Знаєте, яка ключова відмінність великої компанії від маленької? Ні, не в обігу та навіть не в кількості працівників. Це наслідки, а не причини.
Головна відмінність — добре налагоджені виробничі процеси.
Якщо маленькому бюро перекладів раптом запропонують величезний проєкт, воно його просто «не потягне» — саме через відсутність процесів, які у великому бюро ретельно налагоджені. У невеликому бюро щось обов’язково піде не так: або керування проєктом виявиться хаотичним, або не вдасться відібрати кваліфікованих виконавців, або витрати на них перевищать бюджет проєкту, або ще щось.
Тому якщо ви хочете, аби ваше бюро перекладів розвивалося, вам потрібно заздалегідь так вибудувати в ньому виробничі процеси, щоб воно могло масштабуватися та витримати раптове зростання кількості замовлень, а не обвалилося під їх вагою. На практиці в невеликих бюро чомусь працює протилежний підхід: «Ми ж маленька компанія, нам зараз немає сенсу займатися налагодженням процесів. От отримаємо велике замовлення — тоді».
Але це погана практика: коли ви отримаєте велике замовлення, здатне підняти вас на новий рівень, вам доведеться похапцем займатись одночасно і замовленням, і налагодженням виробничих процесів. Часу на це буде обмаль. У результаті або ви будете змушені відмовитися від великого проєкту, або візьметеся за нього й підведете клієнта, не вклавшись у відведені терміни. В обох випадках ви повернетеся до свого звичайного стану — тобто залишитеся тим самим маленьким бюро, яким і були.
Чомусь вважається, що коли компанія велика, то в ній налагоджені виробничі процеси. Насправді ж навпаки: якщо в компанії налагоджені виробничі процеси, то вона рано чи пізно стає великою.
Компанія, у якій не продумані процеси, не може розраховувати на успіх у довгостроковій перспективі. Їх налагодження не є якоюсь таємницею: про них написано сотні книг, упроваджувати їх навчають у бізнес-школах. До того ж, для їх супроводу розробляється спеціалізоване керівне ПЗ.
Зокрема, усі системи керування перекладацьким бізнесом (TBMS), що присутні наразі на ринку, були спершу розроблені для конкретної перекладацької компанії та лише потім випущені на ринок. І ці компанії були успішними: адже вони спромоглися виділити чималі кошти на розробку систем, що автоматизують їх виробничі процеси, які вже довели свою ефективність.
Отже, упроваджуючи у своїй компанії систему керування перекладацьким бізнесом і використовуючи її за призначенням, ви відтворюєте й автоматизуєте процеси, уже перевірені лідерами вашої галузі (у нашому випадку — галузі перекладу та локалізації). Це ті самі процеси, за побудову яких будь-який спритний бізнес-консультант візьме з вас тисячі доларів. Цінність налагоджених процесів часто не усвідомлюється — імовірно, тому, що за їх налагодження не довелося платити величезний гонорар консультантові.
Часто бюро перекладів відмовляються від упровадження системи керування проєктами та бізнесом узагалі, віддаючи перевагу роботі по-старому. Ті ж, хто її впровадив, інколи використовують лише невелику частину її можливостей. Прикладів неналежного використання сила-силенна:
- менеджери перетворюють потужну систему на звичну для них таблицю Excel, заносячи проєкти заднім числом;
- не створюють облікові записи для перекладачів, побоюючись, що в такий спосіб відкривають їм доступ до всієї інформації, яка зберігається в системі;
- видаляють інформацію про проєкти відразу після їх завершення, чим виключають їх зі статистики;
- відмовляються від засобів автоматизації, через що система використовується лише на чверть своїх можливостей.
Чимало бюро винаходять унікальні процеси, автоматизувати які не здатна жодна система керування.
Виробничі процеси невеликих компаній часто не формалізовані. Менеджери деяких бюро примудряються вести проєкти, фіксуючи їх у паперовому журналі або навіть фломастерами на білій дошці.
Примітно, що нестандартні процеси та використання системи керування не за призначенням характерні саме для невеликих бюро перекладів. Компанії, у яких виробничі процеси випрацьовані та налагоджені, знаходять систему керування перекладацьким бізнесом, яка їм найкраще підходить, ефективно впроваджують її — і ростуть.
Найчастіше вибрана система відповідає процесам у конкретній компанії на 80–90 %. Відхилення й унікальні процедури, не відображені в системі, зустрічаються, але їх небагато. Зазвичай адаптувати до них систему керування неважко.
* * *
Стратегічно в невеликого бюро перекладів, яке вирішило впровадити систему керування, є два шляхи.
Перший — ознайомитися з її можливостями й адаптувати всі передбачені в ній процеси до використовуваних у роботі.
Другий шлях — упровадити систему, але продовжувати працювати в ній звичними застарілими методами, ховаючись за виправданням «Мені так зручніше». З таким самим успіхом можна возити продукти із супермаркету на п’ятитонному вантажному автомобілі. Продукти ви, звісно, привезете, але ефективність такого використання системи керування неймовірно низька: вона здатна на більше, значно більше...
Тому якщо у вас невелика компанія, настійно рекомендуємо використовувати впроваджену у вас систему керування перекладацьким бізнесом максимально ефективно. Для цього необхідно ретельно дослідити, які можливості вона надає, порівняти їх зі своїми виробничими процесами та проконсультуватися з командою підтримки.
