Утверждение, вынесенное в заголовок, мы часто слышим от руководителей совсем небольших переводческих компаний, в которых работает до пяти менеджеров. Некоторые бюро настолько маленькие, что менеджер проектов в них всего один — владелец. Такие компании обычно ведут учет проектов в файлах Excel или других табличных редакторах, которые вообще-то не приспособлены для этих целей.
Использовать для учета проектов Excel — все равно что, например, перевозить грузы с помощью хлебоуборочного комбайна: технически возможно, но неудобно. Комбайн — отличная машина, но она предназначена для решения других задач.
О преимуществах систем управления переводческим бизнесом перед Excel и Google Spreadsheets мы уже поговорили в отдельной статье. Здесь мы рассмотрим аргумент «мы еще слишком маленькие для внедрения системы управления».
Иллюзия достаточности
Человек не страдает от нехватки того, о чем ему не известно. В Средневековье никто не страдал от отсутствия электричества — потому что никто не догадывался о его существовании.
Но время шло; люди изобрели электричество и начали применять его в промышленности. Владельцы мануфактур, переведшие свои станки на электрическое питание, резко повысили производительность своих предприятий по сравнению с теми, кто вращал валы станков с помощью лошадей и водяных мельниц. А те, кто продолжал работать по старинке и отказывался осваивать передовые технологии, теряли в эффективности и начинали отставать от конкурентов.
Ситуация в сфере переводов, по сути, та же. Руководители многих начинающих бюро не осознают, насколько система управления переводческими проектами способна упростить их работу. Они не ощущают потребности изучать такие системы: ведь «все работает и так». Бизнес приносит прибыль, конкурентная угроза невелика — у них нет стимула меняться. А в это время их конкуренты внедрили системы и резко повысили свою эффективность.
Из-за отсутствия автоматизации в небольших бюро переводов менеджер в среднем затрачивает на управление одним проектом больше времени, чем менеджер в крупном бюро.
В молодых компаниях проектов обычно мало, и времени хватает на все. Нерациональность его использования не осознается и остается потому незамеченной. Никто не замеряет, сколько времени теряется на возню в Excel, ручную отправку писем, создание финансовых документов. Нет осознания того, что время можно использовать эффективнее, а проекты выполнять быстрее.
Именно из-за этого бюро переводов часто не растут: все, включая руководителя, тратят время на шаблонные действия, а не на творческие и стратегические задачи.
А вдруг вы вырастете?
Некоторым бюро удается развиваться и без системы управления переводческими проектами. Но по мере роста они погружаются в организационную неразбериху: коллектив разрастается, и становится сложно уследить, кто, чем и насколько эффективно занимается. Первый же крупный и срочный проект ввергает бюро в производственный ад.
Чтобы как-то контролировать ситуацию, руководитель такой компании вынужден вводить дополнительные бюрократические процедуры: внедрять ежемесячные отчеты, назначать «контролеров» и т. п. Все это влечет за собой дополнительные расходы времени, денег и нервов.
Упершись в невидимый потолок, руководитель начинает искать выход. И приходит к логичному выводу, который стоило предвидеть гораздо раньше: нужно найти систему, которая освободит работников от рутины и автоматизирует их работу.
Но теперь внедрить ее сложнее: компания выросла, постоянно возникают неотложные задачи, и теперь уже нет времени на тестирование системы управления бизнесом, не говоря уж о ее внедрении. Все откладывается «на завтра».
Чтобы внедрить систему, нужно обучить всех менеджеров проектов работать в ней. А чем крупнее компания, тем сложнее это сделать. Одно дело — обучить нескольких коллег, и совсем другое — упорядочить работу команды из 15 человек.
Чем крупнее компания, тем сложнее проводить в ней реформы. Люди склонны сопротивляться переменам, особенно если не понимают их цели. Разросшийся коллектив, скорее всего, будет сопротивляться попыткам изменить привычный порядок работы. И если ее руководитель не решается на болезненное хирургическое вмешательство, компании грозит стагнация.
А ведь этой проблеме сто лет в обед: система управления не была внедрена изначально, когда компания была молодой и гибкой.
Заключение
Внедрить систему управления переводческим бизнесом гораздо легче в молодой компании, чем в зрелой. Во-первых, внедрение системы позволит вам экономить время еще до того, как вам станет его не хватать: вы сможете тратить его на развитие компании. Во-вторых, вы создадите мощный управленческий «скелет» своего бюро еще до того, как оно обрастет «мышцами». И в будущем у вас не возникнет ситуации, когда нет времени на внедрение системы, экономящей время.
