Мы постоянно общаемся с руководителями бюро переводов — и в частном порядке, и на конференциях. В этих беседах явно или неявно проскальзывает мысль: да, система управления переводческим бизнесом — это, конечно, хорошо, но внедрить ее сложно, и потому проще и дальше пользоваться Excel или Google Spreadsheets. Некоторые и вовсе умудряются обходиться физической доской, записывая на ней список текущих проектов фломастерами.
Что скрывается под этим «сложно»?
Я внедрю, но не сегодня...
Об этом невидимом барьере мы уже писали: руководитель бюро осознает, что да, неплохо бы внедрить систему, и понимает, что она будет полезна, но до этого никак не доходят руки. Он постоянно чем-то занят: то финансами, то переговорами, то непосредственно управлением. Всё срочно, и заниматься внедрением некогда. Но парадокс в том, что времени нет как раз из-за отсутствия системы, ведь приходится вручную делать многое из того, что программа автоматически делает за секунды. Та самая «уловка-22».
То есть проблема здесь чисто психологическая: нужно отвлечься от сиюминутной рутины и сделать стратегически важный шаг: вместо срочных, но не очень важных задач заняться важной, но несрочной задачей.
Для этого требуется какой-то стимул. Нужно, например, испугаться от того, что компания не растет, в то время как конкуренты становятся все более агрессивными. Или, наоборот, нужно поставить себе цель вывести свое бюро в лидеры рынка, чего невозможно добиться без системы управления проектами и бизнесом.
Так это же учиться нужно...
Компания Apple тратит миллиарды долларов на разработку дизайна своих устройств и операционных систем, стремясь сделать их интуитивно понятными. И продажи, которых она добивается, красноречиво свидетельствуют, что ее дизайнеры едят свой хлеб не зря.
Но когда iPhone попадает в руки пользователя Android, тот начинает хаотично нажимать кнопки, злиться и возмущаться — просто потому, что у него успели сформироваться другие привычки. Кнопки не те, находятся не там и делают не то, к чему он привык.
Наблюдается и обратный эффект: фанаты Apple раздражаются, когда им приходится пользоваться смартфоном под управлением Android — по той же причине.
Ситуация с системами управления переводческими проектами аналогична.
Ознакомление с новой системой обычно происходит так. Запустив ее в первый раз и регистрируя учетную запись, ее потенциальный пользователь заранее имеет некое представление о том, как она должна работать, — потому что уже работал в другой системе и успел приобрести некоторый опыт. Но у новой системы другой интерфейс, который раздражает уже самим фактом своей новизны.
Кое-как сориентировавшись, пользователь нажимает пару кнопок. Разумеется, они работают не так, как он ожидал, — и, чертыхнувшись, он закрывает систему, восклицая: «Она слишком сложная!»
Парадокс: разработчик системы прилагает массу усилий к упрощению интерфейса, предоставляет текстовые инструкции, скриншоты, видеоролики, служба поддержки готова оперативно ответить на любой вопрос, организовать онлайн-встречу и продемонстрировать ее преимущества — но большинство новых пользователей не напишут в поддержку и не просмотрят двухминутный видеоролик. Они откроют систему, убедятся, что «здесь ничего не понятно», — и закроют ее навсегда.
Все равно придется переучиваться...
Если вы умеете управлять автомобилем марки Toyota, вы быстро освоитесь и в автомобиле марки Ford. Да, вспомогательные элементы управления в новой машине будут расположены иначе: рычаг ближнего света, кнопка аварийной сигнализации, ручка стеклоподъемника окажутся в других местах, и к этому придется привыкнуть. Но основные органы управления — руль, педали тормоза и газа — практически такие же, что и в «Тойоте». Перестроиться будет несложно.
Так и с системами управления переводческими проектами: если ранее вы уже пользовались какими-либо из них, изучить новую будет легче: общая логика ее работы будет вам понятна. Тот факт, что вы уже имеете опыт работы в другой системе, — это на самом деле ваше преимущество.
Однако важно понимать: учиться придется работе в любой системе, даже самой интуитивно понятной. Можно упростить интерфейс системы до предела, но его простота лишь укорачивает кривую обучения, а не устраняет ее. Нужна готовность обучаться.
Если вы никогда не управляли автомобилем, усилий на обучение вождению потребуется значительно больше. То же верно и для системы управления: изучить ее «с нуля» сложнее, чем переобучиться. Но в перспективе затраченное время все равно окупится, поверьте.
Ведь все и так работает...
Мы не знаем, что именно нам неизвестно. Например, когда-то люди не только не знали, что Земля имеет форму шара, но даже не подозревали о возможности такого знания: оно было за пределами их миропонимания.
В похожую ловушку попадают многие владельцы бюро переводов, особенно небольших: они просто не представляют, какие огромные преимущества дает система управления переводческими проектами. Ведь у них «ВСЁ и так работает». Но достаточно задать им несколько вопросов — и выяснится, что у них весьма узкое понимание вот этого «ВСЁ».
Например, те, кто ведет записи о проектах в Excel, уверены, что система управления переводческими проектами — это что-то вроде усовершенствованного Excel с дополнительными кнопками и меню. И не подозревают, что система способна выполнять массу других операций, которые не поручишь «Экселю». Она может сама рассылать письма клиентам и переводчикам, генерировать финансовые документы, передавать файлы от переводчика редактору, составлять финансовые отчеты и выполнять еще десятки других рутинных действий, высвобождая драгоценное время человека.
То есть те, кто говорит «ВСЁ и так работает, мне достаточно Excel», даже не догадываются, насколько система управления упрощает работу руководителя, менеджеров, бухгалтера, и не включают эти «бонусы» в понятие «ВСЁ».
Изучая функционал системы управления переводческими проектами, нужно быть готовым расширять свой кругозор. Наверняка в ней уже предусмотрено решение тех проблем, с которыми вы в своем бюро еще даже не успели столкнуться, — они всплывут только лет через пять.
Внедряя систему, вы не просто начинаете работать в новой программе. Вместе с системой вы покупаете процессы эффективного управления, которые у вас в данный момент, скорее всего, не формализованы.
Ввиду вышесказанного, необходимость учиться следует приветствовать: новые знания открывают новые возможности.
Менеджеры заартачатся...
Еще один аргумент, который препятствует внедрению системы, звучит так: «Я-то хочу внедрить систему управления переводческим бизнесом, но мои менеджеры будут не в восторге».
Со стороны ситуация выглядит так:
- Руководитель бюро переводов четко видит преимущества внедрения новой системы и понимает, что благодаря ей процессы во всей компании улучшатся.
- Менеджеры переводческих проектов видят какой-то фрагмент работы компании и уверены, что внедрение системы что-то ухудшит в этом фрагменте.
Менеджеры, не видя полной картины, находятся в положении древних людей, не осознающих, что Земля может быть круглой. У них развивается «туннельное зрение»: они не ведают, с какими проблемами сталкивается руководитель, бухгалтер, менеджер по ресурсам, системный администратор и т. д. Высказывая свое мнение о системе, они исходят исключительно из «своих» реалий, не учитывая, какие проблемы приходится решать другим сотрудникам, а порой даже не зная о них.
Кроме того, люди просто не любят выходить из зоны комфорта. Они по умолчанию склонны работать так, как привыкли — а тут вы со своими реформами. Первая естественная реакция — сопротивляться им, особенно если не вполне понятно, чем они обернутся в будущем.
Если вы как руководитель будете поддаваться этим эмоциям сотрудников, вы не сдвинетесь с мертвой точки. Вам придется воспользоваться своим императивным правом и поменять процессы, невзирая на сопротивление. Вы ведь руководитель? Так руководите!
Это не призыв к авторитаризму и действию по принципу «потому что я так хочу». В идеале нужно выяснить, что беспокоит каждого менеджера проектов, и учесть его мнение. Но вряд ли вы сможете поговорить с каждым — вам просто не хватит времени. Если вы видите выгоду во внедрении системы управления переводческим бизнесом для своей компании, вам придется действовать, преодолевая роптание.
Люди обычно не любят реформы, но с радостью пользуются их результатами, если они оказались удачны.
