Мы уже не раз писали на эту тему, но заметили, что менеджеры проектов в переводческих компаниях все еще очень по-разному понимают назначение систем для управления переводами (TMS), а инструменты для управления переводами и бизнесом все еще путают между собой. Попробуем объяснить разницу более простым языком.
Главное, что необходимо учитывать, — это то, чем вы управляете:
- Если вам нужно управлять текстами и памятью переводов, если вам нужны инструменты для выполнения переводов, то вам понадобится система управления переводами (Translation Management System, TMS), например memoQ, Memsource или Smartcat.
- Если вам нужно управлять клиентами, переводчиками, ценами, счетами-фактурами, платежами и бизнес-отчетами, то вам понадобится система управления переводческим бизнесом (Translation Business Management System, TBMS или BMS), например Protemos, XTRF или Plunet.
Как видите, эти системы используются для совершенно разных задач. Однако у них есть общая функция, из-за которой может возникать путаница. Оба вида систем используются для управления рабочим процессом перевода. Назначать задания переводчикам и управлять файлами можно и в TMS, и в BMS. Поэтому технически оба типа систем можно использовать как инструменты для управления переводческими проектами.
Но в системе BMS нет памяти переводов, глоссария, текстового редактора, а в TMS нет выставления счетов, баланса проекта, базы данных клиентов, бизнес-отчетов и многого другого. Кроме того, в системе TMS нельзя управлять проектами, которые не связанны с непосредственным переводом.
В общем виде отличающиеся и совпадающие функции двух типов систем можно представить так.
Как видно выше, назначать задания и файлы переводчикам можно как в системе BMS, так и в TMS. Иными словами, управлять переводческими проектами можно в обеих системах. Если при этом используется система BMS, переводчикам нужно указать, с помощью какого инструмента следует выполнять перевод. Если же используется система TMS, в нее уже встроен инструмент для перевода, но управлять финансами и решать другие бизнес-задачи потребуется вне TMS.
Остается вопрос: являются ли инструменты BMS и TMS взаимозаменяемыми и конкурируют ли они между собой? В большинстве случаев это не так. И мы объясним почему.
Давайте сначала рассмотрим идеальную ситуацию. Вы приобрели систему TMS, получили файлы от клиентов и стали управлять ими всеми прямо в TMS. Клиенты всем довольны. Возможно, они даже не знают о существовании CAT-инструментов. Но вам приходится вести финансовую документацию в другом месте, создавать и отслеживать счета-фактуры в сторонних инструментах и вручную составлять бизнес-отчеты. Все это выполнимо, но требует много времени и усилий, которые можно было бы использовать с большей пользой для вашего бизнеса.
В реальной жизни такой подход не работает, потому что не все работы можно выполнять с помощью одного инструмента. Клиенты могут захотеть, чтобы их работы выполнялись в других CAT-инструментах. У многих из них могут быть собственные системы TMS, которые они будут просить вас использовать. Кроме того, переводческие компании могут выполнять и работы, не связанные непосредственно с письменными переводами, включая озвучивание, верстку (Desktop Publishing, DTP), устный перевод и многое другое. Поэтому не все проекты подходят для системы TMS, а одной TMS может оказаться недостаточно.
Вам нужно где-то отслеживать всю работу своей компании и управлять ей. Для этого отлично подходит система BMS.
Таким образом, системы BMS и TMS дополняют друг друга, но не заменяют. Их следует использовать вместе. Но если у вас есть и TMS, и BMS, то каждый переводческий проект придется создавать дважды. Например, если вы используете memoQ и Protemos, потребуется создавать один и тот же проект в двух системах, что займет дополнительное время. Рутины, связанной с копированием и вставкой данных, можно избежать благодаря способности этих систем «общаться» между собой с помощью API-интерфейса.
API — это технология, позволяющая автоматически перемещать данные между системами и избавиться от утомительного копирования всей информации. Например, вы можете создать переводческий проект в системе BMS и нажать кнопку, чтобы целиком скопировать его в систему TMS. И наоборот: если же у вас есть проект в TMS, вы можете полностью скопировать его в BMS.
Системы BMS можно связывать через API-интерфейс и с другими инструментами. Например, вы можете подключить к BMS запросы оферт, поступающие от ваших клиентов, систему CRM, бухгалтерские инструменты и государственные сервисы.
Таким образом, системы управления переводческим бизнесом (BMS) — это не просто отдельные инструменты. Они могут стать частью экосистемы вашей компании и подключаться к другому программному обеспечению, которым вы пользуетесь. Системы управления переводами (TMS) тоже подключаются к другим инструментам, поэтому экосистема может расти бесконечно.
На схеме выше мы немного отклонились от основной темы. Надеемся, это поможет вам лучше понять, как еще переводческие компании могут использовать системы для управления рабочими процессами.
