Майже будь-яка працездатна людина в сучасному суспільстві виявляється менеджером. З появою нових і розвитком уже наявних професій поняття «менеджер» ставало дедалі ширшим — до такої міри, що сьогодні не завжди зрозуміло, які обов’язки покладаються на всіляких менеджерів із фінансів, продажу, закупівель тощо.
Ще загадковіша професія — менеджер проектів, адже проект від проекту різниться. Хто це — диспетчер, який отримує замовлення та передає їх на виконання, або керівник, який приймає рішення?
Розберемося в цьому на прикладі бюро перекладів.
Обов’язки менеджера проектів
У різних бюро перекладів обов’язки менеджерів суттєво різняться. Загалом, з точки зору функцій менеджерів усі бюро перекладів поділяються на два типи.
У деяких компаніях процеси передбачають, що кожна окрема задача — взаємодія з клієнтом, отримання проекту, розподіл задач між перекладачами й редакторами, фінансовий облік — виконується спеціальним співробітником. Функції, виконувані такими співробітниками, та межі їхніх повноважень чітко окреслені. За такої організації процесу в бюро менеджерів проектів немає в принципі, адже на окремих етапах відсутня необхідність керувати. «Справжнім» менеджментом, власне кажучи, займається лише керівник бюро, котрий реалізував і контролює успішне функціонування побудованої архітектури. Це перший тип менеджменту.
Якщо керівнику бюро перекладів потрібно делегувати комусь частину управлінських функцій, виникає потреба в менеджері, здатному працювати автономно та приймати рішення на всіх етапах. Коли надходить нове замовлення, усі пов’язані з його виконанням обов’язки — визначити, хто, у який термін, за якими ставками та як саме це замовлення буде виконано, а також проконтролювати власне виконання, — покладаються на менеджера проектів. Менеджер стає автономною одиницею, яка приймає рішення самостійно. Це другий тип менеджменту.
Успішність бюро перекладів при організації роботи за першим типом залежить від чіткості правил та інструкцій, в ідеалі щодо всіх можливих варіантів розвитку подій, і службової субординації. Менеджери тут, власне кажучи, не потрібні: важливо заповнити організаційну структуру кваліфікованими спеціалістами та контролювати виконання ними інструкцій. За другого типу ставка робиться скоріше на людські якості менеджерів: ініціативність, вправність, самостійність, гнучкість.
Як знайти гарного менеджера проектів?
Де водяться менеджери
З таким питанням можна звернутися до HR-менеджера (є й такий менеджер) або придивитися до колективу вже працюючих перекладачів і редакторів.
Посада менеджера проектів — можливий етап професійної кар’єри співробітника бюро, який успішно працює, готовий до самовдосконалення та володіє необхідними особистісними якостями. Досвід, набутий під час виконання перекладів, є безцінним для побудови команди. Гарний менеджер знайомий із процесом перекладу й редагування, програмами, стандартами якості і так далі, і в будь-який момент може взяти частину завдання на себе, перерозподілити роботу, домовитися про щось із замовником тощо.
З іншого боку, з гарного перекладача далеко не завжди виходить гарний менеджер. Досить часто в процесі «перекваліфікації» стає зрозуміло, що новоспечений менеджер не готовий брати на себе відповідальність, постійно контактувати з клієнтами, редакторами, перекладачами, знаходити вихід із нетривіальних ситуацій, а інколи й просто відмовитися від улюбленого перекладу. Буває, що із втратою відмінного перекладача бюро здобуває досить посереднього менеджера проектів. Це болісна втрата. Уникнути її можна, ретельно оцінюючи особисті якості кандидата в менеджери або обираючи менеджерів серед тих, хто працює на подібних посадах в інших компаніях.
На перший погляд, проекти мало чим відрізняються один від одного. Якою б не була попередня посада нового менеджера, він приблизно розуміє, які обов’язки будуть покладені на нього. Але ринок перекладів досить специфічний: окрім керівних функцій, менеджеру необхідно швидко опановувати безліч програм (на рівні, достатньому для того, щоб пояснювати нюанси роботи з ними іншим), забезпечувати відповідність певним стандартам, контактувати з численними клієнтами тощо.
Ще один аспект — величезний незнайомий колектив. Для успішної побудови команди менеджеру необхідно спрацюватися з перекладачами, редакторами, іншими менеджерами. Новачку доведеться проявляти гнучкість у спілкуванні та налагоджуванні відносин у колективі. А бюро, у свою чергу, потребує ретельно продуманої програми навчання та адаптації новоспеченого менеджера.
Як показує практика, поєднувати в одному бюро перекладів менеджерів, які «виросли» з перекладачів, із менеджерами «зі сторони» — практика хибна. Найчастіше при підборі співробітників компанія притримується якої-небудь однієї стратегії.
Складнощі в роботі менеджера
Різні клієнти мають різні вимоги та очікування, тому менеджеру рідко доводиться провести проект «за підручником». Здавалося б, нескладна задача — прийняти файли від замовника, передати їх перекладачу й редактору, вчасно здати відмінно виконаний переклад клієнту, внести фінансову інформацію та закрити проект — часом перетворюється на сюжет для блокбастера.
Недотримання термінів
Здавалося б, нічого страшного не станеться, якщо затримати проект на пару годин. Але в сучасному процесі локалізації задіяно чимало людей, і текст, перекладений у бюро, передається далі — фахівцям із контролю якості, редакторам зі сторони клієнта, верстальникам тощо. Тому клієнт очікує на переклад у чітко визначений час. Затримка на будь-якому етапі цього процесу викликає цілий ланцюг затримок на всіх подальших етапах. Менеджер розуміє, що для бюро будь-яка затримка — «мінус у карму». Проте затримки все ж стаються.
Навіть перевірені й відповідальні перекладачі інколи зривають терміни через непередбачувані обставини: вихід техніки з ладу, відсутність електроенергії тощо, що вже й казати про новачків. Досвідчений менеджер перевіряє надійність «темних конячок» на проектах, які допускають затримку та не вимагають спеціальних навичок.
Нездатність перекладачів оцінити свої сили, острах визнати відставання від графіка, зникнення без зданого перекладу (цим грішать фрилансери) — ось найнеприємніші проблеми, з якими менеджеру доводиться мати справу. Для бюро перекладів вкрай важливою є репутація, тому менеджери прагнуть залучати здебільшого надійних перекладачів.
Дефіцит перекладачів і термінові проекти
Замовлення від клієнтів надходять у непередбачувані моменти. Буває, після місяця млявої рутини раптом надходить одразу кілька великих проектів, на виконання яких у менеджера бракує звичної команди перекладачів. Впоратися з авралами менеджеру допомагають стресостійкість і зібраність.
Для менеджера відсутність «запасних гравців» — неприпустимий ризик, тому в коло його обов’язків входить залучення до роботи новачків і їх навчання. Окрім того, збільшення кількості доступних перекладачів дає змогу виконувати більшу кількість замовлень, у чому менеджер (зазвичай) зацікавлений. У резерві гарного бюро завжди є перекладачі-фрилансери. Але не всі з них встигають пройти ретельну перевірку до того, як з’явиться великий терміновий проект.
Нові перекладачі можуть і не потребувати серйозного навчання та вже мати досвід роботи з необхідними програмами. У такому разі достатньо перевірити якість їхніх текстів на кількох роботах із мінімальними ризиками, а в разі позитивного результату — і надалі залучати до роботи. Якщо ж перекладач — новачок не лише в команді, а й у галузі, менеджеру необхідно витратити свій час і сили на пояснення й налагодження процесів роботи.
Контроль якості перекладу
Так, він також у зоні відповідальності менеджера. Як не розвивалася б ситуація, клієнт має отримати якісно виконане замовлення.
Претензії щодо якості можуть виникати як у менеджера до перекладача, так і в замовника до менеджера. У спілкуванні всім сторонам бажано уникати конфліктних ситуацій. Перекладач, у разі невисокої якості своєї роботи, має аргументовано пояснити, чому так вийшло. Якщо ж претензії виникли у клієнта, менеджер має тактовно з’ясувати, у чому вони полягають, визначити, чи є вони об’єктивними, і, якщо так, ввічливо пояснити, чим викликано зниження якості та які вжиті заходи для уникнення подібного у майбутньому.
Технічні складнощі в роботі
Переклади в бюро виконуються на комп’ютерах у спеціалізованих програмах. І те й інше інколи виходить із ладу. Через неочікувану несправність тривалість виконання проекту різко зростає. Менеджер має бути готовим до оперативного рішення технічних проблем — самостійно або із залученням фахівців.
Замовлення клієнтів часто супроводжуються специфічними інструкціями. Менеджер змушений оперативно в них розбиратися — причому на рівні, достатньому для того, щоб пояснити методику роботи своїм підлеглим. Таким чином, ефективність роботи менеджера напряму залежить від його технічних знань і вміння швидко навчатися.
Розуміння вимог клієнта
Для успішного співробітництва менеджер повинен чітко розуміти, чого від нього очікує клієнт. Добре, коли до замовлення додаються докладні інструкції, які допомагають виконати проект якісно. Трапляється, правда, що чітке дотримання вказівок не поліпшує, а, навпаки, погіршує переклад; менеджеру доводиться пояснювати це клієнту та просити його переглянути деякі пункти інструкції. А якщо чітко сформульованих вимог немає, ситуація ускладнюється: доводиться «вмикати» інтуїцію та виробляти інструкції самостійно.
Вирішення фінансових питань
Прибутковість проекту — один із ключових аспектів у роботі менеджера. Якщо існує загроза, що внаслідок непередбачуваного збільшення витрат який-небудь проект може виявитися збитковим, менеджер повинен вчасно обговорити це з клієнтом і перекладачами. Деякі проекти є планово збитковими — наприклад, внутрішні переклади, роботи, що виконуються заради престижу, тестові переклади для перспективних або дуже вимогливих замовників.
Взаємодія з іншими менеджерами
У періоди авралів на одних і тих самих перекладачів, особливо якісних, зазвичай претендують одразу кілька менеджерів. У такій ситуації на перший план виходить вміння залагоджувати конфлікти та бачити ситуацію в бюро загалом.
Делегування задач
Якщо, окрім обов’язків із керування проектами, вже розглянутих вище, менеджер звалює на себе ще й інші — переклад, редагування, вичитування (особливо до цього схильні менеджери, що «виросли» з перекладачів), від надлишку роботи він рано чи пізно видихається. Деякі питання дійсно легше оперативно вирішити самому. Але з точки зору перспективи набагато доцільніше підвищувати компетентність команди, делегувати відповідальність і приділяти більше уваги керуванню, аніж звалювати всю роботу на себе.
Висновок
Необхідність приймати нестандартні рішення, брати на себе відповідальність і гнучко мислити багатьох лякає. Але все це — необхідна умова успішного співробітництва. Робота менеджера в бюро перекладів надзвичайно важлива. Його задача — організувати успішну взаємодію між усіма учасниками перекладацького процесу. Якщо йому це вдається, всі залишаються задоволені — і перекладачі, і клієнти, і бюро, і він сам.
