Почему Excel не годится для учета проектов и финансов в бюро переводов

28.08.2019
img

Всё в вашем бюро переводов — поступившие от клиентов заказы, выписанные счета-фактуры, совершенные платежи, задания переводчикам с дедлайнами, файлами и финансовой информацией и т. п., — нужно каким-то образом фиксировать. Это настолько самоочевидная истина, что ее нет смысла даже объяснять. И нет — вы не сверхчеловек, и удерживать все это в голове вы не сможете.

В небольших компаниях эту задачу обычно решают с помощью табличных приложений наподобие Excel или Google Spreadsheets. Но при ближайшем рассмотрении выясняется, что они скорее сдерживают развитие компании, чем способствуют ему. В чем они уступают специализированным системам управления переводческим бизнесом?

Совместная работа и права доступа

Если количество менеджеров в вашем бюро превысило один, возникает проблема коллективной обработки информации. Нужно либо каким-то образом сводить записи нескольких менеджеров в один файл, либо четко регламентировать правила совместной работы над общим онлайновым документом.

Чем больше людей вовлечено в совместную работу, тем сложнее им выполнять ее единообразно, не мешая при этом друг другу. Задача дополнительно усложняется, если у разных сотрудников должны быть различные уровни доступа (например, если менеджеру разрешено видеть финансовую информацию в своих проектах, но запрещено — в проектах других менеджеров).

В специализированных системах управления переводческим бизнесом все пользователи работают с общей базой данных, не мешая друг другу. Такая система не позволит случайно удалить или изменить данные, введенные другим менеджером. При необходимости учетные записи разных пользователей можно изолировать друг от друга, и тогда каждому менеджеру будут доступны только собственные проекты.

Хранение файлов

Почти любой переводческий проект подразумевает работу с какими-либо файлами — источниками исходного текста, справочными материалами, глоссариями и т. п. Но файл невозможно «вставить» в таблицу Excel. В качестве временного решения можно привести ссылку на файл, но она будет иметь смысл лишь до тех пор, пока сам файл не перемещен или не удален.

Есть, конечно, обходные пути — например, создать на каком-нибудь «главном» компьютере структуру папок и файлов проектов, строго формализовать правила их именования, а в таблицу заносить только их имена. Так или иначе, файлы проекта оказываются «оторваны» от записей этого проекта.

В системах управления переводческим бизнесом такая проблема не возникает: файлы, относящиеся к проекту, непосредственно в проекте и хранятся, поэтому нет необходимости помнить, на каком компьютере и в каких папках они находятся. Они всегда доступны непосредственно из системы: их можно передавать переводчикам и клиентам напрямую.

Порталы для исполнителей и клиентов

Это одна из функций, которые в принципе невозможны в табличных приложениях. Суть ее в том, что в системе управления проектами создаются учетные записи для исполнителей и клиентов, и в дальнейшем они взаимодействуют с менеджерами непосредственно внутри системы.

Примеры:

  • Менеджер назначает работу переводчику; система автоматически отправляет уведомление об этом; переводчик, получив уведомление, загружает файлы из системы, выполняет перевод и выгружает переведенный текст обратно; затем менеджер получает автоматическое уведомление о завершении работы.
  • Клиент отправляет менеджеру файлы, которые нужно перевести, непосредственно в систему, а тот возвращает ему переведенные файлы — тоже через систему.
  • Переводчик самостоятельно создает счет-фактуру для оплаты своей работы, менеджер создает соответствующий платеж и вводит в систему данные о нем, а система сама уведомляет переводчика об оплате.

Можно привести еще десятки подобных примеров. Важно, что системы управления переводческим бизнесом — это не просто базы данных, а еще и инструмент коммуникации и координации работы. Они экономят массу времени при выполнении рутинных задач — рассылка напоминаний, передача файлов, выявление нестыковок в финансовых записях и т. д.

Если ваше бюро остановилось в своем развитии на таблицах Excel, то те операции, которые не требуют умственных усилий и которые можно поручить компьютеру, вам придется выполнять «врукопашную» — с помощью электронной почты и «Проводника». С точки зрения бизнеса это нерациональная трата ресурсов — а значит, финансовые потери.

Электронная почта

Об этом вскользь уже упомянуто выше, но вынесем в отдельный пункт. В отличие от Excel и Google Spreadsheets, системы управления бизнесом умеют работать с письмами. Правильно настроенная система управления автоматически отправит сообщение о назначенном задании, уведомит переводчика о приближающемся или просроченном дедлайне работы, а менеджера — о дедлайне проекта, разошлет счета-фактуры клиентам, и т. д.

За счет автоматизации и у менеджеров, и у переводчиков освобождается невосполнимый ресурс — время. Это дает им возможность увеличить эффективность своей работы.

Создание финансовых документов

Деятельность бюро переводов подразумевает создание множества документов — счетов-фактур для клиентов, PO (purchase orders) для исполнителей, коммерческих предложений и множества других. В системах управления бизнесом все они мгновенно генерируются по шаблонам: нет необходимости тратить время на редактирование документа в Word или отдельной бухгалтерской программе.

Важно также, что после создания эти документы не теряются: они продолжают храниться в системе. Даже по прошествии нескольких лет можно легко установить, кем и когда был создан документ, к какому проекту он относился и кому был отправлен.

Автоматизация

Как уже говорилось выше, таблица — это всего лишь введенные вручную разрозненные данные, которые сами по себе бесполезны. Они обретают практический смысл, когда вы каким-либо образом их применяете. Но если они хранятся в Excel, применять их придется вручную.

Система управления переводческими проектами — потому и система, что в ней данные систематизированы, а выполняемые ею действия — автоматизированы. Многие операции с данными она умеет выполнять самостоятельно: она сама напомнит переводчику о просроченной работе, передаст присланный переводчиком файл редактору и т. д.

Другими словами, система избавляет менеджеров проектов от самой скучной и нудной работы, высвобождая их время для решения задач, требующих творческого подхода.

Бизнес-отчеты

Нельзя управлять серьезной компанией, опираясь на интуицию — такое возможно только в голливудских фильмах. Управление подразумевает планирование, а оно не бывает абстрактным.

Ни оперативное, ни стратегическое планирование невозможно без информации о текущем состоянии дел. А чтобы получить ее, нужно иметь под рукой отчеты о прибыли, объемах продаж, расходах — за месяц, за квартал, за год, по конкретному клиенту, по языковому направлению, по тематике и т. п.

Кроме того, в процессе планирования постоянно возникают специфические вопросы. У кого из переводчиков, работающих в языковом направлении AB, наихудшее сочетание цена — качество, а у кого наилучшее? Какую прибыль за последние X месяцев принес менеджер Y, выполняя проекты клиента Z? Проекты какой тематики наиболее затратны в текущем году? Когда процент прибыли в вашем бюро был выше — в прошлом квартале или позапрошлом?

Если деятельность вашего бюро переводов ведется в Excel, поиск ответов на такие вопросы будет отнимать недопустимо много времени: извлечение и обработка данных из таблиц — дело небыстрое. Скорее всего, вы просто откажетесь их добывать и махнете на них рукой. В профессиональных же системах управления это делается за секунды — и решения, которые вы принимаете, будут опираться на цифры, а не интуицию.

Интеграции

Excel-подобные таблицы учета заказов и работ дают возможность зафиксировать лишь малую часть данных о вашей компании. И дело не только в ограниченности функционала.

Таблица Excel не связана с данными в других базах данных: например, введенный в Excel инвойс не отразится автоматически в вашей бухгалтерской программе, введенный в нее дедлайн не перенесется автоматически в календарь, а файлы проекта не выгрузятся в CAT-программу. Вам придется многократно вводить одни и те же данные в разные базы.

Такая «ограниченность» никак не умаляет достоинств Excel: это прекрасная программа, но она рассчитана на решение других задач. А для управления бизнесом предназначены системы управления. Помимо прочего, они умеют обмениваться данными с другими онлайновыми системами с помощью API. Например, создав проект в одной системе, одним нажатием кнопки можно создать его аналог в другой системе, не перенося данные вручную.

Целостная картина

Описанное выше — лишь краткий обзор важнейших функций, отсутствующих в программах типа Excel. Система управления переводческим бизнесом объединяет разрозненные фрагменты информации о деятельности компании в единое целое и выполняет множество рутинных действий, экономя тем самым ваше время и деньги.

Вести учет проектов и финансов с помощью Excel — все равно что строить мост с помощью молотка. При желании это, наверно, возможно. Но для строительства мостов есть гораздо более удобные средства.

Подписаться на рассылку

Занимайтесь переводом, а не административными вопросами

Используйте систему Protemos для организации процессов в своем бизнесе

попробовать первый месяц БЕСПЛАТНО!
Вверх

ПОЗДРАВЛЯЕМ

Вы успешно подписались на рассылку

Вернуться на сайт
Цей сайт є українською мовою. Ви можете переключити мову у меню, або зробити це зараз.