Кожен розробник спеціалізованого програмного забезпечення для управління бізнесом перекладу іноді отримує відгук накшталт: «Ви все зробили не так. Якби ви знали, як працює бюро перекладів, ви б робили по-іншому!» У цій статті ми розглянемо причини таких відгуків.
Унікальні потреби
Спочатку хочемо відповісти на коментар: "Якби ви знали, як працює перекладацьке агентство..." Розкриємо вам таємницю. Будь-яке програмне забезпечення для керування перекладацьким бізнесом розроблялося або на замовлення конкретного перекладацького агентства, або внутрішньою командою цього агентства. Тому розробники із самого початку дуже добре знали, як працює цей бізнес. Але цей досвід базувався на прикладі ОДНІЄЇ компанії. Зазвичай успішної компанії, яка мала кошти на залучення команди програмістів.
Проте перекладацькі агентства не працюють за одним шаблоном. Кожне з них є унікальним, з власними робочими процесами та структурами. Тому після публічного випуску виявляється, що система, яка повністю задовольнила першого клієнта, може не мати функцій, необхідних для інших компаній. Або, навпаки, мати зайві функції.
Отримавши початкову критику та відгуки, розробники дізнаються більше про процеси в різних компаніях. Зібравши відгуки, вони розробляють найбільш затребувані функції для потенційних клієнтів. Таким чином, після кількох років розробки команда знає набагато більше про роботу перекладацьких компаній, ніж керівництво одного перекладацького агентства, яке знає тільки свої процеси.
Тому ви можете бути впевнені, що будь-яка система управління перекладацьким бізнесом включає в себе практику управління багатьох успішних компаній. І якщо ваші процеси все ще не можуть бути відтворені в системі, розробленій протягом багатьох років, вони дійсно унікальні. Однак набагато частіше проблема полягає не в браку функцій, а в розумінні того, як вони працюють в конкретній системі.
Спротив змінам
Люди схильні опиратися змінам, особливо коли мова йде про впровадження нових технологій та робочих процесів. Якщо персонал бюро перекладів звик до певного способу роботи, вони можуть (і будуть!) опиратися, адже на початковому етапі впровадження системи доведеться багато чому перевчитися, а це психологічно некомфортно.
У цьому випадку важлива роль керівника. Він повинен бути твердим у своєму рішенні впровадити систему управління перекладацьким бізнесом та сам має розуміти переваги, які вона дає. Також важлива психологічна робота з підлеглими: потрібно пояснювати причини та переваги, щоб це не виглядало як необґрунтоване тиранство. І, нарешті, сам керівник повинен вийти з закритого кола старих звичок ведення бізнесу.
Нерозуміння можливостей
Іноді користувачі можуть не розуміти всіх можливостей та переваг, які пропонує спеціалізоване програмне забезпечення для управління перекладацьким бізнесом. Це може справити на них враження, що програма не задовольняє їх потреби, але насправді проблема може полягати у недостатніх знаннях та досвіді роботи з програмою. Наприклад, команда, що використовувала таблиці Excel, може сприймати нову систему управління перекладацьким бізнесом як поліпшений файл Excel, а не як всеосяжний та комплексний інструмент. Вони можуть сказати: "У Excel я можу швидше вводити дані", але в той же час ВРУЧНУ створювати рахунки-фактури, писати листи, надсилати завдання виконавцям, керувати фінансами у зовсім іншій системі, проводити день на фінансових звітах тощо.
Тут важливо розуміти обрії, які відкриваються при впровадженні системи, і не зосереджуватися на тому, як робити все старим способом, але з новою системою.
Проблеми з комунікацією
Можливо, розробники та користувачі програмного забезпечення не спілкуються достатньо ефективно, щоб виявити та усунути проблеми та непорозуміння. У результаті користувачі можуть думати, що розробники не розуміють їх потреб, коли насправді проблема полягає в відсутності чіткого та відкритого обговорення.
Важливо просто говорити і не мовчати. Перекладацькій агенції тільки на користь, якщо вона детально сформулює та опише проблеми команді підтримки. По-перше, дуже ймовірно, що більшість з них буде вирішена під час процесу спілкування. По-друге, це хороший спосіб перевірити надійність підтримки постачальника програмного забезпечення. Адже ви не просто купуєте програмне забезпечення, а також супровідні послуги: технічну підтримку, впровадження нових функцій та консультації.
Очікування та реальність
Усі користувачі мають ідеальне уявлення про те, як повинна працювати система управління перекладацьким бізнесом та які функції вона повинна мати. Однак, як описано вище, у вас можуть бути дійсно унікальні процеси, яких немає у жодній іншій компанії. І якщо це так, то ніхто в світі не розробив програмне забезпечення для цих процесів. Але значно більш імовірно, що необхідні функції вже є в системі, і вам просто потрібно зрозуміти, як їх використовувати. У цьому випадку команда технічної підтримки грає вирішальну роль, допомагаючи вам реалізувати систему.
Розумним підходом тут є принцип Парето, 80:20. Система повинна вирішувати принаймні 80% ваших завдань, а решта 20% може потребувати подальшого розвитку чи використання інших інструментів. Так, це не 100%, але кількість невирішених задач стає в 5 разів меншою!
Висновки
Щоб отримати максимальну користь від системи керування перекладацьким бізнесом, потрібно:
- Бути відкритим для нових можливостей та готовим змінювати старі звички
- Присвятити певний час вивченню системи, оскільки без цього ви не зможете використовувати її ефективно
- Активно спілкуватися з командою технічної підтримки розробників. Вони допоможуть вам впровадити систему, навчать вас працювати в ній, а також порадять, як відтворити ваші робочі процеси в ній. І якщо деякі функції дійсно відсутні, ваш голос буде переданий у відділ розробки, і, врешті-решт, необхідна функція може з'явитися.
