Управление переводческой компанией:
«беличье колесо» и приоритеты

Каждый бизнес сталкивается с собственными проблемами, которые столь же уникальны, как и сами организации. Однако эти трудности часто можно разделить на внешние и внутренние.

Внешние включают в себя все, что происходит за пределами вашего офиса: появление новых технологий, конкуренты, рыночные колебания, политическая нестабильность, изменения налоговой политики, ураган, который может лишить вас электричества, и сотни других возможных событий.

Внутренние задачи неизменно сводятся к качеству управления фирмой: тому, как вы выстраиваете процессы и организационную структуру, как разрабатываете и реализуете стратегию и насколько эффективно вы, как руководитель, решаете действительно важные вопросы в нужное время. Эта статья посвящена таким внутренним задачам, как стратегия, приоритеты и управление временем.

Дело не только и не столько в переводе

Как вы думаете, за какие именно услуги переводческой компании платят клиенты? Если заказчик платит исключительно за перевод, почему бы ему не найти фрилансера и не обойти это дополнительное звено в цепочке? В чем ценность компании на рынке переводческих услуг?

В управлении. Потому что, помимо перевода, корректуры и т. д., вы избавляете своих клиентов от такой головной боли, как поиск и обучение переводчиков, распределение работы между ними, контроль качества и сроков выполнения, оплата работы каждого из исполнителей и многое другое. Вместо выполнения всех перечисленных задач клиент просто отправляет вам файл и ожидает готовую работу. В конце концов, вам платят за душевное спокойствие, а не за перевод как таковой.

Итак, если вы переводчик и хотите создать свою компанию, будьте готовы осваивать навыки управления. А также к тому, что, если вам это удастся и ваша компания будет расти и развиваться, вам даже придется отказаться от выполнения переводов. Трудный выбор, правда? Поэтому, прежде чем создать переводческую компанию, спросите себя, хотите ли вы заниматься управленческой деятельностью. Многие фрилансеры пытались создать компанию, но быстро отказались от этой идеи, столкнувшись с первыми проблемами управления. К примеру, переводчик может не сдать работу вовремя, качество перевода может оказаться низким, и вам придется объясниться с заказчиком. Кроме того, ваш клиент может не перечислить оплату вовремя, но переводчикам все равно нужно заплатить, чтобы не оказаться в черном списке. Или вы можете подтвердить проект клиенту, а потом неожиданно выяснится, что ни один из переводчиков не может взяться за работу...

Существуют сотни подобных ситуаций и проблем, которыми могут возникнуть в любой момент. И знаете что? Задача бюро переводов заключается в решении этих проблем, а не в выполнении самого перевода. Ответственность за ошибки других людей — это работа менеджера. Поэтому, если это вас не устраивает и вы к этому не готовы, вам будет лучше продолжить просто заниматься переводом. Но если вы все же готовы решать эти задачи, добро пожаловать в клуб!

Клиенты передают вам управленческие обязанности, а вы координируете весь процесс и затем получаете от них оплату.

Основные задачи, «беличье колесо» и «черный ящик»

Назовем основные задачи управления переводческим бизнесом.

• Ведение базы данных клиентов, исполнителей, их контактов и цен
• Управление переводческими проектами, т. е. распределение работы среди переводчиков, организация рабочего процесса, контроль сроков выполнения и сдачи
• Контроль финансовой деятельности: учет сумм к получению, выписка счетов-фактур, учет платежей от клиентов и выплат исполнителям
• Отслеживание процессов и осведомленность о том, что происходит в вашей команде на различных этапах: проекты, задания, балансы и т. д.; а также видение общей картины: сколько вы зарабатываете и тратите каждый месяц, какова динамика сотрудничества с каждым клиентом...

Это огромная работа, и когда бюро переводов начинает ее выполнять, вся она ложится на плечи именно владельца компании. Но по мере роста компании объем работы по каждому из этих направлений также увеличивается, и в конечном счете владельцы фирм оказываются в «беличьем колесе».

  Необходимо приложить огромные усилия, чтобы выбраться из него. И выход из этой ситуации — передача знаний и навыков и делегирование обязанностей своей команде.

Таким образом вы освобождаете себя от рутинной работы, поручая ее своим менеджерам и направляя свои мысли в более творческое русло. Но подвох здесь в том, что через некоторое время вы можете перестать понимать, что происходит внутри вашей компании, и ваш бизнес превратится в «черный ящик».

Это может быть отлично работающий «черный ящик», который приносит прибыль, но если внутри него что-то сломается и придется исправлять ситуацию, вы столкнетесь с серьезной проблемой. Вам нужно будет открыть ящик, разобраться, как он работает, найти несколько скелетов в шкафу, потратить много времени и денег на его очистку и починку... И иногда уже может быть слишком поздно.

Одна из крупнейших переводческих компаний Великобритании обанкротилась, потому что продавала свои услуги так дешево, что не могла покрывать расходы на переводчиков. И высшее руководство даже не знало об этом! Более 10 лет опыта, более 5 миллиардов фунтов годового оборота — и они потерялись в «черном ящике»!!!

Не откладывайте на завтра

Чтобы держать все под контролем, нужны инструменты.

Вы можете использовать различные программы, предназначенные для разных целей, например электронные таблицы, приложения электронной почты, бухгалтерские программы и т. д. Но это не даст вам полной картины, и данные из разных источников могут не соответствовать друг другу. Эта проблема решается за счет единой системы управления бизнесом.

На рынке представлено несколько подобных систем. По очевидным причинам в этой статье мы рассмотрим одну из них — систему Protemos.

Но сначала поговорим о приоритетах в бизнесе. Как ни странно, наиболее частой причиной, по которой компании не внедряют системы экономии времени и денежных средств, является... отсутствие у них времени. Но откуда у них возьмется время, если они не используют инструменты, позволяющие его сэкономить?

Все дело в правильной расстановке приоритетов. Взгляните на этот рисунок. Вам знакома эта концепция. Вы должны отложить срочные, но не имеющие особой важности вопросы и сосредоточиться на несрочных, но действительно важных вещах, которые не напоминают о себе ежеминутно. 

Но так сложно переключить внимание с неотложных второстепенных вопросов на нечто важное, что может подождать. Глубоко внутри нами движет «рептильный мозг», который заставляет реагировать на незначительные отвлекающие факторы и откладывать то, что позволило бы нам достичь значительно лучших результатов.

Когда вы выполняете какую-то небольшую работу, вы либо видите результат, либо сразу избавляетесь от незначительной проблемы. Но когда вы совершаете стратегическое действие, сразу ничего не происходит. Чтобы увидеть результат, нужно будет ждать месяцы или годы, и это демотивирует рептильную часть нашего мозга, стремящуюся к удовольствию.

Поэтому сделайте над собой усилие и заставьте себя заняться стратегическими вопросами, даже если вы думаете, что они могут подождать. Завтра у вас не появится больше времени, если вы не измените приоритеты сейчас. И если вы не решите важные задачи сегодня (просто потому, что они могут подождать), придет день, когда они создадут проблемы, которые потребуют от вас незамедлительных действий.

Поэтому вам нужно будет приложить усилия для внедрения системы управления переводческим бизнесом: выделить время, найти оптимальные варианты, протестировать их, выбрать лучший и реализовать его.

Мы поймем, если вы выберете другую систему, а не Protemos, но представить себе работу без какой-либо системы вообще мы просто не можем. Если вам это удается, вы, наверное, супергерой... Но почему бы тогда не направить свою суперсилу на что-то более творческое, например развитие бизнеса?

Наши исследования показывают, что чем крупнее компания, тем больше вероятность, что она нуждается в такой системе и должна ее использовать. Но даже если у вас небольшая фирма, вы же хотите, чтоб она стала больше, правда?

Поэтому вам потребуется организовать процессы управления так, как это делается в крупных компаниях, иначе повседневные проблемы просто не позволят вам вырасти.

Так что отложите повседневные вопросы и возьмитесь за разработку стратегии. Когда вы выполните эту задачу и увидите результаты, вы непременно пожалеете, что не сделали этого раньше. Одна из пользователей Protemos недавно написала, что сожалеет об утраченном времени, которое она могла бы сэкономить, если бы начала пользоваться системой сразу же, а не отложила это на полгода.

Рассмотрим систему Protemos

Регистрация выполняется быстро и просто, не нужно устанавливать что-либо или просить кого-то создать для вас учетную запись. Просто нажмите «Создать аккаунт» на веб-сайте Protemos.

Мастер настройки проведет вас через все этапы регистрации, поможет вам указать свои контактные данные, услуги и цены, и через 5 минут у вас будет своя учетная запись.

Вам нужно будет создать профили своих клиентов. В профиле клиента вы можете хранить его адрес, контактные данные, цены и документы. Кроме того, можно задать и другие настройки для определенных клиентов, такие как налоги, сроки оплаты и язык документов.

Помимо профилей клиентов, вам понадобится создать профили своих исполнителей. Профили исполнителей содержат информацию, аналогичную указываемой в профиле клиента. Отличие заключается в том, что все исполнители (штатные сотрудники, фрилансеры и субподрядчики) могут войти в систему и просмотреть касающуюся их информацию: задания и файлы, которые вы им назначили, а также финансовую отчетность, включая суммы к получению, счета-фактуры и выполненные платежи.

Данные как клиентов, так и исполнителей можно импортировать в систему из электронных таблиц Excel, поэтому вам не нужно вводить их вручную, если у вас большая база данных.

Когда база данных клиентов и исполнителей будет готова, вы сможете приступить к работе. Для каждого проекта можно ввести общие сведения, такие как язык, услуги, срок сдачи проекта и т. д., а также загрузить файлы, полученные от клиента, указать сумму, которую он платит, и создать задания для своих переводчиков.

Вы можете создавать для переводчиков работы с указанными сроком сдачи, языковой парой, информацией об оплате и т. п. и подключенными файлами. Определив все параметры работы, вы можете запустить ее, и исполнитель получит уведомление о работе по электронной почте. После этого переводчик зайдет в систему, ознакомится со сведениями о работе, подтвердит ее, нажав кнопку «Подтвердить работу», и вы получите уведомление о том, что исполнитель приступил к работе. Когда работа будет выполнена, переводчик отправит готовые файлы и нажмет кнопку «Завершить работу». Вы получите уведомление о завершении работы и сможете загрузить файлы из системы. Вы можете создавать столько работ, сколько пожелаете, пока не получите готовые файлы для сдачи клиенту. После выполнения работы вы можете закрыть проект.

Рассмотрим теперь финансовые вопросы. В Protemos можно создавать счета-фактуры и отправлять их клиентам. Счет-фактуру можно создать в формате PDF и отправить непосредственно клиенту. Когда счет оплачен, можно ввести данные платежа на соответствующей странице, чтобы связывать счета-фактуры и платежи. Аналогичным образом можно создавать счета-фактуры и платежи для своих исполнителей.

В системе также предусмотрены несколько типов финансовых отчетов, чтобы вы могли контролировать свои доходы и расходы и знать, какая часть вашего оборота и прибыли связана с определенными клиентами или менеджерами проектов из вашей команды.

Вы можете легко найти любой объект (проект, работу, счет-фактуру, платеж и т. д.), используя многочисленные фильтры, доступные на каждой странице, а также экспортировать все данные из Protemos в Excel.

В системе есть множество других функций, которые хотелось бы описать, но в этой статье мы старались изложить все как можно короче. Вы всегда можете узнать больше на наших вики-страницах.