Чому Excel не підходить для обліку проектів і фінансів у бюро перекладів

28.08.2019
img

Усе у вашому бюро перекладів — замовлення, які надійшли від клієнтів, виписані рахунки-фактури, здійснені платежі, завдання для перекладачів із дедлайнами, файлами та фінансовою інформацією тощо — потрібно якось фіксувати. Це настільки самоочевидна істина, що її немає сенсу навіть пояснювати. І ні — ви не надлюдина, і втримувати все це у своїй голові ви не зможете.

У невеликих компаніях це завдання зазвичай вирішують за допомогою табличних додатків на кшталт Excel або Google Spreadsheets. Але якщо розглянути це детальніше, то виявляється, що вони радше стримують розвиток компанії, аніж сприяють йому. Чим вони поступаються спеціалізованим системам керування перекладацьким бізнесом?

Спільна робота й права доступу

Якщо кількість менеджерів у вашому бюро перевищила один, виникає проблема колективної обробки інформації. Потрібно або яким-небудь чином зводити записи кількох менеджерів в один файл, або чітко регламентувати правила спільної роботи над загальним онлайновим документом.

Що більше людей залучено до спільної роботи, то важче їм виконувати її за єдиним принципом, не заважаючи при цьому один одному. Завдання додатково ускладнюється, якщо в різних співробітників мають бути різні рівні доступу (наприклад, якщо менеджеру дозволено бачити фінансову інформацію у своїх проектах, але заборонено — у проектах інших менеджерів).

У спеціалізованих системах керування перекладацьким бізнесом усі користувачі працюють із загальною базою даних, не заважаючи один одному. Така система не дасть змогу випадково видалити або замінити дані, введені іншим менеджером. За потреби облікові записи різних користувачів можна ізолювати один від одного, і тоді кожному менеджеру будуть доступні тільки його власні проекти.

Зберігання файлів

Майже кожен перекладацький проект передбачає роботу з якими-небудь файлами — джерелами вихідного тексту, довідковими матеріалами, глосаріями тощо. Проте файл неможливо «вставити» в таблицю Excel. Як тимчасове рішення можна додати посилання на файл, але воно матиме сенс, лише доки сам файл не перенесено або не видалено.

Є, звісно, обхідні шляхи — наприклад, створити на якому-небудь «головному» комп’ютері структуру папок і файлів проектів, суворо формалізувати правила іменування, а в таблицю вносити тільки їхні імена. У будь-якому разі файли проекту стають «відірваними» від записів цього проекту.

У системах керування перекладацьким бізнесом така проблема не виникає: файли, які стосуються проекту, зберігаються безпосередньо в проекті, тому немає необхідності пам’ятати, на якому комп’ютері та в яких папках вони розташовані. Вони завжди доступні безпосередньо із системи: їх можна відразу передавати перекладачам і клієнтам.

Портали для виконавців і клієнтів

Це одна з функцій, які взагалі неможливі в табличних додатках. Її суть у тому, що в системі керування проектами створюються облікові записи для виконавців і клієнтів, і надалі вони взаємодіють із менеджерами безпосередньо всередині системи.

Приклади:

  • Менеджер назначає роботу перекладачу; система автоматично надсилає повідомлення про це; перекладач, отримавши повідомлення, завантажує файли із системи, виконує переклад і вивантажує перекладений текст назад; потім менеджер отримує автоматичне повідомлення про завершення роботи.
  • Клієнт надсилає менеджеру файли, які потрібно перекласти, безпосередньо в систему, а той повертає йому перекладені файли — теж через систему.
  • Перекладач самостійно створює рахунок-фактуру для оплати своєї роботи, менеджер створює відповідний платіж і вводить у систему дані про нього, а система сама повідомляє перекладача про оплату.

Можна навести ще десятки подібних прикладів. Важливо, що системи керування перекладацьким бізнесом — це не просто бази даних, а ще й інструмент комунікації та координації роботи. Вони заощаджують багато часу під час виконання рутинних завдань — розсилка нагадувань, передавання файлів, виявлення невідповідностей у фінансових записах тощо.

Якщо ваше бюро зупинилось у своєму розвитку на таблицях Excel, то ті операції, які не потребують розумових зусиль і які можна доручити комп’ютеру, вам доведеться виконувати «врукопаш» — за допомогою електронної пошти й «Провідника». З погляду бізнесу це нераціональна витрата ресурсів — а отже, фінансові втрати.

Електронна пошта

Про це побіжно вже згадано вище, але винесемо це в окремий пункт. На відміну від Excel і Google Spreadsheets, системи керування бізнесом уміють працювати з листами. Правильно налаштована система керування автоматично надішле повідомлення про назначене завдання, повідомить перекладача про дедлайн роботи, який наближається або вже минув, а менеджера — про дедлайн проекту, розішле рахунки-фактури клієнтам тощо.

Завдяки автоматизації як у менеджерів, так і в перекладачів звільняється непоправний ресурс — час. Це дає їм змогу підвищити ефективність своєї роботи.

Створення фінансових документів

Діяльність бюро перекладів передбачає створення великої кількості документів — рахунків-фактур для клієнтів, PO (purchase orders) для виконавців, комерційних пропозицій і багатьох інших. У системах керування бізнесом усі вони миттєво генеруються за шаблонами: немає необхідності витрачати час на редагування документа у Word або окремій бухгалтерській програмі.

Важливо також, що після створення ці документи не втрачаються: вони й надалі зберігаються в системі. Навіть через кілька років можна легко встановити, ким і коли був створений документ, до якого проекту він належав і кому був надісланий.

Автоматизація

Як уже згадувалося вище, таблиця — це всього лише введені вручну розрізнені дані, які самі собою марні. Вони здобувають практичний сенс, коли ви яким-небудь чином їх застосовуєте. Проте якщо вони зберігаються в Excel, застосовувати їх доведеться вручну.

Система керування перекладацькими проектами — тому й система, що в ній дані систематизовані, а виконувані нею дії — автоматизовані. Багато операцій із даними вона вміє виконувати самостійно: вона сама нагадає перекладачу про прострочену роботу, передасть надісланий перекладачем файл редактору тощо.

Інакше кажучи, система позбавляє менеджерів проектів найнуднішої та наймаруднішої роботи, звільняючи їхній час для вирішення завдань, які вимагають творчого підходу.

Бізнес-звіти

Не можна керувати серйозною компанією, керуючись інтуїцією, — таке можливо тільки в голлівудських фільмах. Керування передбачає планування, а воно не буває абстрактним.

Ні оперативне, ні стратегічне планування неможливе без інформації про поточний стан справ. А щоб отримати її, потрібно мати під рукою звіти про прибуток, обсяги продажів, витрати — за місяць, за квартал, за рік, по конкретному клієнту, за мовним напрямком, за тематикою тощо.

Крім того, у процесі планування постійно виникають специфічні запитання. У кого з перекладачів, які працюють у мовному напрямку A—B, найгірше поєднання ціна — якість, а в кого найкраще? Який прибуток за останні X місяців приніс менеджер Y, виконуючи проекти клієнта Z? Проекти якої тематики найзатратніші в поточному році? Коли відсоток прибутку у вашому бюро був вищим — у минулому кварталі чи позаминулому?

Якщо діяльність вашого бюро перекладів ведеться в Excel, пошук відповідей на такі запитання займатиме неприпустимо багато часу: вилучення й обробка даних із таблиць — справа нешвидка. Імовірно, ви просто відмовитеся їх добувати й махнете на них рукою. У професійних же системах керування це робиться за секунди — і рішення, які ви приймаєте, будуть спиратися на цифри, а не інтуїцію.

Інтеграції

Таблиці обліку замовлень і робіт, подібні до Excel, дають змогу зафіксувати лише невелику частину даних про вашу компанію. І справа не тільки в обмеженості функціонала.

Таблиця Excel не пов’язана з даними в інших базах даних: наприклад, введений в Excel інвойс не відобразиться автоматично у вашій бухгалтерській програмі, введений у неї дедлайн не перенесеться автоматично в календар, а файли проекту не вивантажаться в CAT-програму. Вам доведеться багаторазово вводити ті самі дані в різні бази.

Така «обмеженість» ніяк не применшує переваг Excel: це чудова програма, але вона розрахована на виконання інших завдань. А для керування бізнесом призначені системи керування. Серед іншого, вони вміють обмінюватися даними з іншими онлайновими системами за допомогою API. Наприклад, створивши проект в одній системі, одним натисканням кнопки можна створити його аналог в іншій системі, не переносячи дані власноруч.

Цілісна картина

Описане вище — лише короткий огляд найважливіших функцій, відсутніх у програмах, подібних до Excel. Система керування перекладацьким бізнесом об’єднує розрізнені фрагменти інформації про діяльність компанії в єдине ціле та виконує багато рутинних дій, заощаджуючи таким чином ваш час і гроші.

Вести облік проектів і фінансів за допомогою Excel — те саме, що будувати міст за допомогою молотка. Якщо є бажання, це, напевно, можливо. Проте для будівництва мостів є набагато зручніші засоби.

Підписатися на розсилку

Займайтеся перекладом, а не адміністративними питаннями

Використовуйте систему Protemos для організації процесів у своєму бізнесі

СПРОБУВАТИ перший місяць - безкоштовно!
Вгору

ВІТАЄМО

Ви успішно підписалися на розсилку

Повернутися на сайт
Цей сайт є українською мовою. Ви можете переключити мову у меню, або зробити це зараз.