудника в месяц.
В реальности экономия времени намного больше и исчисляется десятками часов. И если каждый ваш менеджер сможет вести больше проектов, вам не придется нанимать дополнительных сотрудников при внезапном увеличении количества заказов. Освободившееся время стоит потратить на обучение сотрудников или выполнение задач, до которых раньше не доходили руки.
Отказ от системы управления бизнесом обходится гораздо дороже, чем ее использование. Из-за отказа возрастает плата сотрудникам: они будут тратить драгоценные часы на рутинную работу, которую компьютер выполнит за секунды.
Вы не можете найти подходящую систему
В мире нет двух одинаковых бюро. Все они предоставляют разные услуги, работают с разными клиентами, в них разная корпоративная культура и методы управления. В одних строгий дресс-код, в других сотрудники ходят в рваных джинсах. Одним выполняют заказы только после предоплаты, а другим платят через месяц. В одних менеджеры просто передают файлы и, по сути, играют роль диспетчеров, в других — сами ведут переговоры с клиентами о ценах.
Невозможно создать систему, которая в равной мере угодила бы всем. Одни скажут: «Здесь отсутствуют важные функции!», другие — «Как много здесь ненужного!».
Большинство систем управления переводческими проектами изначально разрабатывались для конкретных бюро, а впоследствии выпускались как коммерческие продукты. Сразу же после релиза разработчики обнаруживали, что программа, практически идеальная для исходного заказчика, не устраивает многих остальных.
Разработчики собирали отзывы от существующих и потенциальных пользователей и постепенно добавляли в свои продукты новые функции, стремясь сделать их более универсальными. Но возник побочный эффект: некоторые системы из-за огромного количества функций стали слишком громоздкими и сложными, особенно для начинающих пользователей. В итоге системы разделились на два типа: «космические корабли», предоставляющие массу возможностей, но требующие специального обучения, и «велосипеды» — они не настолько мощные, но просты в освоении и работе.
В любой системе вы найдете какие-либо недостатки — с вашей точки зрения. Но для другого бюро они окажутся преимуществами. Каким бы ни было бюро, на рынке найдется система управления, способная решить 80 % возникающих в нем задач. Остается найти решение для остальных 20 %. То есть количество неурегулированных вопросов упадет в пять раз, а это уже немало.
Важно не впадать в крайность и не искать идеальное решение: выберите наиболее оптимальное — и внедряйте. Возможно, разработчики добавят недостающие функции по вашей просьбе.
Вместе с системой вы приобретаете еще и бизнес-процессы других переводческих компаний, по запросам которых был разработан ее функционал. Возможно, вы сможете что-либо перенять и адаптировать в своем бюро.
Вы планируете разработать свою систему
Это вариант для перфекционистов, не готовых идти на компромиссы и внедрять уже существующие решения. В собственноручно разработанной программе действительно можно учесть все нюансы работы своей организации, не навешивая на нее ненужных функций.
Но у этого способа есть существенный недостаток — дороговизна. Вам придется нанять программистов, составить для них техническое задание и дождаться результатов их работы. Для создания не самой сложной системы управления понадобится порядка двух лет. Умножьте месячную зарплату программиста на количество вовлеченных в разработку программистов, и получившееся число умножьте на 24 — в такую сумму вам обойдутся два года их работы. А когда система будет готова, вам нужно будет обеспечивать ее техническую поддержку и постоянно ее улучшать, чтобы она морально не устаревала. Другими словами, разработка системы управления — это постоянные расходы, в десятки раз превышающие стоимость платы за использование уже готовой системы.
Создание собственной системы с нуля — вариант для крупных бюро переводов. Бюро с небольшими оборотами стоит выбрать какую-либо из уже существующих систем управления.
Заключение
Какую бы систему управления переводческим бизнесом вы ни выбрали, с ее внедрением ваша организация выйдет на новый уровень, а у вас освободится время и появятся возможности для улучшения рабочих процессов в компании. Главное – сделать первый шаг в этом направлении, не откладывая его на потом.
