Ми вже неодноразово писали статті на цю тему, але помітили, що менеджери проєктів перекладацьких компаній як і раніше часто мають на увазі різні речі, коли говорять «система керування перекладом» (translation management system, TMS), і досі плутають різні інструменти для перекладу та бізнесу. Тому ми спробуємо пояснити цю різницю простіше.
Головне, необхідно зрозуміти, чим саме ви керуєте:
- Якщо ваша мета керувати текстами, пам’яттю перекладів і вам потрібен інструмент для виконання перекладів, то вам необхідна система керування перекладом (TMS), як-от memoQ, Memsource, Smartcat тощо.
- Якщо вам потрібно керувати клієнтами, перекладачами, цінами, рахунками-фактурами, платежами та бізнес-звітами, тоді вам необхідна система керування перекладацьким бізнесом (TBMS або просто BMS), як-от Protemos, XTRF, Plunet тощо.
Як бачите, ці системи використовуються для абсолютно різних завдань. Однак вони мають спільну функцію, яка може призвести до плутанини. Обидві системи використовуються для керування робочим процесом перекладу. Призначати завдання перекладачам і керувати файлами можна як у системі TMS, так і в BMS. Отже, технічно їх обох можна використовувати як інструменти керування перекладацькими проєктами.
Але в системі BMS немає пам’яті перекладів, глосарія чи текстового редактора, а в TMS немає функції виставлення рахунків-фактур, балансу проєктів, бази даних клієнтів, бізнес-звітів тощо. Крім того, у системі TMS не можна керувати проєктами, які не пов’язані з перекладами.
Ось загальна ілюстрація спільних і відмінних функцій:
Як видно на зображенні вище, ви можете призначати завдання та файли перекладачам як у системі BMS, так і в TMS, тобто керувати перекладацькими проєктами можна в обох системах. Якщо керувати ними в системі BMS, потрібно вказувати перекладачам, який інструмент використовувати для перекладу. Якщо для цього використовувати систему TMS, інструмент перекладу вже буде включено, але керування фінансами та діловими питаннями має здійснюватися поза TMS.
Залишається з’ясувати, чи є інструменти BMS і TMS взаємозамінними та конкуруючими. Здебільшого ні. І ми пояснимо чому.
Для початку розглянемо ідеальну ситуацію: ви придбали TMS-систему, отримуєте файли від клієнтів і керуєте ними в TMS. Ваші клієнти задоволені цим або навіть не здогадуються про існування CAT-інструментів. Але тоді вам доведеться вести фінансову документацію деінде, створювати й відстежувати рахунки-фактури в сторонніх інструментах і складати бізнес-звіти вручну. Це можливо, але для такого потрібні час і зусилля, які можна було б використати з більшою користю для вашого бізнесу.
Однак насправді ця схема не працює, адже не всі завдання можна виконати за допомогою одного інструмента. Ваші клієнти можуть забажати, щоб їхня робота виконувалася в інших CAT-інструментах, і в багатьох із них можуть бути власні TMS-інструменти, які вони проситимуть вас використовувати. Крім того, перекладацькі компанії можуть виконувати й роботи, які не пов’язані з письмовим перекладом, як-от озвучування, DTP, усний переклад тощо. Тому не всі проєкти можуть вписуватися в рамки системи TMS, і однієї TMS може бути недостатньо.
Але вам потрібен інструмент для відстеження всієї роботи, що виконується компанією, і керування нею, а для цього в пригоді стане система BMS:
Отже, інструменти BMS і TMS доповнюють один одного, але не замінюють, і їх слід використовувати в тандемі. Але якщо ви використовуєте і систему TMS, і BMS, то це означає, що кожен перекладацький проєкт доводиться створювати двічі. Наприклад, якщо ви використовуєте memoQ та Protemos, вам потрібно буде створювати той самий проєкт у 2 системах, а це займає додатковий час. Щоб не займатися копіюванням і перенесенням, системи можуть «спілкуватись» одна з одною через API:
API — це технологія, яка дає змогу автоматично передавати дані між системами, уникаючи рутинного копіювання та перенесення. Зокрема, ви можете створити перекладацький проєкт у системі BMS і натиснути кнопку, щоб скопіювати його в систему TMS. Або навпаки: якщо у вас є проєкт у TMS, ви можете скопіювати його в BMS.
Інструменти BMS також можна пов’язати через API з іншими інструментами. Наприклад, ви можете підключити до BMS запити про оферту від ваших клієнтів, CRM-систему, бухгалтерські інструменти й державні служби:
Отже, системи керування перекладацьким бізнесом (BMS) — це не просто окремі інструменти; вони можуть стати частиною екосистеми вашої компанії та підключатися до іншого програмного забезпечення, яке ви використовуєте. Системи керування перекладом (TMS) також підключаються до інших інструментів, тож екосистема може зростати нескінченно:
На зображенні вище ми відійшли від початкової теми, але сподіваємося, що це дасть вам краще розуміння того, як системи керування робочим процесом можуть використовуватися в перекладацьких компаніях.
