Деятельность бюро переводов, как и любой другой компании, состоит из массы рутинных процессов, без надлежащей организации которых невозможна согласованная работа сотрудников и развитие его бизнеса. Нужно вести базу клиентов и исполнителей, координировать работу переводчиков, следить за рентабельностью проектов и правильностью начисления зарплат, а главное — видеть картину в целом и планировать будущее компании.
Мы провели исследование с целью выяснить, какие программы и системы управления используются в различных бюро переводов. Предлагаем вам ознакомиться с его результатами.
* * *
На момент написания этой статьи ответы на наши вопросы предоставили 110 переводческих компаний из разных стран мира. Это не так уж много. Насколько репрезентативна такая выборка — судить вам. Но она позволяет понять общую картину.
Что такое TMS?
Термин TMS (Translation Management System — система управления переводами) многих вводит в заблуждение, т. к. под ним подразумевают совершенно разные системы. Одни думают, что TMS-системы служат для распределения работ между разными группами переводчиков, другие — для интеграции на сайты и перевода их содержимого, третьи — для ведения заказов и учета финансов.
Оговоримся сразу: в исследовании рассматривались так называемые TBMS (Translation Business Management System — система управления переводческим бизнесом). TMS-системы этого «подвида» не обладают функционалом CAT-инструментов и не предоставляют средств автоматизированного перевода: они предназначены для управления процессом перевода, а не для его выполнения. Часто они интегрированы с другими системами.
Востребованность систем управления переводческим бизнесом
Две трети компаний на вопрос о том, используют ли они какую-либо систему управления переводческим бизнесом, ответили утвердительно:
Однако после анализа ответов выяснилось, что многие респонденты просто не поняли вопроса из-за размытости термина TMS и имели в виду такие программы, как Trados, SmartCAT, MemSource, MemoQ, Grammarly, и даже «перевод вручную». Если исключить такие ответы, то картина получается следующей:
То есть какими-либо системами управления бизнесом пользуется только половина бюро, принявших участие в опросе. Полагаем, что среди бюро, не принявших участие в исследовании, процент еще ниже.
Чем крупнее компания, тем больше вероятность того, что она использует TBMS-систему (это закономерно):
Таким образом, если небольшие компании (с командой до пяти менеджеров) больше чем в половине случаев обходятся без специального инструмента для координации своей деятельности, то в более крупных этот процент резко падает (до 26 %). Это объяснимо: чем крупнее компания, тем сложнее управлять ею «врукопашную», удерживая все нюансы в голове или в Excel. Кроме того, компаниям, не пользующимся современными системами управления бизнесом, сложнее расти и развиваться: по мере развития рутина отнимает все больше времени у руководителей, и они «не успевают» заниматься развитием бизнеса, из-за чего темпы роста часто замедляются.
Почему не используют?
Рейтинг причин выглядит следующим образом:
Три главные причины — это цена, непонимание функционала и сложности в поиске. Каждая третья компания озвучила как минимум одну из этих проблем.
Значительно меньше компаний либо не находят времени на изучения возможностей таких систем (12 %), либо считают, что такая система не нужна им в принципе (6 %). Характерно, что все эти компании небольшого размера. То есть они либо еще «не доросли» до тех размеров, когда становится сложно управлять разросшейся командой, либо, наоборот, уже выросли настолько, что у их руководителей не осталось времени на улучшения процессов в бюро: все их время уходит на рутину.
Парадокс в том, что основное предназначение TBMS-систем — именно экономия времени как руководителя, так и всех сотрудников. Но иногда руководитель, оказавшись в положении «белки в колесе», почему-то предпочитает терять время, работая «по старинке», вместо того чтобы заняться поисками решения, позволяющего экономить время в будущем.
Отметим, что половина компаний, не пользующихся системами управления переводческим бизнесом, осознают их преимущества и рассматривают возможность их внедрения в будущем.
Что используют?
В компаниях, утвердительно ответивших на вопрос об использовании системы управления бизнесом, предпочтения распределились следующим образом:
Почти каждое четвертое бюро переводов пользуется системой собственной разработки. Основная причина этого в том, что руководители таких компаний в свое время просто не нашли на рынке систему, полностью удовлетворяющую их потребности, и поэтому вынуждены были создать собственную.
Главное преимущество такого подхода — возможность полностью адаптировать систему под свои нужды. А главный недостаток — стоимость: оплата труда программистов порой превышает стоимость готового решения в разы, причем чаще всего реальные расходы оказываются выше ожидаемых. Кроме того, уже разработанная и введенная в эксплуатацию система требует постоянной поддержки и обновления, иначе по прошествии нескольких лет она морально устаревает, — на это тоже уходят время и деньги.
Подобные решения доступны только компаниям, доходы которых позволяют держать в команде программистов, постоянно работающих над системой. Небольшие компании способны разработать «с нуля» разве что простые программы с базовым функционалом. Поэтому 3/4 компаний предпочитают более экономный вариант — покупку готовой системы управления проектами.
Наибольшее количество компаний пользуются такими системами, как Plunet, Projetex и XTRF. Эти три решения существуют более 10 лет и успели собрать внушительную базу пользователей. Относительно недавно появились системы TranslationProjex и Protemos, которые набирают популярность. Рынок динамичен, и через несколько лет соотношение долей систем на рынке может кардинально измениться.
12 % респондентов используют другие системы управления бюро переводов, но доля каждой из них незначительна (по крайней мере, среди принявших участие в этом опросе). Еще небольшая группа (около 5 %) приспособили для себя программы, изначально не предназначенные для переводческого бизнеса.
Удовлетворенность системами
В каждой компании формируется своя уникальная корпоративная культура, методика выполнения рабочих процессов и политика в отношении доступа сотрудников к информации. Поэтому решения, удовлетворяющего абсолютно всех, существовать не может: обязательно кого-нибудь что-нибудь не устраивает.
Мы попросили респондентов оценить степень удовлетворенностью текущей системой по шкале от 1 (очень плохо) до 5 (отлично). Средняя оценка составила 3,9 балла.
Примечательно, что удовлетворенность системой собственной разработки составила в среднем 4,1 балла, а приобретенными — 3,8 балла. Возможно, впрочем, на оценку влияет психологическая привязанность к собственной разработке.
Удовлетворенность различными системами отличается (по этическим соображениям мы не будем публиковать данные по каждой из них), но у каждой есть как высокие, так и низкие оценки. Кроме того, примерно одинакова удовлетворенность старыми и новыми системами. Вывод прост: у разных бюро разные потребности, и определяющим фактором является соответствие системы конкретным требованиям.
Примечательно, что два основных замечания к системам управления переводческим бизнесом противоречат друг другу: пользователи хотят большей функциональности, но при этом считают, что в системах слишком много лишнего. Эта дилемма встает перед разработчиками постоянно: как сделать систему функциональной, не перегрузив ее ненужными функциями. Чаще всего разработчик выбирает какой-либо один из путей и занимает нишу, подходящую конкретной группе переводческих компаний.
Стоимость как недостаток практически не упоминалась — то есть функционал имеет большее значение, чем цена.
Сделав выбор в пользу какой-либо из систем, бюро с крайней неохотой переходит на другую, даже более современную и удобную. Во-первых, компания пытается окупить сделанные ранее инвестиции и не готова тратить дополнительные средства на конкурирующее решение. Во-вторых, смена системы чаще всего технически сложна: возникают сложности с переносом данных и приходится переобучать сотрудников. Поэтому даже если удовлетворенность текущей системой недостаточна, переход на другую труден психологически. Об этом свидетельствуют «тройки», поставленные некоторыми респондентами.
Итоги
Использование системы управления переводческими проектами и бизнесом позволяет компаниям увеличить свою эффективность и ускорить рост. Но так или иначе перед руководителем любого бюро встает вопрос выбора:
1) Разрабатывать систему самостоятельно или приобрести готовое решение?
2) Если покупать систему, то какую? Здесь важны как функционал, так и стоимость.
Надеемся, что эта статья поможет вам принять правильное решение.
