.png)
Каждый разработчик специализированных программ для управления бизнесом перевода иногда получает отзыв следующего плана: «Вы все сделали не так. Если бы вы знали, как работает бюро переводов, вы бы сделали по-другому!». В этой статье мы разберем причины таких отзывов.
Индивидуальные потребности
Здесь в первую очередь хотелось бы ответить на комментарий «Если бы вы знали, как работает бюро переводов…» Откроем вам секрет. Любая из программ управления бизнесом для бюро переводов разрабатывалась на заказ конкретного бюро переводов, либо внутренней командой этого бюро. Поэтому разработчики изначально прекрасно знали, как работает этот бизнес. Но на примере ОДНОЙ компании. И как правило, компании успешной, раз у нее было деньги на привлечение команды программистов.
Но бюро переводов не работают по одному какому-то шаблону. Каждое из них уникально, имеет свои рабочие процессы и структуры. Поэтому после релиза оказывается, что система, полностью удовлетворившая первого заказчика, может не иметь функций, нужных другим компаниям. Или наоборот, имеет ненужные функции.
Получив первую критику и отзывы, разработчики больше узнают о процессах внутри разных компаний. Собрав статистику, они начинают разработку наиболее востребованных функций для потенциальных клиентов. Таким образом, через несколько лет разработки команда знает гораздо больше о том, как работают переводческие компании, чем руководство отдельно взятого бюро перевода, знающее только свои процессы.
Поэтому вы можете быть уверены, что в любой системе управления переводческим бизнесом собраны практики управления многих успешных компаний. И если ваша процессы все еще невозможно воспроизвести в системе, разрабатываемой много лет, то они воистину уникальны. Но гораздо чаще оказывается, что проблема не в отсутствии функций, а в понимании того, как они работают в конкретной системе.
Сопротивление изменениям
Люди склонны сопротивляться изменениям, особенно когда речь идет о внедрении новых технологий и рабочих процессов. Если персонал бюро переводов привык к определенной системе работы, он может (и будет!) сопротивляться, потому что на первом этапе внедрения системы придется многому переучиваться, а это психологически некомфортно.
В этом случае важна роль руководителя. Он должен быть тверд в своем решении внедрить систему управления переводческим бизнесом и сам понимать преимущества, которые она дает. Также важна психологическая работа с подчиненными: нужно объяснять причины и преимущества, чтобы это не выглядело необоснованной тиранией. И, наконец, сам руководитель должен выйти из замкнутого круга старых привычек ведения бизнеса.
Непонимание возможностей
Иногда пользователи могут не понимать всех возможностей и преимуществ, которые предлагает специализированное программное обеспечение для управления бизнесом перевода. Это может привести к тому, что они считают, что программа не соответствует их потребностям, когда на самом деле проблема заключается в недостаточном знании и опыте использования программы.
Например, если команда пользовалась таблицами Excel, то она может воспринимать новую систему управления переводческим бизнесом как такой себе улучшенный Excel-файл, а не комплексный и всеобъемлющий инструмент. И они могут сказать, что «в Excel я могу записать данные быстрее», но при этом ВРУЧНУЮ создавать счет-фактуры, писать письма отправлять задания исполнителям, вести финансовый учет в совершенно другой системе, тратить день на формирование финансовых отчетов и т.д.
Здесь нужно понимать горизонты, которые открываются при внедрении системы, и не сосредотачиваться на том, как бы делать все по-старому, но с новой системой.
Коммуникационные проблемы
Возможно, разработчики и пользователи программного обеспечения не общаются достаточно эффективно, чтобы выявить и решить проблемы и заблуждения. В результате, пользователи могут думать, что разработчики не понимают их потребности, когда на самом деле проблема заключается в отсутствии ясного и открытого обсуждения.
Здесь важно просто разговаривать и не молчать. Бюро переводов только выиграет, если подробно сформулирует и опишет проблемы. Во-первых, очень возможно, что большая их часть будет решена в процессе общения. Во-вторых это хороший способ проверить надежность поддержки поставщика программного обеспечения. Вы ведь покупаете не просто софт, а и сопутствующие услуги: техническая поддержка, внедрение новых функций, консультирование.
Ожидания и реальность
У всех пользователей есть идеальная картинка того, как должна работать система управления переводческим бизнесом и какие функции она должна иметь. Но, как описано выше, у вас могуть быть действительно уникальные процессы, которых нет ни в одной другой компании. И если это так, то никто в мире не разрабатывал софт под эти процессы. Но гораздо вероятнее, что нужные функции в системе есть, нужно просто понять, как ими пользоваться. И в этом случае решающую роль играет команда технической поддержки, которая помогает вам внедрять систему.
Разумный подход здесь – принцип Паретто, 80:20. Система должна решать как минимум 80% ваших задач, а остальные 20% могут потребовать дальнейшей разработки или других инструментов. Да, это не 100%, но нерешенных задач становится в 5 раз меньше!
В итоге
Чтобы извлечь макимум из системы управления переводческими проектами наилучшим, нужно:
- Быть открытым к новым возможностям и быть готовым менять старые привычки
- Потратить время на изучение системы, ведь без этого вы не сможете использовать ее эффективно
- Активно общаться с командой поддержки разработчиков. Они помогут вам внедрить систему, обучат работать в ней и проконсультируют, как воспроизвести в ней ваши рабочие процессы. А если каких-то функций действительно нет, то ваш голос передадут в отдел разработки, и в итоге нужная функция может появиться.
