— Мышки плакали, кололись,
но продолжали жрать кактус.
Народный фольклор
В этой статье описан опыт человека, управлявшего двумя переводческими компаниями, которые стали лидерами в своей стране. И в обоих случаях система управления проектами была одним из ключевых факторов роста.
Спойлер:
Если ваша компания в своем развитии уже вышла из ясельного возраста,
внедрять TMS-систему нужно обязательно и немедленно.
Уловка-22
В ответ на вопрос «Каким инструментом вы пользуетесь для управления своей компанией?» владельцы и руководители LSP-компаний довольно часто отвечают: «Никаким» или «У нас все хранится в Excel». На вопрос «Почему?» отвечают: «Мы так привыкли», «Нам хватает Excel/Google spreadsheet», «Не хотим заморачиваться», «Нам некогда, и так дел выше крыши».
Для такой компании характерны особенности:
— Нет единой базы данных клиентов и переводчиков.
— Менеджеры рассылают задания вручную по электронной почте.
— Бухгалтер создает счета-фактуры в Word.
— Файлы проектов хранятся в локальных папках компьютеров и доступны только тем, кто на этих компьютерах работает.
— Каждый менеджер работает по своей, понятной только ему схеме, и если он уходит в отпуск или заболевает, другие менеджеры не могут разобраться в его проектах.
Но при этом руководство компании уверено, что для ее деятельности система управления — элемент необязательный. И компания продолжает расходовать время своих сотрудников на механические действия, которые современный софт выполняет за секунды.
Справедливости ради заметим, что маленькая компания действительно способна вести деятельность, не имея TMS-системы. Но ее развитие возможно лишь до тех пор, пока руководитель способен удерживать в голове всё происходящее в ней. По мере роста компании растет и количество происходящих в ней событий. В один прекрасный момент оно превышает некий критический предел — и ситуация выходит из-под контроля.
Из-за того, что объем рутинных операций резко вырос, руководителю приходится тратить свое время на срочную рутину, а из-за того, что он тратит свое время на рутину, объем рутинных операций продолжает увеличиваться. Образно говоря, в тонущий корабль стремительно поступает вода, но вместо того чтобы заткнуть пробоину, вся команда, включая капитана, занята вычерпыванием воды.
Не имея единой системы управления, руководитель не видит общей картины происходящего. Чем больше он откладывает ее внедрение, тем больше денег он потеряет в будущем. А оно неизбежно наступит.
Составьте список нужных функций
Если вы преодолели собственную инерцию и задумались о внедрении системы управления переводческим бизнесом, в первую очередь нужно составить список функций, которые она должна выполнять. Например:
— Хранение данных о клиентах, их контактов, цен.
— Ведение базы исполнителей: с какими языковыми парами они работают, какие услуги по каким ценам оказывают и т. п.
— Ведение проектов, автоматическая выдача работ переводчикам непосредственно из системы.
— Создание счетов-фактур для клиентов и исполнителей, контроль платежей.
— Финансовая отчетность по компании, клиентам, услугам и т. д.
В вашем случае список может быть другим, но важно, чтобы он был. TMS-система должна решать конкретные задачи. Если вы не знаете, что вам нужно, вы рискуете приобрести дорогой авиалайнер, тогда как вам достаточно возможностей грузовика.
Компьютер или облако?
Прежде всего определите, система управления какого типа вам требуется:
— Компьютерная («десктопная») программа, которую нужно установить на компьютер.
— Онлайн-сервис («SaaS»), в котором нужно создать учетную запись.
Преимущества и недостатки этих двух технологий мы описали в отдельной статье.
В состав некоторых облачных TMS-систем входят также отдельные приложения для различных операционных систем — таким образом, их можно отнести сразу к обоим типам.
Всестороннее тестирование
Не принимайте решение о выборе системы управления сразу после презентации: сначала ознакомьтесь с ее конкурентами, в том числе теми, которые вначале вас не впечатлили.
Не выбирайте TMS-систему на основе списка поддерживаемых функций. Реализация одной и той же функции, номинально присутствующей в разных системах, может оказаться различной. Кроме того, под одним и тем же названием в различных системах могут оказаться совершенно разные функции.
Ознакомьтесь с пробными версиями систем. Создавайте тестовые записи, изучайте строение меню, проверяйте права доступа. Тестируйте не только функции, но и удобство их использования, а также «отзывчивость» службы поддержки. Последнее очень важно: в начале работы с системой у вас непременно возникнет множество вопросов, и качественная техподдержка сэкономит вам массу времени.
Не ищите идеал
Ваша компания уникальна (это не комплимент). В ней гарантированно применяются процессы, не используемые другими. В идеале все они должны быть предусмотрены в системе управления переводческим бизнесом.
Но если разработчики TMS-системы не создавали ее, опираясь на ваши требования, вряд ли они консультировались с вами: они сформулировали некие усредненные требования и стремились привести свою систему в соответствие с ними. Поэтому, скорее всего, ни одна из доступных на рынке систем управления не будет соответствовать вашим потребностям на 100 %. С вашей точки зрения, в любой системе будет отсутствовать необходимое и присутствовать лишнее.
Вывод: выберите систему, которая подходит вам больше, чем остальные. Если она устроит вас на 80 %, у вас останется лишь 20 % нерешенных вопросов — то есть количество проблем уменьшится в четыре раза. Для их решения вы выработаете иные методы — время на это появится.
Есть еще один вариант — разработать собственную систему управления проектами. Эта тема настолько обширна, что мы посвятили ей отдельную статью.
Убедитесь, что разработчики еще «живы»
Общая беда стартапов и небольших компаний — недолговечность. Вскоре после удачного старта большая их часть распадается или поглощается более крупными конкурентами.
Система управления, развитием и поддержкой которой уже никто не занимается, — это источник технических мучений. Чтобы избежать их, зайдите на сайт разработчика, изучите его страницы в соцсетях и проверьте, публикуются ли на них какие-либо новости — в частности, о релизах новой версий. Обратитесь с вопросами в техподдержку, проверьте скорость реакции и готовность помочь.
Если становится понятно, что лучшие времена системы в прошлом, лучше не связывайтесь с ней. Любая система живет, пока она развивается; систему, которая не развивается, со временем постигает судьба динозавров.
Просите внедрить новые функции
Как уже говорилось, разработчики не знают, какие функции важны именно вам. Сообщите им, чего вам не хватает в системе, и узнайте, возьмутся ли они их реализовать. Есть вероятность, что именно ваш запрос предопределит направление развития системы, особенно если аналогичные запросы поступали и от других компаний.
Если же вы просите о реализации каких-либо уникальных, только вам нужных функций, вы можете договориться с разработчиками о платной доработке системы по вашим требованиям. Это будет стоить недешево, но значительно дешевле разработки собственной системы.
Проверьте интеграции
Современные веб-системы работают не изолированно: как правило, они умеют «общаться» с системами других разработчиков. Благодаря этому отпадает необходимость вручную переносить данные из одной системы в другую.
Например, создав проект в системе управления бизнесом, вы можете автоматически создать «симметричный» переводческий проект в облачной CAT-системе второго разработчика, а в ней — подключить сервис машинного перевода третьего. Благодаря такой возможности данные могут перемещаться между различными сервисами, не требуя вашего участия.
Если вы уже пользуетесь какими-то веб-приложениями, узнайте, интегрирована ли с ними заинтересовавшая вас система управления переводческими проектами.
Выбрали? — Внедряйте!
Есть детская загадка: на дереве сидели три птицы, две из них решили улететь — сколько птиц осталось? Ответ неожиданный: три! Потому что решить — еще не значит сделать.
У руководителя компании всегда есть дела, не терпящие отлагательства (мы посвятили этому отдельную статью). Но времени никогда не станет больше: завтра у вас тоже будут не менее срочные дела. «У меня нет времени» — это не причина откладывать внедрение TMS-системы, а следствие того, что вы ее до сих пор не внедрили.
