У попередній статті ми обговорювали, чи потрібне вам зростання взагалі. Тепер поговорімо про те, чому для зростання бізнесу потрібна системність, а не просто імпульс.
Хто з вас серйозно вірить, що давним-давно на Землі жили гіганти — люди зростом метрів десять?
Вони не могли існувати, тому що така анатомія неможлива. Наш скелет розрахований на певне навантаження. Кожна наша кістка здатна витримати певну вагу. І якщо збільшити лінійні пропорції людини вдвічі, то її вага при цьому виросте у вісім разів! М’язи такої людини дадуть їй змогу пересуватися, але її кістки та суглоби мають бути надзвичайно міцними. Якщо ж збільшити зріст до 10 метрів, то наш гігант важитиме 10 тонн, а його скелет зможе витримати дві тонни. Кінг-Конг, Ґодзілла, Кайдзю й інші вигадані гіганти в реальності або повільно повзали б рачки, або звалилися б безформною масою через власну вагу.
Якби еволюція вирішила створити 10-метрову людину, їй би довелося сильно змінити її анатомію.
Схожі закономірності спостерігаються й у бізнесі. Про це потрібно пам’ятати, розвиваючи свою компанію. Ви як керівник — основний фактор її еволюції, і вам потрібно передбачити запас міцності своєї компанії, щоб вона витримувала власну вагу, коли виросте.
Скелет компанії — це її процеси, посилені інструментами. У маленьких компаніях процеси зазвичай формуються спонтанно, вони інтуїтивно зрозумілі й тому не документуються. Для маленької компанії це нормально.
Якщо у вас невелике бюро і ви єдиний менеджер, то всі процеси в ньому ви знаєте. Але якщо ви наймете помічника, вам потрібно буде добитися, щоб він працював так само, як і ви, і не наробив чого-небудь, за що вам потім доведеться червоніти перед клієнтом. Опис того, що саме потрібно робити вашому помічнику та як взаємодіяти з вами, — це і є процес.
Що більше людей у вас серед підлеглих, то більше процесів вам доведеться налаштовувати й то менше буде можливостей діяти інтуїтивно. Інші люди не вміють читати ваші думки, тому їх (думки) потрібно буде зафіксувати на зовнішньому носії.
Наприклад, усі менеджери проєктів мають вести проєкти настільки однаково, наскільки це можливо, — інакше важко буде зрозуміти, що і як вони роблять, а відпустка менеджера надовго вибиватиме з колії його колег. Перекладачі мають виконувати однакові перевірки перед здачею кожного проєкту, щоб якість їхньої роботи була передбачувана. Бухгалтер має платити виконавцям і виставляти рахунки клієнтам за єдиним алгоритмом.
Якщо ви не налагодите чіткі процеси, єдині й обов’язкові для всіх, то зростати ваша компанія не зможе: щоразу під час спроби розширення ви впиратиметеся в стелю та відкочуватиметеся назад.
Добре налагоджені процеси не вимагають вашої участі, проте багатьох зусиль вимагає їх налагоджування. Впровадження та контроль дотримання таких процесів — доволі трудомістке завдання. Вам доведеться добитися, щоб ваші підлеглі працювали саме так, як ви задумали. Напевне знайдуться відступники, саботери та нетямущі, і вам доведеться або втискати їх у рамки, або змінювати процес.
Багато процесів можна автоматизувати за допомогою спеціальних програм. Наприклад, автор цих рядків видав розпорядження, що після кожної роботи, зданої перекладачем, редактор має створювати список усіх правок і виконувати оцінку якості. Причому для запобігання фаворитизму редактор і перекладач не мають контактувати: їх анонімну дискусію координує менеджер.
Процес працював, але буксував: у реальності оцінювалося лише 20 % робіт. Виявилося, новий процес став сильним навантаженням для менеджерів. Їм доводилося нагадувати редакторам, щоб ті надсилали відгуки, пересилати їх перекладачам, отримувати їхні коментарі, знову передавати їх редакторам, потім вводити фінальні оцінки якості в окремий файл. Оскільки пріоритетним було спілкування з клієнтами, менеджери оцінювали якість тоді, коли був вільний час.
Щоб вирішити цю проблему, довелося створити програму TQAuditor; тепер усі ці рутинні дії виконує вона. Кількість оцінених робіт виросла до 70 %.
Програмне забезпечення дає змогу автоматизувати й стандартизувати багато процесів — керування проєктами, виставлення рахунків, продаж тощо. Необов’язково розробляти власний софт — можна підібрати щось доступне на ринку.
У наступній статті ми поговоримо про те, чому процеси краще розробляти задовго до того, як вони стануть критично важливими.)
