Твердження в заголовку ми часто чуємо від керівників зовсім невеликих перекладацьких компаній, у яких працює до п’яти менеджерів. Деякі бюро настільки маленькі, що менеджер проектів у них усього один — власник. Такі компанії зазвичай ведуть облік проектів у файлах Excel або інших табличних редакторах, які взагалі-то не призначені для цього.
Використовувати для обліку проектів Excel — усе одно що, наприклад, перевозити вантажі за допомогою хлібозбирального комбайна: технічно можливо, але незручно. Комбайн — чудова машина, але вона призначена для вирішення інших завдань.
Про переваги систем керування перекладацьким бізнесом над Excel і Google Spreadsheets ми вже поговорили в окремій статті. Тут ми розглянемо аргумент «ми ще замалі для впровадження системи керування».
Ілюзія достатності
Людина не страждає від нестачі того, про що їй невідомо. У Середньовіччі ніхто не страждав від відсутності електрики — тому що ніхто не здогадувався про її існування.
Проте час ішов; люди винайшли електрику та почали застосовувати її в промисловості. Власники мануфактур, які перевели свої верстати на електричне живлення, різко підвищили продуктивність своїх підприємств порівняно з тими, хто обертав вали верстатів за допомогою коней і водяних млинів. А ті, хто продовжував працювати по-старому та відмовлявся освоювати передові технології, втрачали в ефективності й починали відставати від конкурентів.
Ситуація у сфері перекладів, по суті, та сама. Керівники багатьох нових бюро не усвідомлюють, наскільки система керування перекладацькими проектами здатна спростити їхню роботу. Вони не відчувають потреби вивчати такі системи: адже «все й так працює». Бізнес приносить прибуток, конкурентна загроза невелика — у них немає стимулу змінюватися. А в цей час їхні конкуренти впровадили системи та різко підвищили свою ефективність.
Через відсутність автоматизації в невеликих бюро перекладів менеджер у середньому витрачає на керування одним проектом більше часу, ніж менеджер у великому бюро.
У молодих компаніях проектів зазвичай мало, і часу вистачає на все. Нераціональність його використання не відчувається та залишається через це непоміченою. Ніхто не заміряє, скільки часу втрачається на мороку з Excel, надсилання листів вручну, створення фінансових документів. Немає усвідомлення того, що час можна використовувати ефективніше, а проекти виконувати швидше.
Саме через це бюро перекладів часто не зростають: усі, включно з керівником, витрачають час на шаблонні дії, а не на творчі та стратегічні завдання.
А раптом ви виростете?
Деяким бюро вдається розвиватися й без системи керування перекладацькими проектами. Але зі зростанням вони занурюються в організаційну плутанину: колектив збільшується, і стає важко догледіти, хто, чим і наскільки ефективно займається. Під час першого ж великого й термінового проекту бюро провалиться у виробниче пекло.
Щоб якось контролювати ситуацію, керівник такої компанії змушений вводити додаткові бюрократичні процедури: впроваджувати щомісячні звіти, назначати «контролерів» тощо. Усе це тягне за собою додаткові витрати часу, коштів і нервів.
Упершись у невидиму стелю, керівник починає шукати вихід. І доходить логічного висновку, який варто було передбачити набагато раніше: потрібно знайти систему, яка звільнить працівників від рутини й автоматизує їхню роботу.
Проте тепер впровадити її складніше: компанія виросла, постійно виникають невідкладні завдання, і тепер уже немає часу на тестування системи керування бізнесом, не кажучи вже про її впровадження. Усе відкладається «на завтра».
Щоб впровадити систему, потрібно навчити всіх менеджерів проектів працювати в ній. А що більша компанія, то важче це зробити. Одна справа — навчити кількох колег, і зовсім інша — упорядкувати роботу команди з 15 людей.
Що більша компанія, то важче здійснювати в ній реформи. Люди схильні чинити опір змінам, особливо якщо не розуміють їхньої мети. Колектив, який розрісся, імовірно, чинитиме опір спробам змінити звичний порядок роботи. І якщо її керівник не зважується на болісне хірургічне втручання, компанії загрожує стагнація.
А ця проблема ж стара як світ: систему керування не було впроваджено спочатку, коли компанія була молодою та гнучкою.
Висновок
Впровадити систему керування перекладацьким бізнесом набагато легше в молодій компанії, ніж у зрілій. По-перше, впровадження системи дасть вам змогу економити час ще до того, як вам його бракуватиме: ви зможете витрачати його на розвиток компанії. По-друге, ви створите потужний керівний «скелет» свого бюро ще до того, як воно обросте «м’язами». І в майбутньому у вас не виникатиме ситуації, коли немає часу на впровадження системи, яка б економила час.
