У цій статті ми опишемо найпоширеніші помилки, які роблять бюро перекладів, вибираючи систему керування перекладацьким бізнесом (TBMS).

Вибір за ціною

Найбільш неправильне питання, яке ви можете поставити розробникам, — «Скільки коштує ваша система керування перекладацьким бізнесом?». Для розробника таке формулювання питання — сигнал: потенційний клієнт не зіставляє витрати на роботу системи з вигодою від її використання. Інакше кажучи, для нього вартість цієї системи означає більше, ніж її цінність; його не дуже цікавить, що саме він купує.

Купівля системи — це не витрата, а інвестиція. Вона має сенс тоді, коли окупається.

Система автоматизації бізнесу дає змогу економити завдяки зменшенню витрат на персонал. Простіше кажучи, після впровадження системи деяку частину рутинної роботи, покладену раніше на людину, почне виконувати робот. Це означає, що компанія отримає можливість заощаджувати кошти на зарплатні й обладнанні робочих місць, адже та сама кількість людей зможе виконувати більший обсяг роботи. Крім того, більше вільного часу з’явиться й у керівника: йому стане легше бачити повну картину й ухвалювати правильні рішення.

Тому замість «Скільки це коштує?» варто питати «Що я отримаю за ці гроші та як це окупиться?». Відповідь на це питання залежить від того, чи «вписується» конкретна система керування в режим роботи вашого бюро перекладів. Ціна тут — питання важливе, але не головне. Вона стає вагомим фактором пізніше, коли кілька систем керування вже відібрані й серед них потрібно вибрати ту, що підходить найбільше.

Вибір за брендом

Це підхід, чимось протилежний вибору за ціною. Логіка тут така: «Це відома велика компанія, усі її знають, тому я вибираю її. Заплачу більше, але щоб напевне!».

Логіка ніби зворотна, а проблема та сама: під час вибору системи не враховуються потреби й окупність інвестицій. Навіть у «крутої» системи можуть виявитися недоліки: незручний інтерфейс, повільна підтримка, приховані платежі тощо.

Часто буває, що компанія-важкоатлет, здобувши багато клієнтів, знижує рівень сервісу, оскільки втрата кількох із них уже слабко впливає на її прибутки. Трапляється таке саме з великими брендами: вони можуть дозволити собі не так сильно боротися за кожного клієнта й не доводити якість своїх послуг — покупці прийдуть до них самі.

У великої компанії багато клієнтів; вони вклали немалі гроші, витратили час на впровадження системи керування, почали вести в ній свої бази контрагентів, проєктів і фінансів. Вони вже прив’язані до системи, і змінити її буде надзвичайно складно — навіть якщо з’ясується, що вона не задовольняє їхніх потреб.

Не варто робити імпульсивний вибір за першим враженням. Завжди перевіряйте, що ховається за яскравою рекламною упаковкою.

Вибір без тестування

Буває, що клієнт готовий купити систему керування перекладацьким бізнесом, не тестуючи її (наприклад, з описаних вище причин). Ми, звісно, раді такому простому продажу, але ставимося до нього з осторогою — адже є ймовірність, що покупець не до кінця розібрався, що саме він придбав. Так з’являються незадоволені клієнти, очікування яких розійшлися з реальністю. Тому ми рекомендуємо скористатися місяцем пробного періоду, перш ніж платити.

Програмне забезпечення необхідно обов’язково тестувати перед купівлею. Відсутність такої можливості має насторожувати: ви купуєте кота в мішку, як би красиво вам не описували товар продавці. Адже система керування перекладацьким бізнесом — це інструмент, яким ви користуватиметеся багато років, тому його зручність украй важлива для вашого бізнесу.

Вибір без спілкування з командою підтримки

Упровадження системи керування бізнесом потребує якісної підтримки з боку розробників. Навіть найкраща система не принесе жодної вигоди, якщо не буде налаштована належним чином або якщо працівники вашого бюро не користуватимуться її можливостями.

На етапі тестування системи керування потрібно активно спілкуватися зі службою її підтримки. Так ви одним пострілом убиваєте двох зайців: налаштовуєте систему оптимальним чином і переконуєтеся, що вам завжди допоможуть. Тестуючи та впроваджуючи систему самостійно, ви ризикуєте неправильно зрозуміти принцип її роботи, використовувати її не за призначенням або проґавити силу-силенну можливостей автоматизації.

Тому не соромтеся звертатися до служби підтримки із запитаннями та зауваженнями. Її безпосередній обов’язок — допомогти вам. Від того, наскільки кваліфікована ця допомога, залежатиме ефективність вашої роботи.

Підсумки

Вони вкрай прості. Вибираючи систему керування бізнесом для свого бюро перекладів, не робіть поспішних імпульсивних рішень, орієнтуючись на ціну та бренд. Приділіть час тому, щоб сформулювати свої вимоги до системи, а також протестуйте вибрані варіанти. Упроваджуючи систему керування та навчаючи своїх працівників працювати в ній, тестуйте не лише програмне забезпечення, а й службу підтримки: рівень обслуговування клієнтів так само важливий, як і якість програмного коду.