Если спросить любого владельца бюро переводов, что мешает развиваться его компании, часто ответом будет нехватка квалифицированных переводчиков и редакторов. Несмотря на тысячи резюме, выложенных на различных порталах, найти подходящего специалиста крайне сложно, особенно если клиент ограничивает бюджет переводческого проекта.
Один из вариантов решения кадровой проблемы — обучение переводчиков своими силами. Процесс это достаточно длительный, но в долгосрочной перспективе он дает отличные результаты и позволяет компании расти — как профессионально, так и количественно. Но организация этого процесса — задача непростая, а при отсутствии автоматизации еще и дорогостоящая. В этой статье пойдет речь о том, как максимально автоматизировать процесс обучения переводчиков и оценки их работ.
Стандартный процесс контроля качества в бюро
Стандартная процедура контроля качества в бюро выглядит следующим образом:
После получения работы от переводчика текст редактируется редактором и корректором (иногда это один и тот же человек), затем выполняется ряд автоматических проверок качества с помощью специальных инструментов (Xbench, Verifika и т. п.), после чего проект сдается клиенту. Если клиент доволен, то о проекте забывают и приступают к следующему.
Такой процесс напоминает конвейер, на котором каждый выполняет свою роль. Это позволяет обеспечить качество перевода, но все его этапы изолированы друг от друга. Переводчик поставляет «сырой материал» редактору, и на этом его участие в проекте завершается. А редактор вносит все правки, не контактируя с переводчиком.
В итоге получается такая картина:
Переводчик не знает, что происходит с его текстом после сдачи, и не видит правок редактора. Следовательно, он не может учиться на ошибках, будет повторять их в каждой работе, но при этом гордиться своим многолетним опытом.
Редактор, в свою очередь, будет исправлять одни и те же ошибки переводчика несколько лет подряд, раздражаясь от такой однообразной работы.
Бюро переводов при таком подходе тратит больше времени и средств на редактуру и испытывает кадровый голод, поскольку его собственные переводчики не развиваются. В нем начинается застой и проблемы с масштабированием команды. Такое бюро может делать работу качественно, но будет ограничено маленькой командой профессионалов и не сможет расти.
Обратная связь переводчикам
Чтобы решить описанную выше проблему, бюро налаживают процесс обратной связи переводчикам. Самый простой способ — написать переводчику, каким был его перевод — плохим или хорошим, вкратце описать допускаемые им ошибки.
Но расплывчатый отзыв о плохом качестве часто воспринимается переводчиком как личное оскорбление, и такой реакции важно избегать, чтобы диалог был конструктивным. Поэтому в отзыве должно быть как можно больше конкретики, например полный список правок с указанием конкретных типов ошибок.
Такой отчет о редакторских правках можно легко сгенерировать с помощью TQAuditor: нужно просто выгрузить две версии файла и сравнить их — вы получите список исправлений, который можно экспортировать в Excel:
Отчет о редакторских правках можно отправить переводчику для изучения, чтобы он делал выводы на будущее.
Классификация ошибок
Список правок сам по себе мало что говорит об уровне качества работы переводчика, поскольку в нем серьезные ошибки сложно отличить от незначительных «вкусовых» правок редактора. Поэтому каждую правку можно классифицировать по типу и серьезности ошибки, а затем рассчитать коэффициент качества в зависимости от количества штрафных балов на 1000 слов перевода:
Многие бюро разрабатывают для этого специальные формы в Excel. В итоге каждый переводчик получает файл с оценкой работы в баллах и узнаёт, как была оценена его работа.
Координация и коммуникация
Вышеописанный процесс оценки качества перевода выглядит примерно так:
В этом случае:
1. Менеджер получает от редактора файл оценки качества и отправляет его переводчику.
2. Переводчик просматривает его, добавляет свои комментарии и возвращает файл менеджеру.
3. Менеджер отправляет файл редактору с просьбой прокомментировать.
4. Если переводчик и редактор не могут прийти к единому мнению по какому-либо вопросу, шаги 1–3 могут повторяться много раз, пока менеджеру хватит терпения.
5. Менеджер получает финальную оценку качества и вносит ее в специальный файл для учета.
Этот процесс позволяет обучать переводчиков. Он эффективен: переводчики учатся, а редакторы начинают работать быстрее, поскольку переводчики допускают меньше ошибок. Но почему тогда большинство бюро не следуют ему?
На ответ намекает выражение лица менеджера на картинке выше: как правило, у него и так дел невпроворот, а на него «повесили» еще одну задачу — постоянно пересылать файлы между переводчиком и редактором, да еще и фиксировать результаты этой оценки в отдельном файле. Для менеджера переводческих проектов это дополнительная скучная и монотонная работа, а для владельцев бюро — дополнительные расходы. В итоге этот процесс часто просто пропускают из-за нехватки времени. Так переводчики остаются без отзывов о своей работе.
Автоматизация
Монотонную и однообразную работу нужно автоматизировать, чтобы люди могли сосредоточиться на творческих задачах, которые нельзя поручить компьютеру. В случае с процессом оценки качества работы переводчиков этой однообразной работой является отправка и пересылка писем и инструкций. Если поручить эту задачу машине, процесс будет выглядеть следующим образом:
В этом случае менеджеру достаточно выбрать редактора и переводчика и создать запрос на оценку качества перевода. Все дальнейшие действия система координирует сама: взаимодействие между участниками процесса и пересылка каждому из них инструкций на нужных этапах происходят автоматически. В итоге менеджер тратит на координацию проекта не больше двух минут и получает готовую оценку по завершении проекта.
Некоторые бюро разрабатывают такие системы самостоятельно. Но это требует серьезных затрат, поэтому для малых и средних бюро более рационально внедрить уже готовое решение. О нем пойдет речь ниже.
TQAuditor
TQAuditor — это система, позволяющая максимально эффективно организовать оценку качества работы переводчиков и анонимное обсуждение ошибок между переводчиком и редактором без вмешательства менеджера. Кроме того, система собирает все вносимые данные и генерирует подробные отчеты по качеству работы каждого переводчика и редактора.
Запуск проекта оценки
Чтобы создать проект оценки, менеджеру достаточно выбрать переводчика, редактора и арбитра и нажать кнопку Create:
После этого система начинает работать сама, и менеджер может забыть о проекте.
Генерирование отчета о правках
Сразу после создания проекта система связывается с редактором и просит его сделать оценку качества конкретной работы. Редактор выгружает две версии перевода (до и после редактирования), и система выдает отчет о правках:
После создания отчета система отправляет переводчику письмо с просьбой просмотреть правки, перейдя по ссылке на проект.
Классификация ошибок
Редактор может выбрать фрагмент текста и классифицировать в нем ошибки:
В зависимости от количества введенных ошибок система рассчитывает коэффициент качества перевода по специальной формуле:
Обсуждение ошибок между переводчиком и редактором
Когда редактор завершает оценку качества, система уведомляет об этом переводчика, отправляя ему соответствующее письмо. Переводчик изучает все ошибки и, если он не согласен с классификацией какой-либо ошибки, может написать комментарий для редактора, а затем отправить проект редактору на переоценку. Затем редактор может либо изменить классификацию ошибки, либо аргументированно возразить переводчику, после чего вернуть ему проект. Таким образом, они могут вести друг с другом дискуссию по каждой ошибке:
Администратор системы может ограничить количество попыток переводчика оспорить ошибку (в примере выше — три попытки). Исчерпав все попытки, переводчик может обратиться к арбитру, который разрешит спор, приняв окончательное решение.
Важно отметить, что переводчик и редактор не видят имен друг друга; они общаются анонимно. Единственный, кто знает их имена, — это менеджер проектов. Анонимность способствует объективности оценки: участники процесса могут сосредоточиться на тексте, не отвлекаясь на личности. Ведь иначе на оценки могут повлиять личные взаимоотношения между редактором и переводчиком: возможно, они друзья или, наоборот, немного недолюбливают друг друга, и это может отразиться на оценке.
Завершение проекта
По завершении описанного выше процесса система уведомляет менеджера, что проект оценки качества перевода завершен. Менеджер может зайти в систему и просмотреть отчет о найденных ошибках:
Как видим, такой процесс оценки качества перевода не требует активного участия менеджера: большую часть работы выполняет система.
При таком подходе один человек за один день может координировать до 500 проектов оценки качества перевода, что в ручном режиме заняло бы как минимум неделю. Для бюро это означает экономию расходов на управление проектами.
Отчеты по качеству работы переводчиков
Проекты оценки качества сохраняются в системе, и к ним можно вернуться в любой момент. Кроме того, на основании введенных в систему данных TQAuditor может генерировать отчеты по качеству работы переводчиков.
Например, можно быстро узнать рейтинг переводчиков по средним оценкам качества:
Можно также сгенерировать подробный отчет по конкретному переводчику и узнать, как менялось качество его работы со временем, каков его уровень по сравнению со средним показателем по компании, какие оценки он получает от каждого из редакторов, как зависит его уровень качества от тематики текста, а также какие ошибки он допускает чаще всего:
Вся эта аналитика позволяет:
1) Предоставлять детальные отзывы и рекомендации переводчикам, которые помогут им развиваться. Например, если переводчик допускает много пунктуационных ошибок, можно порекомендовать ему изучить правила расстановки запятых и выполнить упражнения. Кроме того, сам переводчик тоже видит эти отчеты, поэтому знает, что нужно улучшить.
2) Принимать качественные кадровые решения — например, выбирать наиболее подходящих переводчиков под конкретную тематику и отсеивать тех, чей уровень недостаточен.
3) Разрабатывать системы мотивации на основе получаемых переводчиками оценок. Например, можно премировать переводчиков с наиболее высокими оценками.
С помощью этих отчетов каждый менеджер в компании может в любой момент узнать все о качестве работы конкретного переводчика в своем бюро.
Зачем все это нужно?
Все вышеописанные процессы требуют затрат даже при автоматизации, ведь как минимум нужно платить редакторам за оценку качества работы переводчиков. Не проще ли пропустить этот процесс и заработать больше за счет снижения расходов по проекту?
Ответ на этот вопрос зависит от того, какие цели вы перед собой ставите. Если нужна сиюминутная выгода, то действительно проще отказаться от затрат на обучение своих переводчиков. Но если вам важна перспектива и сильная команда в будущем, то без этого никак не обойтись. Ведь бизнес не растет, если не растут вовлеченные в него люди. Обучая сотрудников, вы готовите свою компанию к следующему качественному скачку. Например, если поступит большой проект, вам не придется искать ресурсы на стороне или вообще отказываться от предложения: у вас будет достаточно своих, обученных вами переводчиков.
Кроме того, сотрудников мотивирует сам факт обратной связи. Они начинают четко понимать, что от них требуется и каковы из слабые места. Возможность профессионального роста — мощнейший мотиватор, способный удержать ценных сотрудников в вашей команде. Многие переводчики могут предпочесть работу с вами именно благодаря этим отзывам.
Использование систем, подобных TQAuditor, позволяет организовать этот процесс максимально эффективно и с наименьшими затратами.
