В этой статье мы опишем наиболее распространенные ошибки, которые совершают бюро переводов, выбирая систему управления переводческим бизнесом (TBMS).

Выбор по цене

Самый неправильный вопрос, который вы можете задать разработчикам, — «Сколько стоит ваша система управления переводческим бизнесом?». Для разработчика такая постановка вопроса — сигнал: потенциальный клиент не сопоставляет затраты на работу системы с выгодой от ее использования. Другими словами, для него стоимость системы значит больше, чем ее ценность; его не очень интересует, что именно он покупает.

Покупка системы — это не расход, а инвестиция. Она имеет смысл тогда, когда окупается.

Система автоматизации бизнеса позволяет экономить за счет снижения расходов на персонал. Проще говоря, после внедрения системы некоторую часть рутинной работы, возложенной прежде на человека, начнет выполнять робот. Это означает, что компания получит возможность экономить на зарплатах и оборудовании рабочих мест, ведь то же количество людей сможет выполнять больший объем работы. Кроме того, больше свободного времени появится и у руководителя: ему станет проще видеть полную картину и принимать правильные решения.

Поэтому вместо «Сколько это стоит?» имеет смысл спрашивать «Что я получу за эти деньги и как это окупится?». Ответ на этот вопрос зависит от того, «вписывается» ли конкретная система управления в режим работы вашего бюро переводов. Цена здесь — вопрос важный, но не главный. Она становится значимым фактором позднее, когда несколько систем управления уже отобраны и среди них нужно выбрать наиболее подходящую.

Выбор по бренду

Это подход, в чем-то противоположный выбору по цене. Логика здесь такая: «Это известная крупная компания, все ее знают, поэтому я выбираю ее. Заплачу больше, но чтобы наверняка!».

Логика как будто обратная, а проблема та же: при выборе системы не учитываются потребности и окупаемость инвестиций. Даже у «крутой» системы могут обнаружиться недостатки: неудобный интерфейс, неотзывчивая поддержка, скрытые платежи и т. п.

Часто бывает, что компания-тяжеловес, заполучив множество клиентов, снижает уровень сервиса, так как потенциальная потеря нескольких из них уже слабо сказывается на ее прибыли. Происходит такое именно с крупными брендами: они могут позволить себе не так сильно бороться за каждого клиента и не доказывать качество своих услуг — покупатели придут к ним сами.

У крупной компании много клиентов, которые вложили немалые деньги, потратили время на внедрение системы управления, начали вести в ней свои базы контрагентов, проектов и финансов. Они уже привязаны к системе, и сменить ее будет чрезвычайно сложно — даже если выяснится, что она не удовлетворяет их потребностям.

Не стоит делать импульсивный выбор по первому впечатлению. Всегда проверяйте, что скрывается за яркой рекламной упаковкой.

Выбор без тестирования

Случается, что клиент готов купить систему управления переводческим бизнесом, не тестируя ее (например, по описанным выше причинам). Мы, конечно, рады таким простым продажам, но относимся к ним настороженно — потому что есть вероятность, что покупатель не до конца разобрался, что именно он приобрел. Таким путем появляются неудовлетворенные клиенты, ожидания которых разошлись с реальностью. Поэтому мы рекомендуем воспользоваться месяцем пробного периода, прежде чем платить.

Программное обеспечение нужно обязательно тестировать перед покупкой. Отсутствие такой возможности должно насторожить: вы покупаете кота в мешке, как бы красиво вам не описывали товар продавцы. Ведь система управления переводческим бизнесом — это инструмент, которым вы будете пользоваться много лет, поэтому его удобство крайне важно для вашего бизнеса.

Выбор без общения с командой поддержки

Внедрение системы управления бизнесом требует качественной поддержки со стороны разработчиков. Как бы хороша ни была система, она окажется бесполезной, если она не настроена должным образом или если сотрудники вашего бюро не пользуются ее возможностями.

На этапе тестирования системы управления нужно активно общаться со службой ее поддержки. Тем самым вы одним выстрелом убиваете двух зайцев: настраиваете систему оптимальным образом и убеждаетесь, что вам всегда помогут. Тестируя и внедряя систему самостоятельно, вы рискуете неправильно понять принцип ее работы, использовать ее не по назначению или упустить массу возможностей автоматизации.

Поэтому не стесняйтесь обращаться в службу поддержки с вопросами и замечаниями. Ее прямая обязанность — помочь вам. От того, насколько квалифицированна эта помощь, будет зависеть эффективность вашей работы.

Итоги

Они предельно просты. Выбирая систему управления бизнесом для своего бюро переводов, не делайте быстрых импульсивных решений, ориентируясь на цену и бренд. Уделите время тому, чтобы сформулировать свои требования к системе, а также протестируйте выбранные варианты. Внедряя систему управления и обучая своих сотрудников работе в ней, тестируйте не только программное обеспечение, а и службу поддержки: уровень обслуживания клиентов так же важен, как и качество программного кода.