Выбирая систему управления бизнесом, переводческие компании часто называют ее «CRM». Но это неправильно: термин CRM не охватывает весь функционал системы управления бизнесом. Об отличиях мы поговорим ниже.
Что такое CRM
Сначала расшифруем: CRM означает «Customer Relationship Management» (управление взаимоотношениями с клиентами).
Такие системы разрабатывают для отслеживания процесса продаж. Подразумевается, что, найдя потенциального клиента, вы заносите информацию о нем в систему, а затем фиксируете каждое свое действие и назначаете сами себе задачи, стремясь что-либо ему продать. Для каждого клиента создается так называемая «сделка», которая, пройдя через несколько этапов (так называемую «воронку продаж»), заканчивается либо продажей, либо срывом.
CRM-системы позволяют видеть всю картину целиком: какой процент сделок оказывается удачным, сколько в среднем платит клиент, какова в среднем доходность одной сделки и т. п.
На рынке нет CRM-систем, предназначенных специально для бюро переводов (по крайней мере, нам они неизвестны). Причина проста: продажа переводческих услуг мало чем отличается от продажи любых других услуг и товаров. Везде одни и те же воронки продаж, тот же процесс «ведения» потенциальных клиентов, схожее оформление сделок. Не имеет особого значения, чем конкретно вы занимаетесь, — переводами, онлайн-тренингами или продажей кондитерских изделий. Поэтому если вам нужна система только для ведения продаж в вашем бюро переводов, есть смысл выбрать какую-либо из уже доступных на рынке.
Если переговоры закончились успешно и вы получили заказ на перевод, на этом функционирование CRM-системы заканчивается: свою задачу она выполнила. Управлению проектами она никак не поможет: она не дает возможности фиксировать проекты, распределять работу между переводчиками, вести учет рентабельности, создавать учетные записи для исполнителей, интегрироваться с CAT-инструментами и т. д.
Отсутствие этих функций не является недостатком CRM-системы — она предназначена совсем для другого. А для ведения проектов предназначена TBMS (Translation Business Management System) — система управления бизнесом для бюро переводов.
Что такое система управления бизнесом
Система управления бизнесом более сложная и многофункциональная, чем CRM. Она может включать в себя CRM-модуль и, таким образом, брать на себя CRM-функции, но ее возможности гораздо шире. Она, например, позволяет:
- вести базу клиентов и переводчиков с ценами;
- создавать коммерческие предложения для клиентов;
- собственно, вести проекты;
- назначать работы переводчикам, для каждого из которых создана учетная запись;
- автоматизировать целые цепочки работ (например, перевод — редактура — корректура — верстка);
- вести учет финансов (расходов и доходов) по каждому проекту;
- управлять файлами — например, отправлять их переводчикам и принимать от них переведенные файлы;
- создавать счета-фактуры и фиксировать платежи по ним;
- генерировать финансовые отчеты по деятельности компании;
- интегрироваться с CAT-инструментами.
Таким образом, если в CRM-системе работают преимущественно специалисты по продажам, то в системе управления бизнесом бюро переводов работают все: директор, продавцы, менеджеры проектов, бухгалтер, HR-менеджер, переводчики и т. д. Фактически, это центральный пункт управления бюро переводов.
Избавляет ли TBMS от CRM
Это зависит от того, какая функциональность вам нужна.
Современные CRM-системы способны выполнять множество узкоспециальных функций, которые едва ли нужны в TBMS-системах, — например, работа с помощью IP-телефонии или отслеживание маркетинговой активности. Однако большинство пользователей CRM-систем просто ведут в них списки потенциальных клиентов и простые воронки продаж. Такая упрощенная CRM-функциональность предусмотрена во многих системах управления переводческим бизнесом «из коробки».
Совместная работа TBMS и CRM
Если же вам требуются одновременно и специальные CRM-функции, и широкие TBMS-возможности, то в некоторых случаях соответствующие системы можно «подружить» через API. Это позволяет синхронизировать обработку данных в них, автоматизировать их передачу и избежать необходимости вносить одну и ту же информацию дважды.
Чтобы выяснить, существует ли такая возможность, стоит изучить справочные материалы к обеим системам или обратиться к их разработчикам.
