Ми постійно спілкуємося з керівниками бюро перекладів — і особисто, і на конференціях. У цих бесідах явно або неявно проглядається думка: так, система керування перекладацьким бізнесом — це, звісно, добре, але впровадити її складно, і тому простіше й надалі користуватись Excel або Google Spreadsheets. Деяким і зовсім удається обходитися фізичною дошкою, записуючи на ній список поточних проектів фломастерами.
Що ховається під цим «складно»?
Я впроваджу, але не сьогодні...
Про цей невидимий бар’єр ми вже писали: керівник бюро усвідомлює, що так, непогано було б упровадити систему, і розуміє, що вона буде корисною, але до цього ніяк не доходять руки. Він постійно чимось зайнятий: то фінансами, то перемовами, то безпосередньо керуванням. Усе термінове, і займатися впровадженням немає часу. Але парадокс у тому, що часу немає саме через відсутність системи, адже доводиться вручну робити багато чого з того, що програма автоматично робить за секунди. Та сама «пастка-22».
Тобто проблема тут суто психологічна: потрібно відволіктися від поточної рутини та зробити стратегічно важливий крок: замість термінових, але не дуже важливих завдань зайнятися важливим, але нетерміновим завданням.
Це вимагає певного стимулу. Потрібно, наприклад, злякатися того, що компанія не зростає, а конкуренти стають усе агресивнішими. Або, навпаки, слід поставити собі за мету вивести своє бюро в лідери ринку, чого неможливо досягти без системи керування проектами та бізнесом.
Так це ж потрібно вчитися...
Компанія Apple витрачає мільярди доларів на розробку дизайну своїх пристроїв і операційних систем, прагнучи зробити їх інтуїтивно зрозумілими. І продажі, яких вона досягає, красномовно свідчать, що її дизайнери недарма їдять свій хліб.
Проте коли iPhone потрапляє в руки користувача Android, той починає хаотично натискати кнопки, злитися й обурюватися — тільки тому, що в нього встигли сформуватись інші звички. Кнопки не ті, розміщені не там і роблять не те, до чого він звик.
Спостерігається й зворотний ефект: фанати Apple дратуються, коли їм доводиться користуватися смартфоном під керуванням Android — з тієї ж причини.
Ситуація із системами керування перекладацькими проектами аналогічна.
Ознайомлення з новою системою зазвичай відбувається так. Запустивши її вперше та реєструючи обліковий запис, її потенційний користувач заздалегідь має певне уявлення про те, як вона має працювати, — адже він уже працював в іншій системі та встиг набратися трохи досвіду. Але в нової системи інший інтерфейс, який дратує вже самим фактом своєї новизни.
Сяк-так зорієнтувавшись, користувач натискає кілька кнопок. Зрозуміло, вони працюють не так, як він очікував, — і, вилаявшись, він закриває систему, вигукуючи: «Вона занадто складна!»
Парадокс: розробник системи докладає силу силенну зусиль для спрощення інтерфейсу, надає текстові інструкції, скріншоти, відеоролики, служба підтримки готова оперативно відповісти на будь-яке запитання, організувати онлайн-зустріч і продемонструвати її переваги — але більшість нових користувачів не напишуть у підтримку та не переглянуть двохвилинний відеоролик. Вони відкриють систему, переконаються, що «тут нічого не зрозуміло», — і закриють її назавжди.
Однаково доведеться перевчатися...
Якщо ви вмієте керувати автомобілем марки Toyota, ви швидко адаптуєтесь і в автомобілі марки Ford. Звісно, допоміжні елементи керування в новій машині будуть розташовані інакше: важіль ближнього світла, кнопка аварійної сигналізації, ручка підіймача скла опиняться в інших місцях, і до цього доведеться звикнути. Але основні органи керування — кермо, педалі гальма та газу — практично ті самі, що й у «Тойоті». Адаптуватися буде нескладно.
Те саме із системами керування перекладацькими проектами: якщо раніше ви вже користувалися будь-якими з них, вивчити нову буде простіше: загальна логіка її роботи буде вам зрозумілою. Той факт, що ви вже маєте досвід роботи в іншій системі, — це насправді ваша перевага.
Однак важливо розуміти: вчитися працювати доведеться в будь-якій системі, навіть у найбільш інтуїтивно зрозумілій. Можна спростити інтерфейс системи до краю, але його простота лише вкорочує криву навчання, а не усуває її. Потрібне бажання навчатися.
Якщо ви ніколи не керували автомобілем, зусиль для навчання водінню доведеться докласти значно більше. Так само й із системами керування: вивчити її «з нуля» складніше, ніж перевчитися. Але в перспективі витрачений час усе одно окупиться, повірте.
Адже все й так працює...
Ми не знаємо, що саме нам невідомо. Наприклад, колись люди не тільки не знали, що Земля має форму кулі, але навіть не підозрювали про можливість такого знання: воно було за межами їхнього розуміння світу.
У схожу пастку потрапляє багато власників бюро перекладів, особливо невеликих: вони просто не уявляють, які величезні переваги надає система керування перекладацькими проектами. Адже в них «УСЕ й так працює». Але варто задати їм кілька запитань — і виявиться, що в них дуже вузьке розуміння цього «УСЕ».
Наприклад, ті, хто веде записи про проекти в Excel, впевнені, що система керування перекладацькими проектами — це щось схоже на вдосконалений Excel із додатковими кнопками та меню. І не підозрюють, що система здатна виконувати багато інших операцій, які не доручиш «Екселю». Вона може сама розсилати листи клієнтам і перекладачам, генерувати фінансові документи, передавати файли від перекладача редактору, складати фінансові звіти й виконувати ще десятки інших рутинних дій, вивільняючи дорогоцінний час людини.
Тобто ті, хто говорить «УСЕ й так працює, мені достатньо Excel», навіть не здогадуються, наскільки система керування спрощує роботу керівника, менеджерів, бухгалтера, і не включають ці «бонуси» в поняття «УСЕ».
Вивчаючи функціонал системи керування перекладацькими проектами, потрібно бути готовим розширювати свій кругозір. Напевно, у ній уже передбачено вирішення тих проблем, з якими ви у своєму бюро ще навіть не встигли зіткнутися, — вони з’являться тільки років через п’ять.
Упроваджуючи систему, ви не просто починаєте працювати в новій програмі. Разом із системою ви купуєте процеси ефективного керування, які у вас наразі, імовірно, не формалізовані.
Зважаючи на вищесказане, необхідності вчитися слід радіти: нові знання відкривають нові можливості.
Менеджери противитимуться...
Ще один аргумент, який перешкоджає впровадженню системи, звучить так: «Я-то хочу впровадити систему керування перекладацьким бізнесом, але мої менеджери в захваті не будуть».
З боку ситуація виглядає так:
- Керівник бюро перекладів чітко бачить переваги впровадження нової системи та розуміє, що завдяки їй процеси в усій компанії покращаться.
- Менеджери перекладацьких проектів бачать певний фрагмент роботи компанії та впевнені, що впровадження системи щось погіршить у цьому фрагменті.
Менеджери, не бачачи повної картини, перебувають у положенні стародавніх людей, які не усвідомлюють, що Земля може бути круглою. У них розвивається «тунельний зір»: вони не знають, з якими проблемами має справу керівник, бухгалтер, менеджер із ресурсів, системний адміністратор тощо. Висловлюючи свою думку про систему, вони керуються виключно «своїми» реаліями, не враховуючи те, які проблеми доводиться розв’язувати іншим співробітникам, а часом навіть не знаючи про них.
Крім того, люди просто не люблять виходити із зони комфорту. Вони за замовчуванням схильні працювати так, як звикли — а тут ви зі своїми реформами. Перша природна реакція — чинити їм опір, особливо якщо не дуже зрозуміло, до чого вони призведуть у майбутньому.
Якщо ви як керівник піддаватиметеся цим емоціям співробітників, ви не зрушите з мертвої точки. Вам доведеться скористатися своїм імперативним правом і змінити процеси, незважаючи на опір. Ви ж керівник? От і керуйте!
Це не заклик до авторитаризму та дії за принципом «тому що я так хочу». В ідеалі потрібно з’ясувати, що турбує кожного менеджера проектів, і врахувати його думку. Але ви навряд зможете поговорити з кожним — вам просто не вистачить часу. Якщо ви бачите вигоду у впровадженні системи керування перекладацьким бізнесом для своєї компанії, вам доведеться діяти, долаючи невдоволення.
Люди зазвичай не люблять реформи, але з радістю користуються їхніми результатами, якщо вони виявилися вдалими.
