Менеджмент послідовний
і паралельний

У будь-якій компанії рано чи пізно виникає ситуація: з’являється менеджер, якому постійно бракує часу. Він і його підлеглі хронічно перебувають у стресі, працюють в умовах цейтноту й зривають дедлайни. Колеги їм співчувають: «Які важкі в них проекти!», а менеджер будь-яке прохання обриває фразою «У мене немає часу!»

Проте згодом менеджер, не витримавши напруги, звільняється, і на його місце приходить інший. І раптом процес змінюється: ніхто нікуди не спішить, проекти виконуються вчасно, а в співробітників навіть з’являється вільний час на спілкування за філіжанкою кави або на партію в настільний теніс.

Чому так стається? Адже і проекти, і дедлайни, і співробітники ті самі. Загальна кількість роботи не змінилася.

Причин цьому може бути багато. Утім, найчастіше хронічний цейтнот — це наслідок невмілого менеджменту.

Розглянемо дві ситуації — на перший погляд, із зовсім сторонньої теми.

Послідовний менеджмент

Ви прокинулися зранку, як завжди, о 7:00. Щоб встигнути на роботу, ви маєте вийти з дому о 8:00. У вас є ціла година, часу більш ніж достатньо. Ви повинні:

• умитися;
• зварити філіжанку кави;
• зробити собі сніданок (наприклад, посмажити омлет по-французьки);
• поснідати;
• одягнути офісний одяг, привести себе до ладу перед виходом, зачесатися тощо.

Ніщо не віщує біди. Ваш ранок проходить за таким сценарієм.

На годиннику 7:00 — ви встаєте, щойно продзвенів будильник, прямуєте до ванної кімнати й перебуваєте там 15 хвилин: чистите зуби, голитеся/прикрашаєтеся тощо.

На годиннику 7:15 — одягнувшись у щось домашнє, ви йдете на кухню, ставите турку на вогонь і 10 хвилин спостерігаєте, як у ній повільно підіймається пінка.

На годиннику 7:25 — ви розбиваєте пару яєць, додаєте молоко, солите, змішуєте, виливаєте на сковорідку, нарізаєте сир і помідори. На кухні відчувається принадний аромат смачного омлету.

На годиннику 7:45 — омлет готовий, ви кладете його на тарілку й сідаєте снідати. Омлет гарячий, він обпікає губи, і ви намагаєтеся запивати його захололою кавою. Аж тут ви із жахом помічаєте, що...

...на годиннику вже 8:00!!! На ходу зачісуючись, ви буквально вскакуєте у свій робочий одяг. Привести себе до ладу часу вже немає.

Коли ви вилітаєте надвір, не застебнувшись до кінця і в паніці забувши вдома мобільний телефон, ваш годинник показує 8:15. На роботу ви ризикуєте не встигнути, тому змушені брати таксі.

Чому ви спізнилися

Як так? Ви нібито ні на що не відволікались і ніде даремно не втрачали часу, а його все одно не вистачило. До того ж увесь ранок пройшов, як і планувалося, без несподіванок. А якби ще сталася якась прикрість — ви випадково розбили філіжанку, пролили каву на одяг, відірвали ґудзик, — ви спізнилися б ще більше.

Чому ви не встигли? Потрібно було прокидатися раніше? Поставити будильник на 6:30?

Візуально ваш ранок можна зобразити так:

Інакше кажучи, усі дії ви виконували послідовно, одну за одною, і не в оптимальному порядку. Тому й спізнились. Сумарна кількість часу, яка витрачається на них, більше однієї години. Звичайна арифметика.

Менеджмент паралельний

Але ви менеджер. Помилки ви сприймаєте як можливість чомусь навчитись і зробити висновки. Свій наступний ранок ви організуєте інакше, перебудувавши послідовність дій.

На годиннику 7:00 — знову дзвенить будильник, ви встаєте, вдягаєтесь у домашній одяг, проте прямуєте не до ванної кімнати, як вчора, а на кухню. Там ви змішуєте інгредієнти для омлету, виливаєте отриману суміш на сковорідку й ставите її на невеликий вогонь. На це у вас пішло хвилин п’ять.

На годиннику 7:05 — ви прямуєте до ванної кімнати і витрачаєте там 15 хвилин, як і вчора. Після цього повертаєтеся на кухню: до цього моменту омлет саме встигає підсмажитися.

На годиннику 7:20 — виклавши омлет на тарілку, ви залишаєте його охолоджуватись, а самі вдягаєте робочий одяг, зачісуєтеся тощо — тобто готуєтеся до виходу.

На годиннику 7:35 — ви ставите турку з кавою на вогонь, а самі починаєте снідати. Омлет уже охолов, і можна спокійно снідати, не побоюючись опектися. Через 5 хвилин ви знімаєте каву з вогню, переливаєте у філіжанку, залишаєте її охолоджуватись і закінчуєте снідати.

На годиннику 7:50 — ви спокійно допиваєте каву і виходите з дому, нікуди не поспішаючи.

Візуально ваш ранок № 2 можна зобразити так:

(Зазначимо в дужках: хтось обов’язково скаже, що не можна залишати сковорідку на вогні без нагляду, пити каву після їжі тощо. Проте нас зараз цікавить не омлет і кава, а підхід до вирішення цієї задачі.)

За рахунок чого в другому випадку вам вистачило часу?

Як ви все встигли

Подивимося на діаграми.

У першому випадку всі ранкові справи — сині прямокутники — стають у лінію, оскільки ви виконували їх послідовно. Блакитна стрілка нижче — це одна ранкова година з 7:00 до 8:00. Сумарна довжина прямокутників більша за довжину стрілки — це означає, що ви не вклалися в одну годину і спізнились.

У другому випадку деякі з дій виконувались паралельно, тому деякі прямокутники розташовані один над одним. Так ви «стиснули» їхню сумарну довжину — і тому змогли «вмістити» всі ранкові справи в одну годину. Ви обдурили час!

Зауважимо, що ранкових справ могло бути й більше, і ви все одно встигли б вийти з дому до 8:00. Але за однієї умови: якби вони виконувались паралельно з іншими справами. Наприклад, паралельно зі сніданком ви можете слухати вашу улюблену музику або ранковий випуск новин (це теж свого роду «справа»). Вставати о 6:30 зовсім необов’язково.

А якщо у вас є мультиварка, омлет можна посмажити на відкладеному старті, підготувавши його інгредієнти звечора. До 7:00, коли продзвенить будильник, омлет уже буде готовий. У цьому разі прямокутник «ОМЛЕТ» на нашій діаграмі «переїде» далеко вліво й «звільнить місце» для інших справ. Невелика оптимізація — і ви зекономили цілих 20 хвилин ранкового часу. Є ще велика кількість інших способів це зробити.

Ранок як проект

Якщо ви виконуєте будь-які дії послідовно, одну за одною, єдиний спосіб зменшити час на їх виконання — виконувати їх швидше. На практиці такий підхід зазвичай призводить до ситуації, описаної на початку статті — до паніки, цейтноту та стресу.

Якщо ви володієте мистецтвом організувати виконання будь-яких дій паралельно, у вас є значно ефективніший спосіб прискорити весь процес: запускати якнайбільше паралельних процесів. Певно, другий менеджер, що змінив першого, володів цією навичкою — і в такий спосіб усунув брак часу.

У навичці організувати свій ранок і навичці організувати виконання проекту багато спільного. Гарний менеджер, сам того не помічаючи, застосовує навички ефективного керування навіть у повсякденних справах, що ніяк не стосуються роботи. Для нього ранок — це проект, а ранкові справи — процеси в рамках цього проекту. Запускаючи подумки ці процеси, він виконує проект. Людина, яка не встигає зранку вийти з дому вчасно, — певно, поганий менеджер.

Одночасно ≠ паралельно

Існує приказка: якщо ти однією рукою ведеш автомобіль, а іншою обіймаєш дівчину, і те й інше ти робиш погано. Це правда: справжньої багатозадачності звичайній людині досягнути не вдається.

Пліній стверджує, що Гай Юлій Цезар міг водночас читати, писати й диктувати чотири різних листи своїм секретарям. Але навряд чи Цезар робив це одночасно в буквальному сенсі слова.

Гросмейстер Олександр Алехін проводив сеанси одночасної гри в шахи одразу на 32 дошках, причому всліпу. Але він не робив одночасно 32 ходи — він робив їх по одному, кожний на своїй дошці.

Жонглер, який підкинув у повітря одразу десять кульок, у кожен конкретний момент слідкує лише за одним із них — за тим, який потрібно спіймати.

Висновок

Навіть найкращий менеджер не робить кілька справ одночасно. Проте вправний менеджер досконало володіє навичкою запускати кілька паралельних процесів і швидко перемикатися між ними.

А фраза «у мене бракує часу» дуже часто означає «я не вмію керувати своїм часом».