В предыдущей статье мы обсуждали, нужен ли вам рост вообще. Теперь поговорим о том, почему для роста бизнеса нужна системность, а не просто импульс.
Кто из вас всерьез верит, что давным-давно на Земле жили гиганты — люди ростом метров десять?
Они не могли существовать, потому что такая анатомия невозможна. Наш скелет рассчитан на определенную нагрузку. Каждая наша кость способна выдержать определенный вес. И если увеличить линейные пропорции человека вдвое, то его вес при этом вырастет в восемь раз! Мышцы такого человека позволят ему передвигаться, но его кости и суставы должны быть необычайно крепкими. Если же увеличить рост до 10 метров, то наш гигант будет весить 10 тонн при скелете, способном выдержать две тонны. Кинг-Конг, Годзилла, Кайдзю и другие вымышленные гиганты в реальности либо медленно ползали бы на четвереньках, либо рухнули бы бесформенной массой под собственным весом.
Если бы эволюция задалась целью создать 10-метрового человека, ей пришлось бы сильно изменить его анатомию.
Схожие закономерности наблюдаются и в бизнесе. Об этом нужно помнить, развивая свою компанию. Вы как руководитель — основной фактор ее эволюции, и вам нужно предусмотреть запас прочности своей компании, чтобы она выдерживала собственный вес, когда вырастет.
Скелет компании — это ее процессы, усиленные инструментами. В маленьких компаниях процессы обычно вырабатываются спонтанно, они интуитивно понятны и потому не документируются. Для маленькой компании это нормально.
Если у вас небольшое бюро и вы единственный менеджер, то все процессы в нем вы знаете. Но если вы наймете помощника, вам нужно добиться, чтобы он работал так же, как и вы, и не натворил чего-либо, за что вам придется краснеть перед клиентом. Описание того, что именно нужно делать вашему помощнику и как взаимодействовать с вами, — это и есть процесс.
Чем больше людей у вас в подчиненных, тем больше процессов вам придется настраивать и тем меньше будет возможностей действовать интуитивно. Другие люди не умеют читать ваши мысли, поэтому их (мысли) нужно зафиксировать на внешнем носителе.
Например, все менеджеры проектов должны вести проекты настолько одинаково, насколько это возможно, — иначе сложно будет понять, что и как они делают, а уход менеджера в отпуск будет надолго выбивать из колеи его коллег. Переводчики должны выполнять одинаковые проверки при сдаче каждого проекта, чтобы качество их работы было предсказуемым. Бухгалтер должен платить исполнителям и выставлять счета клиентам по единому алгоритму.
Если вы не наладите четкие процессы, единые и обязательные для всех, то расти ваша компания не сможет: каждый раз при попытке расшириться вы будете упираться в потолок и откатываться назад.
Хорошо отлаженные процессы не требуют вашего участия, но многих усилий требует их отладка. Внедрение и контроль соблюдения таких процессов — довольно трудоемкая задача. Вам придется добиться, чтобы ваши подчиненные работали именно так, как вы задумали. Наверняка найдутся отступники, саботеры и непонятливые, и вам придется либо втискивать их в рамки, либо менять процесс.
Многие процессы можно автоматизировать с помощью специальных программ. Например, автор этих строк издал распоряжение, что по каждой работе, сданной переводчиком, редактор должен создавать список всех правок и выполнять оценку качества. Причем во избежание фаворитизма редактор и переводчик не должны контактировать: их анонимную дискуссию координирует менеджер.
Процесс работал, но буксовал: в реальности оценивалось только 20 % работ. Оказалось, новый процесс сильно нагрузил менеджеров. Им приходилось напоминать редакторам, чтобы те присылали отзывы, пересылать их переводчикам, получать их комментарии, снова передавать их редакторам, затем вводить финальные оценки качества в отдельный файл. Поскольку приоритетным было общение с клиентами, менеджеры оценивали качество тогда, когда позволяло время.
Чтобы решить эту проблему, пришлось создать программу TQAuditor; теперь все эти рутинные действия выполняет она. Количество оцененных работ выросло до 70 %.
Программное обеспечение позволяет автоматизировать и стандартизировать многие процессы — управление проектами, выставление счетов, продажи и т. д. Необязательно разрабатывать собственный софт — можно подобрать что-либо доступное на рынке.
В следующей статье мы поговорим о том, почему процессы лучше разрабатывать задолго до того, как они станут критически важными.
В следующей статье мы поговорим о том, почему процессы лучше разрабатывать задолго до того, как они станут критически важными.
