Один из самых сложных аспектов работы менеджера проектов в бюро переводов — контроль работы переводчиков и построение отношений с ними. Любой менеджер знает: чем компетентнее и предсказуемее переводчики в его команде, тем больше проектов сможет выполнить эта команда — и тем больше, соответственно, заработать.
Если в бюро переводов хорошо организованы управление проектами и продажи, главным препятствием для роста компании становится кадровый дефицит. Как минимизировать связанные с ним риски и привлечь в свою команду лучших лингвистов?
Постройте собственный процесс отбора
Едва ли нужно объяснять, почему нельзя просто передать заказ непроверенному переводчику. Это риск финансовых и репутационных потерь, т. к. невозможно предсказать, каким окажется качество работы и будет ли она сдана в срок. Отбор профессиональных переводчиков — одна из основных функций любого бюро.
Тем не менее, регулярно возникает неприятная ситуация: бюро переводов, взявшись выполнить заказ от нового клиента, в панике ищет исполнителя на различных переводческих порталах (Proz.com, Smartcat и т. п.) в надежде, что эти порталы уже проделали всю работу по отбору.
В какой-то степени это действительно так. Однако порталы и биржи проводят лишь первичный скрининг, отсеивая самые «тяжелые случаи». Строгий отбор противоречит интересам таких сервисов: ведь чем больше пользователей они отсеют, тем меньше активных пользователей у них останется.
Кроме того, рейтинг переводчиков на подобных порталах основывается в первую очередь на отзывах клиентов. При этом неизвестно, какие стандарты качества применяют эти клиенты. Вполне возможна ситуация: какой-то студент работал по низким ставкам с непритязательными заказчиками, получил несколько хороших оценок и обогнал в рейтинге профессионалов, сотрудничавших с придирчивыми клиентами.
Из этого следует, что бюро переводов, в котором не внедрен собственный процесс отбора, превращается в диспетчерскую службу.
Таким образом, надежные кадры нужно отбирать самостоятельно. Это длительный и дорогостоящий процесс. Если отбирать по всей строгости, тесты, по оптимистичной оценке, пройдут максимум 3 % кандидатов.
Причин этому две. С одной стороны, порог вхождения в профессию практически нулевой: переводчиком может объявить себя любой — даже тот, кто сам не знает, компетентен ли он. С другой стороны, значительная часть заказчиков не имеет возможности оценить качество предоставленного им текста — их удовлетворит и непрофессиональный перевод, особенно на непонятный язык. В итоге определить, кто есть кто в мире переводов, оказывается крайне сложно.
Процесс отбора состоит минимум из двух шагов:
- Анализ резюме или анкеты.
- Выполнение небольшого тестового перевода.
Не стоит полагаться на первый этап: «красивая» анкета — лишь фасад, за которым может скрываться что угодно. Часто впечатляющим резюме прикрываются посредственные переводчики, тогда как многим профессионалам не удается преподнести свой опыт в выгодном свете из-за слабых навыков продаж или недооценки собственных возможностей. Поэтому единственный способ получить относительно объективное представление о кандидате — тест.
Заметим, что тест — далеко не идеальный метод отбора. Обязательный компонент профессии технического переводчика в ее нынешнем виде — умение учиться, делать выводы из ошибок. Но результаты теста ничего не говорят о том, умеет ли кандидат быстро усваивать новые знания и применять их в работе. Довольно часто переводчик, успешно прошедший тест, останавливается в своем развитии и в дальнейшем не повышает свой уровень, а его коллега, прошедший тест на грани фола, становится профессионалом и авторитетом для остальных сотрудников.
Тест — это мгновенный «срез» текущих знаний и умений, ничего не говорящий о динамике их изменения. Но с точки зрения бюро переводов тест — отработанный и недорогой способ «отделить зерна от плевел».
Этап тестирования можно пропустить лишь в одном случае: если вам точно известно, что кандидат давно и успешно сотрудничает с кем-либо, чьи стандарты качества не ниже ваших. Как правило, это ваши конкуренты или их клиенты.
Назначайте фейковые задания
Само по себе прохождение теста переводчиком не гарантирует качества выполняемых им заказов. Ведь одно дело — потратить несколько часов, чтобы перевести и отшлифовать текст теста, и совсем другое — выполнить такую же работу, уложившись в жесткие временные рамки.
Некоторые хитрецы умудряются проходить тесты с помощью посторонних (неясно, правда, в надежде на что: работать-то придется самому, и обман все равно вскроется).
Но даже если лингвистические навыки нового переводчика безупречны, никогда не знаешь, каковы его навыки в коммуникации: будет ли он следовать инструкциям, соблюдать дедлайны, осваивать новое ПО и т. д.
Менеджер всегда должен быть готов к тому, что сданную (а иногда даже несданную) работу нового переводчика придется доделать или переделать. Для этого нужно иметь запас времени. Но как быть, если срок сдачи проекта исключает подобные эксперименты?
Хороший способ: назначить новичку задание, фактически уже выполненное другим переводчиком, выдав его за «настоящее», — с инструкциями, сроками и, разумеется, оплатой. Опыт показывает, что у трети исполнителей проблемы возникают в первом же задании: один пришлет некачественный перевод, второй опоздает, третий проигнорирует инструкции, четвертый нагрубит. Допускать таких ненадежных исполнителей к реальным проектам нельзя. Для их отсева и нужны фейковые задания.
Конечно, этот достаточно дорогостоящий метод: к обычным расходам на выполнение проекта добавляется стоимость дополнительной фейковой работы, даже если ее результат вас не удовлетворяет. Но, с другой стороны, если вас подведут в реальном проекте, вы потеряете значительно больше.
Начинайте с малого
Даже если переводчик успешно прошел отбор и отлично выполнил фейковое задание, это еще не гарантия его надежности. Начинать сотрудничество с ним имеет смысл с небольших заказов, и лишь затем, собрав некоторую статистику, доверять более сложные и масштабные задачи. Если же обстоятельства вынуждают вас доверить крупный заказ новому переводчику, попросите его присылать промежуточные результаты работы, чтобы контролировать качество задолго до дедлайна.
Обучайте и помогайте
Мечта любого менеджера проектов — исполнитель, который выполняет любую работу качественно, понимает с полуслова и не требует помощи. Единственный способ «добыть» такой ценный ресурс — обучить его самостоятельно.
Приготовьтесь к тому, что неприятности в работах нового переводчика будут происходить в самых неожиданных местах: то выяснится, что он не владеет нужной вам CAT-программой, то забыл проверить правописание, то прислал файлы электронной почтой, хотя по инструкциям их нужно выгрузить в вашу систему управления переводческими проектами, и т. п. Вам придется постоянно быть начеку и терпеливо обучать его.
Именно по этой причине менеджеры проектов часто избегают работать с новичками. Ведь вместо того, чтобы назначить задание опытному переводчику и забыть о ней до дедлайна, приходится тратить время на переписку, разъяснения и проверки. Случается, что после многих часов утомительного обучения фрилансер прекращает сотрудничество в одностороннем порядке («Я не думал, что придется изучать столько инструкций!»), — и получается, что менеджер тратил свое время напрасно. В дальнейшем желание работать с новичками у него пропадает.
Однако другого способа создать сильную команду и выработать понимание с полуслова не существует. Рано или поздно усилия, вложенные в обучение переводчиков, окупятся, и вас действительно начнут понимать с полуслова.
Платите за всё, всегда и вовремя
Бюро переводов, которое отказывается оплатить труд нанятого работника, попадает во всевозможные черные списки. Порой это случается, даже если правота на стороне бюро. Затем Google услужливо выдает название компании по запросу «бюро такое-то + неплательщик». Чаще всего по таким ссылкам даже не переходят — никому не интересно разбираться в нюансах чужих конфликтов.
Если вам не будут доверять, с вами просто перестанут работать — и переводчики, и клиенты. Поэтому, если вы планируете действовать на рынке долго, пресекайте любые поводы пожаловаться на неоплату с вашей стороны.
Иногда следовать такой логике сложно. В деятельности любого бюро неизбежно возникает масса неприятных ситуаций: заказчик отказался оплачивать свой заказ или обанкротился, закрылся банк и т. д. Но всё это — проблемы ваши, а не переводчика. Он доверился вам, не зная, с каким клиентом вы заключили договор и в каком банке вы открыли счет. Ваша задача — оправдать его доверие. Вы должны держать любой удар. Иначе чего вы стоите как компания?
Если перевод, который прислал вам фрилансер, оказался некачественным, все равно оплатите его труд и поблагодарите за работу. Лучшее, что вы можете сделать в таком случае — не обращаться к нему в дальнейшем.
Как это ни парадоксально, некачественный или несвоевременный перевод фрилансера — ошибка не его, а ваша. Если она возникла, это означает, что вы доверили выполнение задания фрилансеру, не убедившись в его надежности. И если вы, вместо того чтобы оплатить его работу, устроите с ним публичные разборки в социальных сетях, будьте уверены: большинство участников дискуссии окажется на его стороне, а не на вашей. Большинство читающих ваши препирательства — такие же переводчики, и они рефлекторно будут проецировать ситуацию на себя, а считать виноватым себя никто не любит. Вас растопчет безликая толпа.
То есть вы заплатите неизбежно — либо деньгами, либо репутацией. Деньгами, как ни странно, дешевле, поскольку без репутации вы их просто не заработаете.
