Вибираючи систему керування бізнесом, перекладацькі компанії часто називають її «CRM». Однак це неправильно: термін CRM не охоплює весь функціонал системи керування бізнесом. Про відмінності ми поговоримо нижче.

Що таке CRM

Спочатку розшифруємо: CRM означає «Customer Relationship Management» (керування взаємовідносинами з клієнтами).

Такі системи розроблюють для відстежування процесу продажів. Мається на увазі, що, знайшовши потенційного клієнта, ви вносите інформацію про нього в систему, а потім фіксуєте кожну свою дію та назначаєте самі собі завдання, прагнучи щось йому продати. Для кожного клієнта створюється так звана «угода», яка, пройшовши через кілька етапів (так звану «лійку продажів»), закінчується або продажем, або зривом.

CRM-системи дають змогу бачити всю картину повністю: який відсоток угод виявляється успішним, скільки в середньому платить клієнт, яка в середньому прибутковість однієї угоди тощо.

На ринку немає CRM-систем, створених спеціально для бюро перекладів (принаймні нам вони невідомі). Причина проста: продаж перекладацьких послуг мало чим відрізняється від продажу будь-яких інших послуг і товарів. Усюди ті самі лійки продажів, той самий процес «ведення» потенційних клієнтів, схоже оформлення угод. Не має особливого значення, чим саме ви займаєтесь, — перекладами, онлайн-тренінгами чи продажем кондитерських виробів. Тому якщо вам потрібна система тільки для ведення продажів у вашому бюро перекладів, є сенс вибрати одну з уже доступних на ринку.

Якщо переговори закінчились успішно й ви отримали замовлення на переклад, на цьому функціонування CRM-системи закінчується: своє завдання вона виконала. Керуванню проектами вона ніяк не допоможе: вона не дає змогу фіксувати проекти, розподіляти роботу між перекладачами, вести облік рентабельності, створювати облікові записи для виконавців, інтегруватися з CAT-інструментами тощо.

Відсутність цих функцій не є недоліком CRM-системи — вона створена зовсім для іншого. А для ведення проектів створена TBMS (Translation Business Management System) — система керування бізнесом для бюро перекладів.

Що таке система керування бізнесом

Система керування бізнесом складніша та має більше функцій, ніж CRM. Вона може містити CRM-модуль і, таким чином, брати на себе CRM-функції, але її можливості набагато ширші. Вона, наприклад, дає змогу:

• вести базу клієнтів і перекладачів із цінами;
• створювати комерційні пропозиції для клієнтів;
• власне, вести проекти;
• назначати роботи перекладачам, для кожного з яких створено обліковий запис;
• автоматизувати цілі ланцюги робіт (наприклад, переклад — редагування — коректура — верстка);
• вести облік фінансів (витрат і доходів) з кожного проекту;
• керувати файлами — наприклад, надсилати їх перекладачам і приймати від них перекладені файли;
• створювати рахунки-фактури та фіксувати платежі за ними;
• генерувати фінансові звіти з діяльності компанії;
• інтегруватися з CAT-інструментами.

Таким чином, якщо в CRM-системі працюють переважно спеціалісти з продажів, то в системі керування бізнесом бюро перекладів працюють усі: директор, продавці, менеджери проектів, бухгалтер, HR-менеджер, перекладачі тощо. Фактично, це центральний пункт керування бюро перекладів.

Чи позбавляє TBMS від CRM

Це залежить від того, яка функціональність вам потрібна.

Сучасні CRM-системи здатні виконувати багато вузькоспеціальних функцій, які навряд стануть у пригоді в TBMS-системах, — наприклад, робота за допомогою IP-телефонії або відстежування маркетингової активності. Однак більшість користувачів CRM-систем просто ведуть у них списки потенційних клієнтів і прості лійки продажів. Така спрощена CRM-функціональність передбачена в багатьох системах керування перекладацьким бізнесом «із коробки».

Спільна робота TBMS і CRM

Якщо ж вам потрібні одночасно й спеціальні CRM-функції, і широкі TBMS-можливості, то в деяких випадках відповідні системи можна «подружити» через API. Це дає змогу синхронізувати обробку даних у них, автоматизувати їхнє передавання й уникнути необхідності вносити ту саму інформацію двічі.

Щоб з’ясувати, чи існує така можливість, варто вивчити довідкові матеріали щодо обох систем або звернутися до їхніх розробників.