Діяльність бюро перекладів, як і будь-якої іншої компанії, складається з багатьох рутинних процесів, без належної організації яких злагоджена робота співробітників і розвиток бізнесу неможливі. Потрібно вести базу клієнтів і виконавців, координувати роботу перекладачів, стежити за рентабельністю проектів і правильністю нарахування зарплат, а головне — бачити цілісну картину та планувати майбутнє компанії.
Ми провели дослідження з метою з’ясувати, які програми та системи керування використовують різні бюро перекладів. Пропонуємо вам ознайомитися з його результатами.
* * *
На момент написання цієї статті відповіді на наші запитання надали 110 перекладацьких компаній із різних країн світу. Це не так уже й багато. Висновки щодо репрезентативності такої вибірки робіть самі. Але вона дає загальне уявлення.
Що таке TMS?
Термін TMS (Translation Management System — система керування перекладами) багатьох вводить в оману, оскільки часто його розуміють не зовсім правильно. Одні вважають, що TMS-системи потрібні для розподілу робіт між різними групами перекладачів, інші — для інтеграції на сайти та перекладу їх вмісту, треті — для ведення замовлень і обліку фінансів.
Одразу зауважимо: під час дослідження розглядалися так звані TBMS (Translation Business Management System — система керування перекладацьким бізнесом). TMS-системи цього «типу» не мають такого набору функцій CAT-інструментів і не надають засобів автоматизованого перекладу. Вони призначені для керування процесом перекладу, а не для його виконання. Часто вони інтегровані з іншими системами.
Попит на системи керування перекладацьким бізнесом
Дві третини компаній на питання про те, чи використовують вони яку-небудь систему керування перекладацьким бізнесом, відповіли ствердно:
Однак після аналізу відповідей з’ясувалося, що багато респондентів просто не зрозуміли питання через розмитість терміна TMS і мали на увазі такі програми, як Trados, SmartCAT, MemSource, MemoQ, Grammarly, і навіть «переклад вручну». Якщо виключити такі відповіді, картина виглядає так:
Тобто системами керування бізнесом користується лише половина бюро, які взяли участь в опитуванні. Імовірно, серед бюро, які не брали участі в опитуванні, цей відсоток ще нижчий.
Що більша компанія, то більша ймовірність того, що вона користується TBMS-системою (це закономірно):
Отже, якщо невеликі компанії (з командою до п’яти менеджерів) здебільшого обходяться без спеціального інструменту для координації своєї діяльності, то в більших за розміром компаніях цей відсоток різко падає (до 26 %). Це можна пояснити: що більша компанія, то складніше керувати нею «врукопаш», утримуючи всі нюанси в голові або в Excel. Крім того, компаніям, які не користуються сучасними системами керування бізнесом, складніше рости та розвиватися: у міру розвитку рутина забирає в керівників дедалі більше часу, і вони «не встигають» займатися розвитком бізнесу, унаслідок чого темпи зростання часто сповільнюються.
Чому не користуються?
Рейтинг причин виглядає так:
Три основні причини — це ціна, нерозуміння функціоналу і складності в пошуку. Кожна третя компанія озвучила принаймні одну з цих проблем.
Значно менше компаній не знаходять часу на вивчення можливостей таких систем (12 %) або вважають, що така система не потрібна їм у принципі (6 %). Слід зауважити, що всі ці компанії невеликі за розміром. Тобто вони або ще «не доросли» до тих розмірів, коли стає складно керувати великою командою, або, навпаки, уже виросли настільки, що в їх керівників не залишилося часу на поліпшення процесів у бюро: весь цей час іде на рутину.
Парадокс у тому, що основне призначення TBMS-систем — саме економія часу як керівника, так і всіх співробітників. Але іноді керівник, якому доводиться крутитися, наче дзиґа, чомусь вважає за краще втрачати час, працюючи «по-дідівському», замість того, щоб узятися за пошук рішення, що дасть змогу економити час у майбутньому.
Слід зауважити, що половина компаній, які не користуються системами керування перекладацьким бізнесом, визнають їх переваги та розглядають можливість їх упровадження в майбутньому.
Що використовують?
У компаніях, які дали ствердну відповідь на питання щодо використання системи керування бізнесом, переваги розподілилися так:
Майже чверть бюро перекладів використовує систему власної розробки. Основна причина в тому, що керівники таких компаній свого часу просто не знайшли на ринку систему, яка б повністю задовольняла їхні потреби, і тому змушені були створити власну.
Головна перевага такого підходу — можливість повністю адаптувати систему відповідно до своїх потреб. А головний недолік — вартість: оплата праці програмістів часом перевищує вартість готового рішення в рази, до того ж найчастіше реальні витрати виявляються вище очікуваних. Крім того, уже розроблена та введена в експлуатацію система вимагає постійної підтримки й оновлення, інакше через кілька років вона морально застаріває, — на це теж витрачаються час і гроші.
Аналогічні рішення доступні лише компаніям, прибутки яких дають змогу тримати в команді програмістів, які постійно працюють над системою. Невеликі компанії здатні розробити «з нуля» хіба що прості програми з базовим набором функцій. Тому 3/4 компаній віддають перевагу економнішому варіанту та купують готову систему керування проектами.
Найбільша кількість компаній використовує такі системи, як Plunet, Projetex і XTRF. Ці три рішення існують більше 10 років і встигли зібрати значну базу користувачів. Відносно недавно з’явилися системи TranslationProjex і Protemos, які стають дедалі популярнішими. Ринок динамічний, і через кілька років співвідношення часток систем на ринку може кардинально змінитися.
12 % респондентів використовують інші системи керування бюро перекладів, але частка кожної з них незначна (принаймні серед тих, які взяли участь в опитуванні). Ще невелика група (близько 5 %) пристосували для себе програми, початково не призначені для перекладацького бізнесу.
Задоволеність системами
У кожній компанії формується власна унікальна корпоративна культура, методика виконання робочих процесів і політика щодо доступу співробітників до інформації. Тому не може існувати рішення, яке б задовольняло всіх: обов’язково кого-небудь що-небудь не влаштовує.
Ми попросили респондентів оцінити міру задоволеності поточною системою за шкалою від 1 (дуже погано) до 5 (відмінно). Середня оцінка склала 3,9 балів.
Примітно, що задоволеність системою власної розробки склала в середньому 4,1 балів, а придбаними — 3,8 балів. Утім, можливо, що на оцінку впливає психологічна прив’язаність до власної розробки.
Задоволеність різними системами відрізняється (з етичних міркувань ми не будемо публікувати дані про кожну з них), але в кожної є як високі, так і низькі оцінки. Крім того, задоволеність старими та новими системами приблизно однакова. Висновок простий: різні бюро мають різні потреби, і визначальним фактором є відповідність системи конкретним вимогам.
Слід зауважити, що два основних зауваження до систем керування перекладацьким бізнесом суперечать одне одному: користувачі хочуть більшої кількості функцій, але при цьому вважають, що в системах забагато зайвого. Ця дилема постійно постає перед розробниками: як зробити систему функціональною, не перевантажуючи її непотрібними функціями. Найчастіше розробник обирає один зі шляхів і займає нішу, яка підходить конкретній групі перекладацьких компаній.
Вартість практично не згадувалась як недолік, тобто набір функцій має більше значення, ніж ціна.
Зробивши вибір на користь будь-якої з систем, бюро дуже неохоче замінює її іншою, навіть більш сучасною і зручною. По-перше, компанія намагається окупити зроблені раніше інвестиції та не готова витрачати додаткові кошти на конкуруюче рішення. По-друге, зміна системи найчастіше технічно складна: виникають ускладнення під час перенесення даних і доводиться повторно проводити навчання для співробітників. Тому навіть якщо задоволеність поточною системою недостатня, перехід на іншу важкий психологічно. Про це свідчать «трійки», поставлені деякими респондентами.
Підсумки
Використання системи керування перекладацькими проектами та бізнесом дає змогу компаніям підвищити ефективність і прискорити зростання. Але так чи інакше перед керівником будь-якого бюро постає питання вибору:
1) Розробляти систему самостійно чи придбати готове рішення?
2) Якщо купувати систему, то яку саме? Тут мають значення як набір функцій, так і вартість.
Сподіваємося, що ця стаття допоможе вам прийняти правильне рішення.
