Якщо запитати в будь-якого власника бюро перекладів, що заважає його компанії розвиватися, часто відповіддю буде нестача кваліфікованих перекладачів і редакторів. Хоча на різних порталах викладено тисячі резюме, знайти спеціаліста, що відповідає вимогам, вкрай складно, особливо якщо клієнт обмежує бюджет перекладацького проекту.
Одним із варіантів вирішення кадрової проблеми є навчання перекладачів власними силами. Цей процес досить тривалий, але в довгостроковій перспективі він забезпечує чудові результати й дає компанії змогу як професійно розвиватися, так і кількісно рости. Однак організація цього процесу — непросте завдання, а за відсутності автоматизації ще й дороге. У цій статті обговоримо, як максимально автоматизувати процес навчання перекладачів і оцінювання їхніх робіт.
Стандартний процес контролю якості в бюро
На картинці нижче показана стандартна процедура контролю якості в бюро.
Коли перекладач здав роботу, редактор і коректор редагують текст (іноді це та сама людина), потім за допомогою спеціальних інструментів (Xbench, Verifika тощо) виконується кілька автоматичних перевірок якості, після чого проект здається клієнтові. Якщо клієнт задоволений, то про проект забувають і починають займатися наступним.
Цей процес схожий на конвеєр, де кожен виконує свою роль. Такий підхід дає змогу забезпечити якість перекладу, однак усі його етапи ізольовані один від одного. Перекладач надає редактору «сирий матеріал», на цьому його участь у проекті завершується. Редактор же робить усі виправлення, не контактуючи з перекладачем.
Зрештою маємо таку картину:
Перекладач не знає, що відбувається з його текстом після здачі, і не бачить виправлень редактора. Отже, він не може вчитися на помилках, повторюватиме їх у кожній роботі, при цьому пишаючись своїм багаторічним досвідом.
Зі свого боку, редактор виправлятиме ті самі помилки перекладача кілька років підряд, дратуючись від одноманітної роботи.
За такого підходу бюро перекладів витрачає більше часу й коштів на редагування та відчуває кадровий голод, оскільки його перекладачі не розвиваються. У бюро починається застій і проблеми з кількісним складом команди. Таке бюро може виконувати роботу якісно, однак буде обмежене маленькою командою професіоналів і не зможе розвиватися.
Зворотній зв’язок із перекладачами
Щоб вирішити описану вище проблему, бюро налагоджують процес зворотного зв’язку для перекладачів. Найпростіший спосіб — це написати перекладачеві, яким був його переклад — поганим чи хорошим, коротко описавши допущені помилки.
Однак нечіткий відгук про погану якість часто сприймається перекладачем як особиста образа, а такої реакції слід уникати, щоб забезпечити конструктивний діалог. Тому відгук має містити якнайбільше конкретних даних, зокрема повний список виправлень із зазначенням конкретних типів помилок.
Такий звіт про редакторські виправлення можна легко згенерувати за допомогою системи TQAuditor: потрібно лише вивантажити дві версії файлу й порівняти їх — ви отримаєте список виправлень, які можна експортувати в Excel. На картинці нижче наведено приклад звіту.
Звіт про редакторські виправлення можна надіслати перекладачеві для вивчення, щоб він робив висновки на майбутнє.
Класифікація помилок
Список виправлень погано характеризує рівень якості роботи перекладача, оскільки в ньому серйозні помилки складно відрізнити від незначних виправлень «на смак» редактора. Тому кожне виправлення можна класифікувати за типом і рівнем серйозності помилки, а потім розрахувати коефіцієнт якості залежно від кількості штрафних балів на 1000 слів перекладу:
Багато бюро розробляють для цього спеціальні форми в Excel. У підсумку кожен перекладач отримує файл з оцінюванням роботи в балах і дізнається, як оцінено його переклад.
Координація й комунікація
Описаний вище процес оцінювання якості перекладу виглядає так:
У такому разі:
1. Менеджер отримує від редактора файл оцінювання якості та надсилає його перекладачеві.
2. Той переглядає його, додає свої коментарі та повертає назад менеджеру.
3. Менеджер надсилає файл редактору з проханням прокоментувати.
4. Якщо перекладач і редактор не можуть погодитися щодо будь-якого питання, кроки 1–3 можуть повторюватися безліч разів, доки менеджеру вистачить терпіння.
5. Менеджер отримує остаточну оцінку якості та вносить її в спеціальний файл для обліку.
Такий процес дає змогу навчати перекладачів. Він ефективний: перекладачі вчаться, а редактори починають працювати швидше, оскільки перекладачі роблять менше помилок. Чому ж тоді більшість бюро не дотримуються цього процесу?
Відповідь прихована у виразі обличчя менеджера на картинці вище: зазвичай у нього й так вдосталь справ, а на нього «повісили» ще одне завдання — постійно пересилати файли між перекладачем і редактором, ще й фіксувати результати цього оцінювання в окремому файлі. Для менеджера перекладацьких проектів це додаткова нудна й монотонна робота, а для власників бюро — додаткові витрати. Зрештою цей процес часто просто пропускають через нестачу часу. Так перекладачі залишаються без відгуків про свою роботу.
Автоматизація
Монотонну й одноманітну роботу потрібно автоматизувати, щоб люди могли зосередитися на творчих завданнях, які не можна доручити комп’ютеру. У процесі оцінювання якості роботи перекладачів цієї одноманітною роботою є надсилання й пересилання листів та інструкцій. Якщо доручити це завдання пристроям, процес буде виглядати, як на картинці нижче.
У такому разі менеджеру достатньо вибрати редактора й перекладача та створити запит на оцінювання якості перекладу. Усі подальші дії система координує сама: взаємодія між учасниками процесу та пересилання кожному з них інструкцій на потрібних етапах відбуваються автоматично. У підсумку менеджер витрачає на координацію проекту щонайбільше дві хвилини й отримує готову оцінку після завершення проекту.
Деякі бюро розробляють такі системи самостійно. Однак на це потрібні значні витрати, тому для малих і середніх бюро раціональніше впровадити вже готове рішення. Про нього йтиметься далі.
TQAuditor
TQAuditor — це система, що дає змогу максимально ефективно організувати оцінювання якості роботи перекладачів і анонімне обговорення помилок між перекладачем і редактором без втручання менеджера. Крім того, система збирає всі внесені дані й генерує докладні звіти про якість роботи кожного перекладача та редактора.
Запуск проекту оцінювання
Щоб створити проект оцінювання, менеджеру достатньо вибрати перекладача, редактора й арбітра та натиснути кнопку Create (Створити), як показано на картинці нижче.
Після цього система працює автономно, і менеджер може забути про проект.
Генерування звіту про виправлення
Одразу після створення проекту система зв’язується з редактором і просить його оцінити якість певної роботи. Редактор вивантажує дві версії перекладу (до й після редагування), і система видає звіт про виправлення:
Створивши звіт, система надсилає перекладачеві лист із проханням переглянути виправлення, перейшовши на проект за посиланням.
Класифікація помилок
Редактор може вибрати фрагмент тексту та класифікувати в ньому помилки, як показано нижче.
Залежно від кількості введених помилок система розраховує коефіцієнт якості перекладу за спеціальною формулою:
Обговорення помилок між перекладачем і редактором
Коли редактор завершує оцінювання якості, система повідомляє перекладача про це, надсилаючи йому відповідний лист. Перекладач вивчає всі помилки та, якщо він не згодний із класифікацією будь-якої помилки, може написати коментар для редактора, після чого надіслати проект редактору для переоцінювання. Редактор може або змінити класифікацію помилки, або аргументовано заперечити перекладачеві та повернути йому проект. Отже, вони можуть вести дискусію між собою щодо кожної помилки. Приклад дискусії наведено на картинці нижче.
Адміністратор системи може обмежити кількість спроб перекладача оскаржувати помилку (у прикладі вище — три спроби). Вичерпавши всі спроби, перекладач може звернутися до арбітра, який вирішить суперечку, прийнявши остаточне рішення.
Варто зазначити, що перекладач і редактор не бачать імен один одного; вони спілкуються анонімно. Єдиний, хто знає їхні імена, — це менеджер проектів. Анонімність сприяє об’єктивності оцінювання: учасники процесу можуть зосередитися на тексті, не відволікаючись на особистості. Адже інакше на оцінювання можуть вплинути особисті взаємини між редактором і перекладачем: можливо, вони друзі або, навпаки, дещо недолюблюють один одного, і це може позначитися на оцінюванні.
Завершення проекту
Коли описаний вище процес завершується, система повідомляє менеджера, що проект оцінювання якості перекладу завершено. Менеджер може зайти в систему та переглянути звіт про знайдені помилки:
Як бачимо, такий процес оцінювання якості перекладу не потребує активної участі менеджера: більшу частину роботи виконує система.
За такого підходу одна людина за один день може координувати до 500 проектів оцінювання якості перекладу, що в ручному режимі зайняло б принаймні тиждень. Для бюро це означає економію витрат на управління проектами.
Звіти з якості роботи перекладачів
Проекти оцінювання якості зберігаються в системі, і до них можна повернутися будь-якої миті. Крім того, на підставі введених у систему даних TQAuditor може генерувати звіти з якості роботи перекладачів.
Наприклад, можна швидко дізнатися рейтинг перекладачів за середніми оцінками якості:
Також можна згенерувати докладний звіт про конкретного перекладача та дізнатися, як змінювалася якість його роботи з часом, який його рівень порівняно із середнім показником у компанії, які оцінки він отримує від кожного з редакторів, як залежить його рівень якості від тематики тексту, а також які помилки він робить найчастіше:
Уся ця аналітика дає змогу виконувати зазначені нижче дії.
1) Надавати докладні коментарі й рекомендації перекладачам, які сприятимуть їхньому розвитку. Якщо перекладач допускає багато, наприклад, пунктуаційних помилок, можна порекомендувати йому вивчити правила вживання ком і виконати вправи. Крім того, сам перекладач теж бачить ці звіти, тому знає, що потрібно удосконалити.
2) Приймати якісні кадрові рішення — зокрема, вибирати перекладачів, які найкраще підходять для конкретної тематики, і відсівати тих, чий рівень знань недостатній.
3) Розробляти системи мотивації на основі оцінок, які отримують перекладачі. Наприклад, можна преміювати перекладачів із найвищими оцінками.
За допомогою цих звітів кожен менеджер у компанії може в будь-який момент дізнатися все про якість роботи конкретного перекладача у своєму бюро.
Навіщо все це потрібно?
Усі вищеописані процеси потребують витрат, навіть якщо вони автоматизовані, адже потрібно принаймні платити редакторам за оцінювання якості роботи перекладачів. Чи не простіше пропустити цей процес і заробити більше за рахунок зниження витрат на проект?
Відповідь на це питання залежить від того, які цілі ви перед собою ставите. Якщо потрібна миттєва вигода, то дійсно простіше відмовитися від витрат на навчання своїх перекладачів. Але якщо вам важлива перспектива та сильна команда в майбутньому, то без цього ніяк не обійтися. Адже бізнес не розвивається, якщо не розвиваються люди, що долучені до нього. Навчаючи співробітників, ви готуєте свою компанію до подальшого якісного стрибка. Зокрема, якщо надійде великий проект, вам не доведеться шукати ресурси ззовні або взагалі відмовлятися від пропозиції: ви матимете достатньо своїх, навчених вами перекладачів.
Крім того, співробітників мотивує сам факт зворотного зв’язку. Вони починають чітко розуміти, що від них вимагається та які слабкі сторони вони мають. Можливість професійного росту — це найпотужніший мотиватор, здатний утримати цінних співробітників у вашій команді. Багато перекладачів можуть віддати перевагу роботі з вами саме завдяки цим відгуками.
Використання систем, подібних до TQAuditor, дає змогу організувати цей процес максимально ефективно й з найменшими витратами.
