Менеджмент последовательный
и параллельный

В любой компании рано или поздно возникает ситуация: появляется менеджер, которому постоянно не хватает времени. Он и его подчиненные хронически пребывают в стрессе, работают в условиях цейтнота и срывают дедлайны. Коллеги им сочувствуют: «До чего сложные у них проекты!», а менеджер любую просьбу обрывает фразой «У меня нет времени!».

Но вскоре менеджер, не выдержав напряжения, увольняется, и на его место приходит второй. И вдруг процесс преображается: никто никуда не торопится, проекты выполняются вовремя, а у сотрудников даже появляется свободное время пообщаться за чашкой кофе или поиграть в настольный теннис.

Почему так получается? Ведь и проекты, и дедлайны, и сотрудники те же. Общее количество работы не изменилось.

Причин этого может быть много. Но чаще всего хронический цейтнот — это следствие неумелого менеджмента.

Рассмотрим две ситуации — на первый взгляд, из совершенно посторонней сферы.

Последовательный менеджмент

Вы проснулись утром, как обычно, в 7:00. Чтобы успеть на работу, вам нужно выйти из дому в 8:00. У вас есть целый час, времени более чем достаточно. Вам нужно:

• умыться
• сварить чашку кофе
• сделать себе завтрак (например, пожарить омлет по-французски)
• позавтракать
• надеть офисную одежду, привести себя в порядок перед выходом, причесаться и т. д.

Ничего не предвещает беды. Ваше утро проходит по следующему сценарию.

На часах 7:00 — вы встаете сразу же, как только прозвенел будильник, идете в ванную и проводите там 15 минут: чистите зубы и бреетесь/накрашиваетесь и т. д.

На часах 7:15 — одевшись во что-то домашнее, вы идете на кухню, ставите джезву на огонь и 10 минут наблюдаете, как в ней медленно поднимается пенка.

На часах 7:25 — вы разбиваете пару яиц, добавляете молока, солите, перемешиваете, выливаете на сковороду, нарезаете сыр и помидоры. По кухне разносится манящий запах вкусного омлета.

На часах 7:45 — омлет готов, вы выкладываете его на тарелку и садитесь завтракать. Омлет горячий, он обжигает губы, и вы пытаетесь запивать его успевшим остыть кофе. И тут вы с ужасом замечаете, что...

...на часах уже 8:00!!! На ходу причесываясь, вы буквально вскакиваете в рабочую одежду. Привести себя в порядок перед выходом времени уже нет.

Когда вы вылетаете из дому, не застегнувшись до конца и в панике забыв дома мобильный телефон, ваши часы показывают 8:15. На работу вы рискуете не успеть, и вы вынуждены брать такси.

Почему вы опоздали

Как же так? Вы вроде бы ни на что не отвлекались и нигде не теряли время попусту, — а его все равно не хватило. Причем все утро прошло по намеченному плану, без неожиданностей. А ведь случись какая-нибудь неприятность — вы случайно разбили чашку, пролили кофе на одежду, оторвали пуговицу и т. п., — вы опоздали бы еще сильнее.

Почему вы не успели? Нужно было просыпаться раньше? Поставить будильник на 6:30?

Визуально ваше утро можно представить вот так:

Другими словами — все действия вы выполняли последовательно, одно за другим, и не в самом удачном порядке. Потому и опоздали. Суммарное количество времени, которое на них уходит, больше одного часа. Обычная арифметика.

Менеджмент параллельный

Но вы менеджер. Ошибки вы воспринимаете как возможность чему-то научиться и сделать выводы. Свое следующее утро вы организовываете иначе, перестроив порядок действий.

На часах 7:00 — опять звенит будильник, вы встаете, одеваетесь в домашнюю одежду, но идете не в ванную, как вчера, а на кухню. Там вы смешиваете ингредиенты для омлета, выливаете получившуюся смесь на сковороду и ставите ее на небольшой огонь. На это у вас уходит минут пять.

На часах 7:05 — вы идете в ванную и проводите там 15 минут, как и вчера. После этого возвращаетесь на кухню: к этому моменту омлет как раз успевает прожариться.

На часах 7:20 — выложив омлет на тарелку, вы оставляете его остывать, а сами надеваете рабочую одежду, причесываетесь и т. д. — то есть готовитесь к выходу.

На часах 7:35 — вы ставите джезву с кофе на огонь, а сами приступаете к завтраку. Омлет уже остыл, и можно спокойно завтракать, не опасаясь получить ожоги. Через 5 минут вы снимаете кофе с огня, ставите чашку с кофе остывать и заканчиваете завтрак.

На часах 7:50 — вы спокойно допиваете кофе и выходите из дома, никуда не торопясь.

Визуально ваше утро № 2 можно представить вот так:

(Заметим в скобках: кто-нибудь обязательно скажет, что нельзя оставлять сковороду на огне без присмотра, нельзя пить кофе после еды и т. п. Но нас сейчас интересует не омлет и кофе, а подход к решению задачи.)

За счет чего во втором случае вам хватило времени?

Как вы всё успели

Взглянем на диаграммы.

В первом случае все утренние дела — синие прямоугольники — выстраиваются в линию, т. к. вы выполняли их последовательно. Голубая стрелка ниже — это один утренний час с 7:00 до 8:00. Суммарная длина прямоугольников превышает длину стрелки — это значит, что вы не вложились в один час и опоздали.

Во втором случае некоторые из дел выполнялись параллельно, поэтому некоторые прямоугольники расположены друг над другом. Тем самым вы «сжали» их суммарную длину — и потому смогли «втиснуть» все утренние дела в один час. Вы обманули время!

Заметим, что утренних дел могло быть даже больше, и вы всё равно успели бы выйти из дому до 8:00. Но при одном условии: если они выполнялись бы параллельно с другими делами. Например, параллельно с завтраком вы можете слушать любимую музыку или утренний выпуск новостей (это тоже своеобразное «дело»). Вставать в 6:30 совсем необязательно.

А если у вас есть мультиварка, омлет вы можете пожарить на отложенном старте, приготовив его ингредиенты накануне вечером. К 7:00, когда прозвенит будильник, омлет будет уже готов. При этом прямоугольник «ОМЛЕТ» на нашей диаграмме «переедет» далеко влево и «освободит место» для других дел. Небольшая оптимизация — и вы сэкономили целых 20 минут утреннего времени. Есть еще масса других способов этого добиться.

Утро как проект

Если вы выполняете какие-либо действия последовательно, одно за другим, единственный способ сократить время на их выполнение — выполнять их быстрее. На практике такой подход обычно приводит к ситуации, описанной в начале статьи — к панике, цейтнотам и стрессу.

Если вы владеете искусством организовать выполнение каких-либо действий параллельно, у вас есть гораздо более эффективный способ ускорить весь процесс: запускать как можно больше параллельных процессов. Скорее всего, второй менеджер, сменивший первого, смог «распараллелить» процессы — и тем самым устранил нехватку времени.

В умении организовать свое утро и умении организовать выполнение проекта много общего. Хороший менеджер, сам того не замечая, применяет навыки эффективного управления даже в повседневных делах, никак не связанных с работой. Для него утро — это проект, а утренние дела — процессы в рамках этого проекта; он мысленно запускает эти процессы и выполняет этот проект. Человек, который не успевает утром выйти из дома вовремя, — скорее всего, плохой менеджер.

Одновременно ≠ параллельно

Есть поговорка: если ты одной рукой ведешь машину, а другой обнимаешь девушку, и то и другое ты делаешь плохо. Это правда: истинной многозадачности обычному человеку достичь не удается.

Плиний утверждает, что Гай Юлий Цезарь мог в одно и то же время читать, писать и диктовать четыре разных письма своим секретарям. Но вряд ли Цезарь делал это одновременно в буквальном смысле слова.

Гроссмейстер Александр Алехин проводил сеансы одновременной игры в шахматы сразу на 32 досках, причем вслепую. Но он не делал сразу 32 хода — ходы он делал по одному, каждый на своей доске.

Жонглер, который подбросил в воздух сразу десять шариков, в каждый конкретный момент следит только за одним из них — за очередным, который нужно поймать.

Заключение

Даже самый хороший менеджер не делает несколько дел одновременно. Но хороший менеджер в совершенстве владеет навыком запускать несколько параллельных процессов и быстро переключаться между ними.

А фраза «у меня не хватает времени» очень часто означает «я не умею управлять своим временем».