Знаете, в чем ключевое отличие крупной компании от маленькой? Нет, не в оборотах и даже не в количестве сотрудников. Это следствия, а не причины.
Главное отличие — хорошо отлаженные производственные процессы.
Если маленькому бюро переводов вдруг предложат огромный проект, оно его просто «не потянет» — именно из-за отсутствия процессов, которые в крупном бюро тщательно отлажены. В небольшом бюро что-то обязательно пойдет не так: либо управление проектом окажется хаотичным, либо не удастся отобрать квалифицированных исполнителей, либо затраты на них превысят бюджет проекта, либо еще что-то.
Поэтому если вы хотите, чтобы ваше бюро переводов развивалось, нужно заранее так выстроить в нем производственные процессы, чтобы оно могло масштабироваться и выдержать внезапный рост количества заказов, а не обвалилось под их тяжестью. На практике в небольших бюро почему-то работает противоположный подход: «Мы ведь маленькая компания, нам сейчас нет смысла заниматься отладкой процессов. Вот получим крупный заказ — тогда».
Но это порочная практика: когда вы получите крупный заказ, способный поднять вас на новый уровень, вам придется впопыхах заниматься одновременно и заказом, и отладкой производственных процессов. Времени на это будет крайне мало. В итоге либо вы вынуждены будете отказаться от крупного проекта, либо возьметесь за него и подведете клиента, не вложившись в отведенные сроки. В обоих случаях вы вернетесь к своему обычному состоянию — то есть останетесь таким же маленьким бюро, каким и были.
Почему-то считается, что если компания крупная, то, значит, в ней отлажены производственные процессы. На самом деле наоборот: компания становится крупной благодаря тому, что они в ней отлажены.
Компания, в которой не продуманы процессы, не может рассчитывать на успех в долгосрочной перспективе. Их отладка не является какой-то тайной: о них написаны сотни книг, внедрять их обучают в бизнес-школах. Более того, для их сопровождения разрабатывается специализированное управленческое ПО.
В частности, все системы управления переводческим бизнесом (TBMS), которые присутствуют сейчас на рынке, были изначально разработаны для конкретной переводческой компании и лишь затем выпущены на рынок. И эти компании были преуспевающими: ведь они смогли выделить немалые средства на разработку систем, автоматизирующих свои производственные процессы, уже доказавшие свою эффективность.
Таким образом, внедряя в своей компании систему управления переводческим бизнесом и используя ее по назначению, вы воспроизводите и автоматизируете процессы, уже проверенные лидерами своей отрасли (в нашем случае — отрасли перевода и локализации). Это те же процессы, за построение которых любой ушлый бизнес-консультант возьмет с вас тысячи долларов. Ценность отлаженных процессов часто не осознается — вероятно, потому, что за их отладку не пришлось платить огромный гонорар консультанту.
Часто бюро переводов отказываются от внедрения системы управления проектами и бизнесом вообще, предпочитая работать по старинке. Те же, кто внедрил ее, порой пользуются лишь малой частью ее возможностей. Примеров ненадлежащего использования масса:
- менеджеры превращают мощную систему в привычную для них таблицу Excel, занося проекты задним числом;
- не создают учетные записи для переводчиков, опасаясь, что тем самым открывают им доступ ко всей хранящейся в системе информации;
- удаляют информацию о проектах сразу после их выполнения, чем исключают ее из статистики;
- отказываются от средств автоматизации, вследствие чего система используется лишь на четверть своих возможностей.
Многие бюро изобретают уникальные процессы, автоматизировать которые не позволит ни одна система управления.
Производственные процессы небольших компаний часто не формализованы. Менеджеры некоторых бюро умудряются вести проекты, фиксируя их в бумажном журнале или даже фломастерами на белой доске.
Примечательно, что нестандартные процессы и использование системы управления не по назначению характерны именно для небольших бюро переводов. Компании, в которых производственные процессы выработаны и отлажены, находят наиболее подходящую для них систему управления переводческим бизнесом, эффективно внедряют ее — и растут.
Как правило, выбранная система соответствует процессам в конкретной компании на 80–90 %. Отклонения и уникальные процедуры, не отраженные в системе, встречаются, но их немного. Обычно адаптировать к ним систему управления не составляет труда.
* * *
Стратегически у небольшого бюро переводов, решившегося внедрить систему управления, есть два пути.
Первый — изучить предоставляемые ею возможности и адаптировать предусмотренные в ней процессы к используемым в работе.
Второй путь — внедрить систему, но продолжать работать в ней привычными устаревшими методами, прикрываясь объяснением «Мне так удобнее». С тем же успехом можно возить продукты из супермаркета на пятитонном грузовике. Вы их, конечно, привезете, но эффективность такого использования системы управления невероятно низка: она способна на гораздо большее...
Поэтому если у вас небольшая компания, настоятельно рекомендуем использовать внедренную у вас систему управления переводческим бизнесом максимально эффективно. Для этого нужно тщательно изучить, какие возможности она обеспечивает, сопоставить их со своими производственными процессами и проконсультироваться с командой поддержки.
